- •2. Ведение делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан.
- •3. Бланки документов
- •2. Основные требования к тексту письма
- •6. Информационно-справочный документ
- •Состав информационно-справочных документов
- •Классификация документов
- •Порядок составления и утверждения номенклатуры дел
- •11. Организация документооборота (общие положения).
- •12. Организационные документы и правила их оформления
- •13. Организационные формы делопроизводства. Выбор формы ведения делопроизводства зависит от характера деятельности, функций, организационной структуры учреждения, объема документооборота и т.Д.
- •14. Контроль исполнения документов
- •15. Нормативно-методическая база для организации работы ведомственного архива
- •16. Основные принципы работы с документами
- •17. Ответственность руководителей за организацию и ведение делопроизводства.
- •18. Способы документирования
- •19. Подготовка документов к архивному хранению.
- •Понятие о делопроизводстве. Место, роль и функции документов в управлении.
- •22. Правила работы с документами ограниченного доступа
- •23. Порядок работы с поступающими, исходящими и внутренними документами.
- •24. Правила формирования и оформления дел.
- •26. Распорядительные документы, правила их оформления.
- •27. Рассмотрение и исполнение документов.
- •28. Реквизиты документов, их расположение и правила оформления.
- •29. Основные термины:
- •2. Требования к оформлению реквизитов документов
- •35. Унификация и стандартизация управленческих документов
- •36. Формирование дел
- •37. Частные (личные) документы.
- •38. Порядок работы с внутренними документами
- •40. Работа с исходящими документами
23. Порядок работы с поступающими, исходящими и внутренними документами.
Входящие док-ты - это документы, которые поступили на предприятие от внешних партнеров.
Входящие документы образуют три направления движения:
1)руководству организации, 2)руководству структурных подразделений, 3)непосредственно специалистам.
Задача службы ДОУ при работе с поступающими документами:
организовать учет поступления документов из всех источников, организовать их первичную обработку, координировать движение документов.
Первичная обработка поступивших документов сводится к следующему:
1. Прием. Проверка правильности доставки.
2. Проверка целостности упаковки, сохранности печатей. Вскрытие.
3. Контроль почты: проверка правильности адресования; проверка согласования даты письма с датой почтового штемпеля; проверка комплектности и сохранности вложений.
4. Присвоение документу входящего номера, проставление штампа о получении документа.
5. Сортировка документов на регистрируемые и нерегистрируемые.
6. Сортировка документов по адресам.
Организация первичной обработки документов позволяет выделить первичные потоки поступивших документов: в адрес руководства организации, руководства структурных подразделений, исполнителей.
Движение документов задается резолюцией руководителя.
Работа с входящими документами: 1)Прием документов, проверка правильности адресования, приложений 2) Сортировка, распределение (Передача нерегистрируемых документов в структурные подразделения) 3) Постановка входящего номера 4) Регистрация (Передача зарегистрированных документов заместителям директора, в структурные подразделения, исполнителям) 5) Передача руководителю 6) Рассмотрение руководителем 7) Внесение сведений из резолюции в регистрационную форму 8) Передача исполнителю 9) Контроль исполнения 10) Исполнение 11)Подшивка в дело.
Внутренние док-ты- данные документы используются для организации работы предприятия.
Работа с внутренними документами предприятия включает следующие основные этапы:
1) получение распоряжения на подготовку (разработку и оформление) документа;
2) изучение материалов, относящихся к вопросу, освещаемому в документе;
3) составление проекта (чернового и уточненного) документа (набор текста и печать);
4) согласование проекта документа (при необходимости - корректировка по результатам согласования);
5) представление документа на подпись (утверждение);
6) передача на регистрацию (при необходимости - также на тиражирование);
7) передача документа должностным лицам (структурным подразделениям) предприятия для руководства в повседневной работе; 8) помещение в дело.
Исходящие док-ты: большинство исходящих документов являются ответом организации на соответствующие входящие документы. Работа с исходящими документами: 1) Составление проекта исходящего документа 2) Проверка правильности оформления (Неоформленные или неправильно оформленные документы возвращаются исполнителям на доработку в структурные подразделения) 3) Согласование документа 4) Подписание 5) Регистрация 6) Отправка документов 7) Подшивка второго экземпляра документа.
Документы, переданные на отправку, обрабатываются и отправляются в тот же день или не позднее первой половины следующего рабочего дня.