2. Ведение бухгалтерского финансового учета в организации

2.1. Документальное оформление и бухгалтерский учет процесса снабжения – вручную и использованием компьютеров

2.1.1. Учет материально-производственных запасов на складах и в бухгалтерии, их поступление и списание в основное производство.

Согласно Постановлению Госкомстата РФ от 30.10.1997 N 71а (ред. от 11.11.1999) "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, основных средств и нематериальных активов, материалов, малоценных и быстроизнашивающихся предметов, работ в капитальном строительстве" с 01 ноября 1997 года по движению производственных запасов применяются следующие бланки первичных документов:

Доверенность (формы № М-2 и № М-2а) - применяются для оформления права лица выступать в качестве доверенного лица организации при получении материальных ценностей, отпускаемых поставщиком по наряду, счету, договору, заказу, соглашению. Доверенность в одном экземпляре оформляет бухгалтерия организации и выдает под расписку получателю. Форму № М-2а применяют организации, у которых получение материальных ценностей по доверенности носит массовый характер (Приложение 1). Выдачу этих доверенностей регистрируют в заранее пронумерованном и прошнурованном журнале учета выданных доверенностей. Выдача доверенностей лицам, не работающим в организации, не допускается. Доверенность должна быть полностью заполнена и иметь образец подписи лица, на имя которого выписана. Срок выдачи - как правило, 15 дней. Доверенность на получение товарно-материальных ценностей в порядке плановых платежей может быть выдана на календарный месяц.

Приходный ордер (ф. № М-4) - применяется для учета материалов, поступающих от поставщиков или из переработки (Приложение 2). Приходный ордер в одном экземпляре составляет материально- ответственное лицо в день поступления ценностей на склад. Приходный ордер должен выписываться на фактически принятое количество ценностей. Графа "Номер паспорта" заполняется при оформлении хозяйственных операций по материальным ценностям, содержащим драгоценные металлы и камни.

Счёт-фактура - представляет собой дополнение к платежному требованию-поручению. В нем указываются: поставщик, грузоотправитель, грузополучатель, плательщик, станции назначения и отправления, дата отгрузки, способ отправления, наименование ТМЦ, количество, цена, сумма (Приложение 3).

Акт о приемке материалов (ф. № М-7) - применяется для оформления приемки материальных ценностей, имеющих количественное и качественное расхождение, а также расхождение по ассортименту с данными сопроводительных документов поставщика; составляется также при приемке материалов, поступивших без документов; является юридическим основанием для предъявления претензии поставщику, отправителю. Акт в двух экземплярах составляется членами приемной комиссии с обязательным участием материально ответственного лица и представителя отправителя (поставщика) или представителя незаинтересованной организации. После приемки ценностей акты с приложением документов (транспортных накладных и т.д.) передают: один экземпляр - в бухгалтерию организации для учета движения материальных ценностей, другой - отделу снабжения или бухгалтерии для направления претензионного письма поставщику (Приложение 4).

Лимитно-заборная карта (ф. № М-8) - применяется при наличии лимитов отпуска материалов для оформления отпуска материалов, систематически потребляемых при изготовлении продукции, а также для текущего контроля за соблюдением установленных лимитов отпуска материалов на производственные нужды и является оправдательным документом для списания материальных ценностей со склада.

Лимитно-заборная карта выписывается в двух экземплярах на одно наименование материала (номенклатурный номер). Один экземпляр до начала месяца передается структурному подразделению - потребителю материалов, второй - складу.

Требование - накладная (ф. № М-11) - применяется для учета движения материальных ценностей внутри организации между структурными подразделениями или материально ответственными лицами (Приложение 5). Накладную в двух экземплярах составляет материально ответственное лицо структурного подразделения, сдающего материальные ценности. Один экземпляр служит сдающему складу основанием для списания ценностей, а второй - принимающему складу для оприходования ценностей. Этими же накладными оформляются операции по сдаче на склад или в кладовую остатков из производства неизрасходованных материалов, если они ранее были получены по требованию, а также сдача отходов и брака. Накладную подписывают материально ответственные лица соответственно сдатчика и получателя и сдают в бухгалтерию для учета движения материалов.

