3.3. Оновлення загальних функцій управління

Аналіз як функція управління

Інформація — основа процесу управління. Без неї не можна сформулювати проблему, правильно оцінити ситуацію, визначити цілі управління та прийняти рішення.

Завдання аналізу полягають у тому, щоб із різного роду даних, часом розрізнених, що відображають окремі явища і факти, скласти загальну, цілісну картину процесу, виявити притаманні закономірності і тенденції (В. Г. Афанасьев «Социальная информация и управление обществом»).

Стенфорд Оптнер (відомий американський систематик, керівник лабораторії з дослідження системного підходу в США) у 60-ті роки писав: «Я полагаю, что величайшая задача, которая встанет перед руководителями второй половины XX столетия, будет заключаться в усилении их способности выделять критические проблемы и пости­гать решение этих проблем». Він стверджував, що значно складніше своєчасно виокремити проблему, ніж її розв'язати, бо для першого треба мати розвинене уявлення, а не тільки професійне вміння. Аме­риканські менеджери дотримуються думки, що успішне формулювання проблеми означає половину її вирішення. Для розв'язання проблем застосовується аналіз.

Ще одна бувальщина. У наукових та ділових колах розповідають, що якось одна зарубіжна фірма звернулась до відомого вченого-фізика Петра Леонідовича Капиці з проханням обстежити новий електродвигун великої напруги, бо фізикам-практикам, висококласним спеціалістам не вдалося його запустити. За цю роботу фірма виставила до сплати значну суму — 10 тисяч доларів. П. Л. Капиця погодився. Він вивчив схеми, супроводжувальну документацію до двигуна, оглянув його і по­просив дати звичайний молоток. Один раз вчений вдарив по підшипни­ку — двигун запрацював. Фірма пожалкувала за обіцяну суму в 10 тисяч доларів, і щоб її зменшити запропонувала П. Л. Капиці скласти звіт про виконану роботу. Вчений написав: «Один удар молотком — один долар. За те, що знав, куди вдарити,— 9 999 доларів». Висновок на поверхні: важливий не сам удар, а знання про те, куди треба бити.

Мета аналізу як функції управління полягає у забезпеченні повноти та глибини пізнавальної сторони управління. Аналіз як функція управ­ління спрямований на визначення ефективності діяльності організації, причин відхилень від норм та визначення перспектив розвитку.

Мета досягається виконанням наступних завдань:

— визначення та оцінка критеріїв і показників прогнозування результатів;

— оцінка «силового поля» (сприятливих і несприятливих факторів) діяльності;

— змалювання внутрішнього та зовнішнього середовища органі­зації;

— оцінка потенційних можливостей, ресурсів;

— підготовка та узагальнення аналітичних даних для прогнозованого розвитку організації.

Аналітико-прогностична функція управління спрямована на вивчення стану, тенденцій розвитку, об'єктивну оцінку результатів педагогічного процесу та вироблення на цій основі прогнозу щодо впорядкування навчально-виховної системи або переведення її у більш високий якіс­ний стан.

Об'єкт педагогічного аналізу — навчальний заклад.

Предмет педагогічного аналізу — основні елементи педагогічного процесу та чинники, які його зумовлюють: діяльність педагогів, учнів, технічного персоналу, бібліотеки, навчальний та виховний процеси, матеріально-технічна база, фінанси тощо.

Складність функції аналізу

Він повинен забезпечувати:

— повноту висновків, що досягається:

• аналізом основних напрямків роботи організації,

• всебічністю аналізу цих напрямків;

— глибину висновків, що забезпечується:

• оцінкою досягнутих результатів,

• виявленням причинно-наслідкових зв'язків;

— ступінь обґрунтованості нових завдань, які зумовлюються при­нципом наступності.

