4.2. Понятие и виды документов. Реквизиты документов

Документ (от лат. documentum – свидетельство) представляет собой материальный носитель записи (бумага, кино- и фотопленка, магнитная лента, лазерный диск и т. п.) с зафиксированной на нем информацией, предназначенный для ее передачи во времени и пространстве. Документы могут содержать тексты, изображения, звуки и т. д.

Согласно ст. 1 Закона Республики Беларусь от 22 марта 1995 г. № 3680-XII «О библиотечном деле» документ – это носитель информации, в том числе электронный, на котором информация содержится в виде текста, звукозаписи или изображения и который предназначен для передачи во времени и пространстве в целях сохранности и общественного использования.

Документы в зависимости от способа их выполнения и характера использования подразделяются следующим образом:

1. Оригиналы (документы, выполненные на любом материале и предназначенные для изготовления по ним подлинников).

2. Подлинники (документы, оформленные подлинными установленными подписями и выполненные на любом материале, позволяющем многократное воспроизведение с них копий). В качестве подлинника допускается использовать оригинал, микрофильм-под-линник или экземпляр документа, изданного типографским способом, завизированные подлинными подписями лиц, разработавших данный документ и ответственных за нормоконтроль.

3. Дубликаты (копии подлинников, обеспечивающие идентичность их воспроизведения, выполненные на любом материале, позволяющем снятие с них копий). К ним относятся фотодубликаты; микрофильмы, изготовленные на фотопленке; электронные документы и т. п.

4. Копии (документы, выполненные способом, обеспечивающим их идентичность с подлинником (дубликатом), и предназначенные для непосредственного использования в процессе разработки, производства, эксплуатации и ремонта изделий). К копиям относятся электрографические копии, светокопии, фотокопии, микрокопии, микрофотокопии, микрофильмы-копии.

5. Эскизы (документы, предназначенные для разового использования в производстве). Выполняются на любом материале. Эскизы могут быть оригиналами, подлинниками, дубликатами, копиями.

По способу воспроизведения информации документы делятся:

 на текстовые;

 на графические;

 на аудиовизуальные;

 на электронные.

В зависимости от субъекта, создавшего документ, документы делятся на официальные и неофициальные. Правовому регулированию подвержены прежде всего отношения, связанные с официальными документами. Официальные документы можно разделить на правовые и неправовые акты.

Правовые акты, в свою очередь, делятся на нормативные правовые акты и правовые акты ненормативного характера.

По своему характеру документы в организации делятся на две группы:

1) организационно-распорядительные документы;

2) информационно-справочные документы.

В соответствии с пунктом 92 Инструкции по делопроизводству к организационно-распорядительным относятся следующие виды документов:

1. Приказ (правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующим на основе единоначалия, для разрешения основных задач, стоящих перед организацией). Приказы издаются также в случаях, когда необходимо довести требования директивных документов вышестоящих организаций до сведения подчиненных лиц и подведомственных организаций, наметить конкретные мероприятия по их выполнению, определить ответственных лиц, сроки выполнения этих мероприятий.

2. Распоряжение (правовой акт, издаваемый единолично руководителем организации (коллегиального органа управления) для решения оперативных вопросов основной деятельности).

Приказы и распоряжения, издаваемые в организациях, подразделяются на три вида:

1) по основной деятельности;

2) по личному составу;

3) по административно-хозяйственным вопросам.

3. Указание (правовой акт, издаваемый руководителем организации по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения правовых актов).

4. Постановление (правовой акт, принимаемый коллегиально органами государственной власти и управления).

5. Решение (правовой акт, принимаемый коллегиально исполнительными и распорядительными органами, а также коллегиальными органами, имеющими совещательные функции).

Постановления и решения подразделяются на два вида:

1) по основной деятельности;

2) по личному составу.

К информационно-справочным документам относятся:

1. Протокол (документ, в котором фиксируется ход обсуждения вопросов и принятия решений на заседаниях). По полноте освещения хода заседания они делятся на протоколы полной формы, краткой формы и сокращенной формы.

2. Акт (документ, составленный комиссией или специально выделенными должностными лицами и подтверждающий установленные факты, события, действия). В зависимости от назначения акты бывают различного содержания: акты инвентаризации, несчастных случаев, приема-передачи материальных ценностей, приема объектов в эксплуатацию, проверок, ревизий финансово-хозяйственной деятельности и др.

3. Докладная записка (информационный документ, адресуемый вышестоящему руководителю в порядке прямого подчинения и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя).

В зависимости от содержания и целевого назначения докладные записки делятся следующим образом:

 инициативные (внесение предложений, изложение просьбы, фактов, явлений);

 отчетные (о ходе, состоянии, завершении работ, выполнении поручений, планов, о результатах командировки, проверки и т. д.).

В зависимости от адресата докладные записки делятся:

 на внутренние (адресуются руководителю организации);

 на внешние (адресуются руководителю вышестоящей организации).

4. Справка (информационный документ, содержащий описание и (или) подтверждение тех или иных фактов служебного или биографического характера). Справка содержит констатацию каких-либо фактов без мнения автора о существе излагаемых вопросов.

В зависимости от содержания и целевого назначения справки делятся на служебные и личные.

Служебная справка представляет официальный документ, содержащий сведения об основной деятельности организации (штатной численности, выполнении планов, заданий и др.). Разновидностью служебных справок являются сводки (об исполнении документов, сводка предложений и т. д.).

Личная справка – это официальный документ, подтверждающий сведения биографического и (или) служебного характера и выдаваемый частному лицу (о месте работы и занимаемой должности, периоде работы, размере заработной платы и др.).

В зависимости от адресата справки, как и докладные записки, делятся на внутренние и внешние.

5. Письмо (обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемое в связи с особым способом передачи текста (пересылка по почте и другим каналам связи)).

В зависимости от содержания различаются следующие разновидности служебных писем: письма-запросы, письма-ответы, письма сопроводительные, рекламационные, гарантийные, напоминания, извещения, приглашения и др.

6. Телеграммы (обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с передачей информации по каналам телеграфной связи). Телеграммы составляются в случаях, когда отправление документов почтой не обеспечивает своевременного решения вопросов. Телеграммы делятся на категории (внеочередные, правительственные, срочные, обыкновенные).

7. Телефонограммы (обобщенное название различных по содержанию документов, используемых для оперативного решения вопросов с организациями, расположенными в пределах одного населенного пункта, когда сообщения требуют документального оформления).

Для придания документу юридической силы необходимо наличие следующих обязательных реквизитов:

 наименования организации и (или) структурного подразделения автора;

 даты;

 регистрационного индекса;

 подписи.

Для отдельных видов документов дополнительными реквизитами, придающими им юридическую силу, являются гриф утверждения, печать, отметка о заверении копии (пункт 18 Инструкции по делопроизводству).

В частности, для нормативных правовых актов в соответствии со ст. 26 Закона Республики Беларусь от 10 января 2000 г. № 361-3 «О нормативных правовых актах Республики Беларусь» обязательными реквизитами являются:

 вид акта (закон Республики Беларусь, декрет, указ Президента Республики Беларусь, постановление Совета Министров Республики Беларусь и др.);

 название;

 дата, место принятия (издания) акта и его регистрационный номер;

 подписи лиц, уполномоченных подписывать соответствующие нормативные правовые акты.

Для сокращения количества применяемых форм документов организации разрабатывают унифицированные формы документов. Эти формы представляют собой совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных на носителе информации в определенном порядке.