Товарная накладная (ф. № ТОРГ-12) – это первичный документ, унифицированная форма которого утверждена Постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 N 132. Товарная накладная подтверждает переход права собственности на поставляемый товар. На основании этой накладной передающая сторона списывает товар, а принимающая его приходует (Приложение 6). ТОРГ-12 применяется для оформления продажи товаров организации-покупателю.

Карточка учета материалов (ф. № М-17) - применяется для учета движения материалов на складе по каждому сорту, виду и размеру; заполняется на каждый номенклатурный номер материала и ведется материально ответственным лицом (кладовщиком, заведующим складом). Записи в карточке ведут на основании первичных приходно-расходных документов в день совершения операции.

Действующее положение о БУ и отчетности предусматривает возможность использования следующих методов оценки производственных запасов:

1. по себестоимости первых по времени приобретения (FIFO);

2. по средней себестоимости;

3. по себестоимости каждой единицы.

При FIFO (First In First Out - "первый в приход - первый в расход") себестоимость МЦ, приобретенных первыми, должна быть списана на издержки производства первой.

При оценке ПЗ по методу средней себестоимости производится ее расчет каждого вида МЦ. Расчет производится, исходя из себестоимости имеющихся в наличии и приобретении ценностей с делением полученной суммы на количество единиц МЦ. В результате средняя себестоимость единицы конкретного вида материалов используется для определения фактической себестоимости материальных ресурсов, списываемых на издержки производства и оставшихся в наличии. По себестоимости каждой единицы оцениваются производственные запасы, используемые организацией в особом порядке, или которые не могут быть заменены на другие обычным образом.

ООО «Новое время» проводит оценку производственных запасов по методу средней себестоимости.

Основная проблема при выборе метода - как точнее увязать издержки производства с доходами от реализации и оценить производственные запасы на конец периода по стоимости, соответствующей рыночной конъюнктуре. Выбранный метод должен последовательно применяться из года в год, и не может в течение года изменяться. Только при наличии серьезных оснований предприятия может изменить метод, указав причины и последствия в прилагаемой записке.

Учет производственных запасов на складах и в бухгалтерии осуществляется следующим образом. На складах материальные ценности размещают по каталожным номерам, что обеспечивает быструю их приемку, отпуск и контроль за соответствием фактического наличия установленным нормам запаса.

На каждый номенклатурный номер материалов заполняется материальный ярлык, в котором указывается наименование материала, номенклатурный номер, единицу измерения, цену и лимит наличия, и прикрепляет его к месту хранения материалов. Учет материалов на складе осуществляет заведующий складом (кладовщик), являющийся материально ответственным лицом. При этом могут быть использованы следующие документы:

• карточка учета материалов, которая содержит такие реквизиты, как номер склада, наименование материала, цену, срок годности и т.п. Кладовщик заполняет колонки прихода, расхода и остатка материалов на основании первичных документов в день совершения операций;

• книга учета материалов содержит те же реквизиты, что и карточки учета;

• машинограммы-ведомости движения и остатков материалов составляются по отдельным складам и материально ответственным лицам на основании первичных документов, поступающих в бухгалтерию, и содержат информацию о приходе, расходе и остатке материалов;

• отчеты об остатках и движении материалов в подотчете содержат сведения об остатках материалов на начало месяца, их поступлении, расходе и остатке поквартально.

В зависимости от принятой организации учета поступление производственных запасов может быть отражено: а) по учетным ценам; б) по фактическим.

НДС по производственным запасам организации учитывают на субсчете 19-3 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным материально-производственным запасам».

В случаях, когда в первичных учетных документах, подтверждающих стоимость приобретенных материальных ресурсов, не выделена сумма НДС, в расчетных документах исчисление НДС не производится, стоимость таких материальных ресурсов, включая НДС, приходуется по счетам материальных ресурсов на всю сумму счета с последующим списанием на издержки производства и обращения.

Хочется отметить, что организации заполняют налоговые декларации по НДС (Приложение 7), по ЕНВД (Приложение 8), где производится расчет общей суммы налога, исчисляемой к уплате в бюджет за конкретный налоговый период.