Рівні аналізу

1. Стихійно-емпіричний

Ознаки: мета аналітичної діяльності відсутня чи не усвідомлюється керівником. Діяльність керівника під час реалізації функції невпорядкована. Предмет аналізу чітко не визначено, тому аналізуються розрізнені явища, факти, які між собою не пов'язані. Керівник не встановлює взаємозв'язки між основними компонентами організації як системи. Аналіз має хаотичний, безсистемний характер. Низький рівень теоретичної підготовки керівника до управління. Висновки мають загальний характер, базуються не на глибокому аналізі систематизованих фактів, а на рівні їх розуміння керівником.

2. Емпіричний

Ознаки: мета полягає у встановленні зв'язків між окремими фактами та явищами. Факти не аналізуються, а констатуються. Аналіз замі­нюється контролем. Усталені елементи аналізу: уроки, виховні заходи, шкільна документація, трудова на навчальна дисципліна тощо. Основні методи аналізу: спостереження, бесіди, перевірка та облік. Висновки мають поверховий характер, рекомендації повчального змісту, реальні причини залишаються не викритими.

3. Науковий

Ознаки: єдина цільова організація. Планування та систематичність аналітичної діяльності. Реалізація вихідних принципів аналітичної діяльності. Поєднання аналізу із самоаналізом. Застосування теоре­тичних та емпіричних наукових методів пізнання: індукція, дедукція, абстрагування, моделювання, синтез, тестування, ранжування, експе­римент тощо.

Місце аналізу серед інших функцій управління

Аналіз тісно пов'язаний з іншими функціями управління: плануван­ням, організацією, контролем, регулюванням. Саме вони засвоюють результати аналізу і роблять необхідною і актуальною цю функцію.

Дехто з теоретиків та практиків управління виказують думку про першочерговість в управлінському циклі цілепокладання. Проте І. П. Павлов довів, що мета не формулюється «ні звідси, ні звідти». їй обов'язково передує діяльність з переробки інформації як підґрунтя прийняття рішення про те що, як, навіщо робити і врешті-решт яких результатів можна досягти. Глибокий аналіз дає підстави для визначення цілей і задач, встановлення пріоритетів у роботі, дозволяє визначитись із провідними напрямами, шляхами та засобами діяльності. Отже, аналіз як функція управління об'єктивно розпочинає управлінський цикл.

Аналітичний підхід до визначення функціональних обов'язків, де­легування повноважень, розподілу робіт, побудови підсистем та струк­тур, встановлення терміну часу, вибору методів діяльності забезпечує ефективність функції організації.

Під час контролю з'ясовується відповідність реального стану справ із запланованим. Якщо контроль надає інформацію про стан, то аналіз забезпечує глибину пізнання цієї інформації.

Ю. К. Конаржевский: «Самой расространенной, на наш взгляд, ошибкой школоведческой литературы является попытка, кстати, никем теоретически не обо­снованная, соединить две совершенно различные по своей природе, цели и Назначению функции — анализа и контроля в единую функцию». «Объединение анализа с внутришкольным контролем в единую функ­цию управления, до сих пор имеющие место в школоведческой литературе, является печальным заблуждением, которое, по нашему мнению, мешает правильному развитию теории обеих функций».

Контроль дає можливість отримати дані про роботу окремих суб'єктів та об'єктів, але вони фактично фіксують, засвідчують певний рівень без причин та можливих наслідків. Відтак, щоб контроль не був поверховим, необхідно знову звернутись до функції аналізу.

Таким чином, аналіз розпочинає і завершує управлінську діяльність, забезпечує її цілісність та циклічність, виконує роль системоутворюю­чого елемента в управлінні. Без аналітичної діяльності мета управління не тільки не може бути реалізована, але й визначена. Це зумовлює об'єктивну необхідність функції аналізу.

Принципи аналізу

Аналіз ґрунтується на певній системі принципів — вихідних поло­жень, які доведені практикою, обґрунтовані теоретично, тому вико­ристовуються як аксіоми.

