7. Документирование управленческой деятельности таможенных органов

Документирование управленческой деятельности рассматривается как составная часть информационного обеспечения управления и включает в себя движение информационных потоков таможенных органов – их получение, обработку, переработку, использование.

Особенностью делопроизводства и документооборота в таможенных органах является стопроцентное отражение управленческих процессов в документальной форме. В силу этого процессы делопроизводства и документооборота приобретают самодовлеющий характер и требуют собственной системы управления – службы, отдела, на который возлагается обеспечение документационного управления (управления документацией).

Какая бы технология управления документами ни использовалась в таможенных органах, организация документооборота должна основываться на определенных принципах, или правилах, обеспечивающих оперативное прохождение документов по наиболее короткому пути с минимальными затратами времени. К таким принципам относятся следующие:

• централизация операций по приему, первичной обработке и отправке документов (это означает, что все документы, поступающие в таможенные органы всеми способами доставки (по почте, факсу, электронной почте и др.) и отправляемые из организации, обрабатываются в отделе документационного обеспечения;

• однократность регистрации документов (документы, поступающие в таможенный орган и создаваемые в нем, регистрируются один раз: входящие при поступлении, внутренние и исходящие – при создании; регистрация документов может осуществляться в отделе документационного обеспечения таможенного органа или в структурном подразделении);

• организация предварительного рассмотрения документов (распределение документов, поступивших в таможенный орган, на документы, направляемые на резолюцию руководителю, его заместителям и передаваемые на исполнение непосредственно в подразделения). Предварительное рассмотрение проводит специалист отдела документационного обеспечения;

• максимальное сокращение числа инстанций прохождения и исключение возвратных движений документа, не обусловленных деловой необходимостью (возвратным считается такое движение документа, при котором он поступает в ту инстанцию, в которой уже проходил обработку);

• вынесение конкретных резолюций, по возможности точно определяющих исполнителя, поручение, срок исполнения;

• исключение необоснованных согласований, организация параллельного согласования документов одновременно несколькими работниками (копирование проекта документа или передача его по электронной почте одновременно всем заинтересованным лицам);

• снижение уровня подписания документов;

• маршрутизация отдельных видов документов (разработка схем прохождения документов).

8. Классификаторы технико-экономической и социальной информации. Их назначение и роль в информационном обеспечении деятельности таможенных органов

Классификатор технико-экономической и социальной информации (ТЭСИ) состоит из совокупности общероссийских классификаторов технико-экономической и социальной информации, нормативных и методических документов по их разработке, ведению и применению. Объектами классификации и кодирования являются технико-экономические и социальные объекты и их свойства, используемые в различных областях хозяйственной деятельности. Классификатор ТЭСИ представляет собой систематизированный свод наименований и кодов классификационных группировок и (или) объектов классификации.

Общероссийский классификатор (ОК) – классификатор, принятый Госстандартом РФ, входящий в состав классификатора ТЭСИ РФ и обязательный для применения на территории всей страны в определенных сферах деятельности, установленных разработчиком по согласованию с заинтересованными министерствами и ведомствами. Общероссийские классификаторы ТЭСИ относятся к нормативным документам и по своему статусу соответствуют государственным стандартам РФ. Общероссийские классификаторы разрабатываются в тех случаях, когда они: обеспечивают сопоставимость данных в различных областях и уровнях хозяйственной деятельности; обеспечивают гармонизацию с международными классификаторами; информационно связаны с действующими общероссийскими классификаторами; используются в общероссийских унифицированных формах документов. Во всех других случаях разрабатываются отраслевые классификаторы ТЭСИ или классификаторы ТЭСИ предприятий.

Отраслевой классификатор ТЭСИ – классификатор, принятый министерством, ведомством РФ и обязательный для применения всеми предприятиями данного министерства, ведомства, государственными корпорациями и объединениями, на которые возложены функции осуществления научно-технической политики в отрасли. Отраслевые классификаторы разрабатываются в тех случаях, когда они включают информацию, содержащуюся в унифицированных отраслевых формах документов и отсутствующую в общероссийских классификаторах, или представляют собой выборки из общероссийских классификаторов, в которых допускается перекодирование объектов классификации, дополнение отсутствующими в них объектами и признаками классификации. Статус этой категории классификаторов соответствует отраслевым стандартам.

Классификатор ТЭСИ предприятия – классификатор, принятый предприятием или объединением предприятий и применяемый только этими хозяйствующими субъектами. Классификаторы предприятий разрабатываются в тех случаях, когда они включают информацию, содержащуюся в унифицированных формах документов предприятия и отсутствующую в общероссийских и отраслевых классификаторах. Они могут быть и выборками из общероссийских или отраслевых классификаторов, в которых допускается перекодирование объектов классификации, дополнение отсутствующими в них объектами классификации и признаками классификации. Статус классификаторов предприятий соответствует стандартам предприятий.