Раздел 7. Таможенное делопроизводство

1. Делопроизводство как составная часть информационного контура организации

В деятельности любой организации создается и функционирует огромное количество разнообразных документов. От правильной организации работы с документами (делопроизводства = управления документацией = документационного обеспечения управления) зависит эффективность работы организации.

Любое управленческое решение всегда базируется и выносится на основе информации по рассматриваемому вопросу или управляемому объекту. При этом правильность принятого решения зависит от полноты представленной информации, ее достоверности и оперативности.

Информация может передаваться устно, при помощи бумажных носителей или электронных средств. Большая часть информации, используемой в управлении, оформляется в виде документов.

Причина появления любого документа – необходимость фиксирования информации. Отобразив информацию, документ обеспечивает ее сохранность, сбор (накопление), многократное использование, возможность передачи, обработки, использования через какое-либо время.

Документы являются неотъемлемой составной частью информационного контура организации, обеспечивающей взаимодействие ее структурных частей и отдельных сотрудников. С помощью документации осуществляется управление, планирование, финансирование, бухгалтерский учет, отчетность.

Документы являются основанием для принятия управленческих решений, служат доказательством их исполнения и источником для обобщения и анализа, а также материалом для справочно-поисковой работы.

Многие формы управленческой деятельности выражаются посредством соответствующих документов: распорядительная деятельность – изданием приказов, распоряжений, постановлений; планирование – посредством подготовки различных планов; учет – виде составления и обработки статистической, бухгалтерской, оперативно-технической документации; контроль – путем сбора сведений в письменном виде и т.д.

Таким образом «документ» и «информация» являются взаимосвязанными понятиями. ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27 июля 2006 г. N 149 определяет информацию как сведения (сообщения, данные) независимо от формы их представления как «зафиксированную на материальном носителе информацию с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать». Это же определение дано и в государственном стандарте на термины и определения в области делопроизводства (ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения).

2. Делопроизводство как отражение системы и технологии управления

Процесс управления зиждется на информации об управляемых объектах и является основой принятия любого решения.

Информация пронизывает управленческий процесс, и если по какой-либо причине прекращается поступление информационных потоков, управленческий аппарат перестает владеть ситуацией и не имеет возможности выработать правильное решение. Отсюда важность задачи организации в любом управленческом аппарате поступления, движения и обработки информации, носителем которой долгое время выступал лишь документ на бумажной основе. Но с последней четверти ХХ века передатчиком информации выступают любые носители. Однако общим требованием к информации, зафиксированным во многих законодательных актах, является обязательность представления ее в документированном виде.

В государственном стандарте на термины и определения в области делопроизводства и архивного дела отрасль деятельности, обеспечивающая документирование (то есть процесс фиксирования информации и создания таким образом документа), и организации работы с официальными документами определяется как делопроизводство. Синонимами этого слова являются понятия «документационное обеспечение управления», «управление документацией».

Возникает делопроизводство только тогда, когда есть процесс управления, но сам процесс управления может существовать только тогда, когда в нем поставлено делопроизводство, то есть определен порядок документирования и работы с документами. Следовательно, делопроизводство и управление – это две стороны одного процесса, которые взаимообусловлены и взаимоувязаны.

Без управленческого аппарата нет делопроизводства, без делопроизводства не может работать управленческий аппарат.

По существу, делопроизводство – это технология управления. При этом, прописывать технологию делопроизводства надо не в инструкциях по делопроизводству, а в документах более высокого уровня, например в регламенте, уставе организации, в котором как главном организационном документе должен быть определен весь порядок работы учреждения, решения вопросов, находящихся в его компетенции, технология решения вопроса и его документирования, то есть создания документа и работы с ним.