1. Науковості. Реалізується через застосування методів наукового пізнання, досягнень наукової думки, передового досвіду. Аналіз, здійснений на науковій основі, забезпечує науковий підхід до управ­ління в цілому.

2. Об'єктивності. Передбачає визнання пріоритету об'єктивного у діа­лектичній єдності об'єктивного і суб'єктивного. Реалізація цього принципу забезпечує повну відповідність результатів та висновків фактичному стану справ.

3. Розвитку. Полягає у врахуванні послідовних кількісних та якісних змін у ретроспективі та перспективі. Дозволяє розглядати предмет аналізу в процесі виникнення, становлення та розвитку.

4. Системності. Передбачає вивчення окремих явищ з позиції си­стемного підходу, що дає можливість визначити взаємозалежність окремих факторів, встановити причинно-наслідкові зв'язки.

5. Колегіальності. Цей принцип дозволяє охопити пріоритетні ланки діяльності організації через поєднання аналізу з самоаналізом усіх працівників. Реалізація цього принципу дає виховний ефект та створює мотиваційне підґрунтя для удосконалення діяльності, функція аналізу пов'язана,, насамперед, з обробкою інформації і виділенням релевантно'!, тобто необхідної та достатньої для прийняття управлінського рішення, планування подальшої діяльності.

Безперечний зв'язок аналізу та планування. Схематично його пред­ставлено на рис. 13.

ІНФОРМАЦІЯ

Рис. 13. Зв'язок функцій аналізу та планування

Типова процедура аналізу

Аналіз стану різних об'єктів управління має свої особливості, які зумовлені специфічними-характеристиками цих об'єктів. Проте про­цедура аналізу обов'язково передбачає:

1. Визначення мети та завдань аналізу.

2. Вибір видів та методик аналізу.

3. Розробку технології аналізу.

4. Здійснення аналізу.

5. Узагальнення та змалювання результатів аналізу.

Аналітична діяльність укладається у певну систему та передбачає етапність реалізації. Саме це представлено на рис. 14.

Етапи (процедура) педагогічного аналізу

Складність аналітичної діяльності вимагає поділу її на ряд етапів:

Перший етап. Ознайомлення з предметом аналізу

1. Відбір достовірних фактів із статистичних даних, інформації із різ­них джерел.

2. Систематизація відібраних матеріалів, їх групування, класифіка­ція.

3. Відбір релевантно!' управлінської інформації (необхідної та достат­ньої).

4. Змалювання предмета аналізу в цілому.

На цьому етапі визначається мета аналізу, формується загальне уяв­лення про предмет аналізу, окреслюються його контури, створюються умови для об'єктивної оцінки.

Другий етап. Змалювання предмета аналізу як системи

1. Розчленування предмета аналізу на відносно самостійні складові.

2. Характеристика кожної складової.

3. Встановлення зв'язків між складовими та ступеня взаємовпливу.

4. Виявлення умов, внутрішніх та зовнішніх впливів на предмет аналі­зу.

5. Змалювання предмета аналізу як системи.

На цьому етапі необхідно представити предмет аналізу як систему, яку утворюють певні компоненти. Змалювання характеру кожного компоненту та взаємодії між ними дають підстави для більш глибокого розуміння предмета аналізу.

Третій етап. Встановлення причинно-наслідкових зв'язків

1. Вияв факторів-причин.

2. Встановлення найбільш значущих та впливових факторів.

3. Визначення зв'язків між причинами та наслідками.

4. Узагальнення даних аналізу.

Для уникнення поверховості аналізу на цьому етапі необхідно зосе­редити увагу на еволюційних причинах та на процесі розвитку предмету аналізу, що зумовили його теперішній стан.

Четвертий етап. Підсумковий

1. Формулювання змістовних висновків щодо існуючого стану пред­мета аналізу.

2. Визначення шляхів розв'язання проблем.

3. Розробка пропозицій та рекомендацій.

