Якщо телефонуєте ви

1. Плануйте телефонні розмови. Під рукою потрібно мати записані основні питання, які необхідно вирішити, факти і цифри, які можуть бути потрібні для бесіди.

2. Складайте список людей, до яких потрібно зателефонувати. Робити дзвінок рекомендується в першій половині дня: в післяобідній час, можливо, ви не застанете потрібну вам людину на робочому місці. Намагайтеся не відкладати на потім важкі розмови.

3. Набравши номер і почувши відповідь, почніть розмову з привітання: "Здрастуйте" або "Добрий день". Далі зробіть невелику паузу, щоб співбесідник міг відповісти вам на привітання. Далі представтеся, назвіть свою фірму, якщо той хто підняв слухавку на другому кінці лінії, не назвав свого прізвища, назви своєї фірми, то розмову погрібно будувати в такій формі:" Це фірма "Ятрань"? (відповідь: "так"). Це Петренко. Здрастуйте (відповідь: "Добрий день"). "Будьте ласкаві зап­росити Петра Петровича". Прохання з'єднати вас з керівником рекомендується закінчувати словом "Дякую", ніби ви навіть не припускаєте думки, шо ваше про­хання не буде виконано.

4. Не обговорюйте питання які вас цікавлять, з некомпетентними або тими, які не мають певних повноважень, людьми. Навіть якщо секретар дуже ввічливий, краще, що він може для вас зробити, - це поєднати вас з тим, хто приймає рішення. Рекомендується говорити : "Це дуже важко пояснити. Мені потрібен особисто Петро Петрович". Якщо секретар не виконує Ваше прохання, повторюйте цю фразу знову. Додавайте при цьому: "Це дуже важливо".

5. Не сприймайте як нехтування вами таке висловлювання абонента: "Я зараз дуже зайнятий. Прошу зателефонувати через 20 хвилин". Ви вибрали для дзвінка зручний для вас час, а у вашого співбесідника на даний момент можуть бути невідкладні справи.

6. Іноді (наприклад, якщо вам невідомий режим роботи людини, якій ви телефонуєте, або абонент-дуже поважна і зайнята людина) важливо запитати на початку розмови: "Вибачте, ви маєте час для розмови зі мною?".

7. Під час розмови записуйте найсуттєвіші моменти. Зробити конспект розмови і зберігати його в папці простіше, ніж. тримати його в пам'яті. А основне - надійніше.

8. Припустимо, ви зателефонували людині, яка попросила вас про це, але в момент її дзвінка не було на місці або вона не змогла підійти до телефону. В такій ситуації потрібно попросити передати цій людині, що ви телефонували і повідомити номер телефона, за яким з вами можна зв'язатись, а також в який час.

9. Багато бізнесменів, закінчивши ділову частину розмови, починають розмовляти про погоду, спорт, політику або сімейне життя. Може бути, що діловий партнер не проти поговорити на ці теми, але спочатку потрібно поцікавитися, чи хоче абонент продовжувати розмову і чи є у нього на це час і бажання.

10. Не рекомендується телефонувати людям додому з службових питань. Не слід телефонувати після дев'яти годин вечора.

11. Якщо змінилися обставини, і ділова необхідність в дзвінку, про який ви домовлялися, відпала, все одно потрібно зателефонувати, вибачитись і сказати, шо питання вже вирішено.

12. Той, хто розпочав бесіду, повинен першим її закінчувати. Жінка має право закінчувати бесіду незалежно від того, чи телефонувала вона перша чи ні.

Тим, хто телефонує, і тим, до кого телефонують, потрібно пам'ятати: в телефонній розмові, як і в будь-якій іншій, важливо, щоб мова була правильною. Слідкуйте за інтонацією, вимовою, гучністю, точніше підбирайте слова. Багатослів'я шко­дить не тільки іміджу, але і гаманцю. Будьте доброзичливі, ввічливі, лаконічні.