2.2. Подготовка заседаний и совещаний

Совещание должно быть подготовлено особенно тщательно с детальной проработкой всех организационно-технических мероприятий как по организации, так и его проведению.

Для организации крупных совещаний создается рабочая группа из сотрудников различных подразделений. В небольших организациях, коммерческих фирмах, акционерных обществах работу по обслуживанию совещаний выполняет секретарь.

Основные виды совещаний (Приложение 1).

Подготовка к совещанию включает ряд совместных действий руководителя и секретаря-референта:

1. Выработка повестки дня, определение круга участников и времени совещания, составление плана совещания (Приложение 2);

2. Определение места совещания (выбор помещения);

3. Оповещение участников совещания:

4. Уточнение списка участников;

5. Подготовка материалов для рассмотрения на совещании:

• основного сообщения;

• справочно-информационных материалов;

• проекта решения.

6. Определение финансовых расходов;

7. Проведение организационных мероприятий (заказ гостиницы, транспорта, закупка необходимых вещей для совещания);

8. Проверка готовности помещения (количество мест и техническая

оснащенность).

Помещение

Оперативные совещания с небольшим количеством участников часто проводятся в кабинете руководства. Заседания постоянно действующих коллегиальных органов (советов, коллегий и т.д.) обычно проходят в специально предназначенных для этого одних и тех же залах заседаний. Но в том случае, когда имеются приглашённые и общее количество участников требует большего помещения, необходимо к его выбору отнестись ответственно. Помещение надо выбрать до составления приглашений, чтобы в нём точно указать место проведения заседания. Выбирая помещение, учитывают прежде всего количество участников. Обязательно должно быть предусмотрено достаточное количество запасных мест: для маленького совещания дополнительно 2-3 стула, для больших совещаний не менее 15-20 мест. Кроме того, выбирая помещение, учитывают возможность применения технических средств и оборудования.

Аппаратура

Видеоконференция - это способ обмена видеоизображениями, звуком и информацией между двумя или более точками, оборудованными соответствующим аппаратно-программными комплексами.

Для презентации проектов часто используют различные виды демонстративной техники. Рассмотрим два наиболее лучших варианта:

1. Трехлучевые (клапанные) проекторы.

Позволяют осуществлять проекцию практически от любого источника видеосигнала.

Другой из особенностью является то, что у него необычайно мощный световой поток, благодаря чему, можно получать изображения на экранах большого размера, вплоть до киноэкрана.

2. Видеостена.

Наиболее универсальное и функциональное средство отображения видеоинформации там, где необходим оперативный анализ больших информационных потоков.

На совещании могут использовать диктофон.

Длительность совещания не должна превышать полутора-двух часов. Если эти временные рамки по объективным причинам удлиняются, то необходимо сделать перерыв на 15-30 минут. Для совещания составляется регламент (Приложение 3).

Готовя совещание и приглашая иногородних участников, прорабатывают вопрос о гостиницах или общежитии, где они смогут остановиться. В подготовительный этап входит и забота о транспортном обеспечении участников.

Письмо-приглашение

Структура письма-приглашения

• Шапка (необязательный элемент письма-приглашения) - здесь указывается конкретное лицо либо организация, которой направляется приглашение.

• Обращение – общее (например: «Уважаемые дамы и господа!», «Уважаемые партнеры!») либо конкретное, с указанием фамилии или имени и отчества лица (например: «Уважаемая Ольга Викторовна!»).

• Текст письма-приглашения – здесь необходимо указать название мероприятия, конкретное место, дату и время его проведения.

• Подпись лица, которое инициирует приглашение с указанием его должности и ФИО.

Конкретных правил и требований к оформлению письма-приглашения не существует, оно составляется в произвольной форме. Для усиления эффекта привлекательности письма в его оформлении могут применяться декоративные элементы – различные узоры, рисунки, орнаменты. Примерная форма письма-приглашения (Приложение 4).

Срок отправки (оповещения) письма-приглашения зависит от регулярности проведения совещаний (Приложение 5).

Подготовка материалов

Для успешного проведения совещания, плодотворной работы его участников и оперативного обсуждения вопросов большое значение имеет своевременная подготовка, размножение и рассылка участникам документов, намечаемых для коллегиального обсуждения. К таким документам прежде всего относятся доклады (сообщения) или тезисы выступлений основного докладчика и содокладчиков.

Все предполагаемые к совещанию документы должны быть собраны не менее чем за 48 часов и размножены и разосланы за 24 часа до совещания. Эта процедура также может быть выполнена с использованием компьютерной почты и факса.

Проведение организационных мероприятий

На подготовительном этапе определяется общий объём работ во время обслуживания совещания и в случае необходимости вносится предложение о создании рабочей группы по подготовке совещания. Необходимо тщательно продумать состав группы, кто из сотрудников какую работу должен выполнить, в какое время каждый из них будет задействован в обслуживании совещания: встреча, регистрация, организация кофе-паузы, покупка канцелярских принадлежностей, воды и цветов, техническое обслуживание совещания и т.д. При организации крупных совещаний с большим количеством участников вопрос организации совещания следует закрепить приказом руководства.

Ведение протокола

Протоколы оформляются на основании черновых записей хода, ведущихся во время заседания, стенограммы заседания или звукозаписи, а также материалов, подготовленных к заседанию (текстов докладов, выступлений, справок, проектов решений, повестки дня, списков приглашенных др.). Форма протокола (Приложение 6).