4. Прогнозування подальших дій.

Цей етап створює умови для узагальнення, висновків, прогнозу та моделювання майбутнього стану предмету аналізу. Вимоги до ПА:

1. Логічна послідовність.

2. Аргументованість.

3. Порівняння із попередніми даними.

4. Точність та об'єктивність оцінок.

5. Доказовість висновків.

6. Застосування наочного (таблиці, графіки, схеми тощо) та фактич­ного матеріалу (приклади, факти, цифри тощо).

7. Педагогічна обґрунтованість пропозицій та рекомендацій.

Типи аналізу:

Порівняльний — порівняння явищ, які мають однакову природу та спільні характеристики, риси, ознаки. Порівняння йде відповідно до умов та інших зовнішніх факторів. Наприклад, рівень успішності випускників за декілька років.

Кореляційний аналіз — встановлення залежності одних елементів системи від інших. Наприклад, рівень успішності учнів та рівень про­фесіоналізму вчителів. '

Критичний аналіз — встановлення слабких сторін діяльності засобом оцінки якості в цілому та окремих її елементів. Наприклад, встанов­лення проблем у системі методичної роботи.

Детермінацій аналіз ґрунтується на встановленні та вивченні причинно-наслідкових зв'язків між явищами. Наприклад, виявлення причин низької успішності учнів 5-х класів (після переходу до школи IIступеня).

Системний характер аналізу

Ефективність аналітичної діяльності зумовлюється запровадженням системного аналізу. Системний аналіз — це методика підготовки аналі­тичного обґрунтування управлінських рішень та досягнення поставле­них цілей. Це сукупність процедур, які використовуються для вивчення складних проблем та об'єктів. Процес системного аналізу складається із різних взаємодіючих між собою аспектів:

Морфологічний аспект

Мета: виокремити складові елементи об'єкту аналізу, дати їм характеристику.

Структурний аспект

Мета: з'ясувати внутрішню організацію об'єкта, з'ясувати характер зв'язків між елементами, що його становлять.

Функціональний аспект

Мета: виявити значення кожного структурного елемента, ступінь впливу, характер зв'язків із зовнішнім середовищем, пояснити «інтег­ративний ефект» системи.

Генетичний аспект

Мета: з'ясувати походження, процес формування і розвитку пробле­ми, тенденції та закономірності, які є наявними на момент аналізу.

Алгоритм системного аналізу (за Ю. А. Конаржевським)

1. Усвідомити проблему аналізу.

2. Прийняти об'єкт аналізу за систему.

3. Сформулювати мету аналізу.

4. Декомпозувати (розчленувати) систему, виокремити елементи, які її складають.

5. Дати кількісну та якісну характеристику цим елементам.

6. Виокремити системоутворюючі зв'язки.

7. Проаналізувати та оцінити спосіб та характер зв'язку елементів.

8. Дати характеристику ієрархічним та субординаційним зв'язкам системи.

9. Охарактеризувати функції та функціональні зв'язки елементів.

10. Проаналізувати зв'язки системи із зовнішнім середовищем.

11. Охарактеризувати інтегративний результат функціонування си­стеми.

12. Порівняти вихідний та кінцевий стан системи.

13. Показати шляхи формування кінцевого результату.

Види аналізу

Існують різні підходи до класифікації видів аналізу.

І

Оперативний аналіз ґрунтується на даних первинного надходження інформації.

Поточний аналіз ґрунтується на результатах та показниках певних планових та звітних періодів. Ефективність діяльності оцінюється шляхом зіставлення отриманих результатів із плановими.

Перспективний аналіз передбачає вивчення можливостей стратегіч­ного розвитку організації, реалізації стратегічного управління. Зміст перспективного аналізу: вибір із числа альтернативних та формулюван­ня місії і генеральної мети організації; визначення цілей подальшої діяльності.

II

Основні види аналізу — це: