
- •1. Понятие коммуникаций и этапы обмена информацией. Информационная база принятия управленческих решений.
- •2. Особенности межличностных коммуникаций. Организация деловых бесед.
- •3. Особенности организованных коммуникаций на совещаниях и собраниях.
- •Понятие коммуникаций и этапы обмена информацией
- •Обратная связь в виде реакции, как понята информация
- •2. Особенности межличностных коммуникаций. Организация деловых бесед
- •Организация деловых бесед
- •1. Контакт.
- •Ориентация.
- •3. Аргументация.
- •4. Решение.
- •3. Особенности организованных коммуникаций на совещаниях и собраниях
- •Собрания и совещания созываются тогда, когда:
- •2. Информационные перегрузки каналов.
- •Совершенствование коммуникаций в организациях.
1. Контакт.
Цель контакта: преодолеть «психологический барьер» и установить «атмосферу доверия».
Элементы установления контакта:
• приветствие;
• установление контакта глазами;
• изменение социальной и физической дистанции;
• дайте понять собеседнику, что вы готовились к встрече с ним;
• не начинайте разговор на деловую тему в коридоре, не время перекура и т. п.
Ориентация.
Цели ориентации:
• получить всю информацию по интересующему вопросу;
• выявить мотивы и цели собеседника;
• передать собеседнику запланированную информацию;
• анализ позиции собеседника.
Особую сложность на этом этапе представляет проблема умения слушать
Некоторые рекомендации:
• делайте соответствующие пометки на бумаге;
• исключите факторы, отвлекающие ваше внимание;
• научитесь выделять главное;
• нейтрализуйте собственные эмоции;
• во время слушания нельзя обдумывать следующий вопрос;
• сконцентрируйте внимание только на сущности вопроса, отбросив все второстепенное.
3. Аргументация.
Цель аргументации: изменить позицию собеседника.
Рекомендации:
• оперируйте при аргументации простыми, ясными, точными и убедительными понятиями;
• темпы и способы аргументации следует выбирать с учетом особенностей характера собеседника;
• аргументация должна быть корректной при аргументации;
• формулировки должны быть четкими, понятными собеседнику.
4. Решение.
Решение — заключительный элемент процесса общения.
Подводятся общие и частные итоги беседы, оговаривается полученный результат (действия, сроки, распределяются обязанности сторон и т.п.); конкретизируются вопросы для последующего решения, а также выделяются нерешенные проблемы.
ЦИКЛ ДЕЛОВОЙ БЕСЕДЫ состоит из трех этапов:
подготовительного,
основного и
заключительного.
I - ПОДГОТОВКА БЕСЕДЫ начинается с определения цели, которую в результате необходимо достичь, круга обсуждаемых вопросов. При этом необходимо учитывать интересы партнера.
Вторым шагом, если беседа важна и есть в запасе время, является составление предварительного портрета других ее участников на основе данных об их служебном положении, политических взглядах, отношении к окружающим, общественной деятельности и заслугах, любимых и запретных темах для разговоров.
Такую информацию обычно получают у партнеров, клиентов, общих знакомых и т.п. Однако относиться к ней нужно осторожно, поскольку на нее могут влиять различные объективные и субъективные обстоятельства, в частности: близость знакомства с теми, о ком идет речь; зависимость или независимость от них; предвзятость или непредвзятость отношений; степень развитости у характеризующих тех же качеств, что и у характеризуемых; обстоятельства, в которых эти качества наблюдал и т.п.
Третий шаг состоит в выработке стратегии и плана беседы, а также различных тактических "заготовок", нужда в которых может возникнуть по ходу дела. План включает схему изложения материала, предопределяющую но многом структуру беседы. В серьезной беседе схемой допускается пользоваться открыто, но насколько близко ей следовать, определяется конкретными обстоятельствами: числом участников, запасом времени, опытом и пр. Помимо плана на подготовительном этапе составляется предварительный текст выступления, который включает в себя набор ключевых понятий, слов и детально проработанных фрагментов, включающих полную формулировку деловых предложений.
Четвертым шагом на подготовительном этапе может быть ее репетиция, сначала наедине с собой, а затем возможно и с кем-нибудь из коллег. Репетиции предшествует осмысление материала, запоминание его очередности) отдельных фрагментов текста с таким расчетом, чтобы ими можно было при необходимости свободно оперировать, в том числе воспроизводить по памяти.
Пятый шаг подготовительного этапа заключается в определении и согласовании с партнерами места и времени встречи с учетом их возможного влияния на результат. Если участниками беседы являются сотрудники одной организации, то она может происходить в кабинете руководителя, на рабочем месте подчиненного, в зале заседаний, а также во внеслужебной обстановке вплоть до домашней. С посторонними лицами беседы проводятся в кабинете пригласившего их или в специальной комнате для переговоров.
II - САМА БЕСЕДА НАЧИНАЕТСЯ с приветствия и осмысления первых личных впечатлений о партнерах с учетом знаний о них, приобретенных на подготовительном этапе. Нужно иметь в виду, что на это впечатление во многом влияет ряд объективных и субъективных обстоятельств, например, доминирующая в данный момент потребность, то есть целостная оценка людей как приятных, так и неприятных.
При этом нужно учитывать, что большинство людей, даже в общении с близкими, стремятся скрыть свое "Я" под различного рода масками, которым психологи дали названия соответствующих животных:
«ЧЕРЕПАХИ», прячущейся в панцирь;
«ДИКОБРАЗА», ощетинившегося колючками;
«ЛЬВА», грозно рычащего на окружающих;
«ХАМЕЛЕОНА», приспосабливающегося к любой обстановке.
Во вступительной части беседы, которая может занимать до 15% отведенного на нее времени, происходит снятие психологической напряженности партнеров, установление контактов и взаимопонимания между ними. Это достигается на основе проявления искреннего интереса к личности и делам друг друга. Обычно инициатива принадлежит здесь хозяину или старшему по возрасту.
После этого происходит переход к самой беседе. Этот переход может быть прямым и начинаться с изложения сути дела, что присуще в основном кратковременным рабочим контактам, например, между руководителем и подчиненными. Он может начинаться с постановки ряда проблемных вопросов, относящихся к сути обсуждаемой проблемы.
Переход может зависеть, наконец, от упомянутых во вступительной части фактов и событий.
В главной части беседы активной стороной обычно является инициатор (исключение составляет отчетная беседа с подчиненными), старающийся от начала до конца придерживаться выбранного основного направления, ведущего к намеченной цели.
Это достигается путем последовательной постановки проблем настойчивым проведением собственной основной мысли, использованием ясных и простых выражений.
Поскольку в процессе беседы важно выяснить, почему собеседник воспринимает ситуацию так, а не иначе, ему нужно дать возможность высказаться, делая в нужные моменты замечания или задавая вопросы. Все высказывания должны быть спокойными, доброжелательными, аргументированными, не содержать попытки уличить человека в чем-то или настоять на собственном мнении. Чем больше обходимо в чем-то убедить партнера, тем меньше следует утверждать.
В заключение беседы хозяин или инициатор подводят итоги, показывают, как может быть использована полученная информация, призывают остальных к ее осмыслению и последующим активным действиям. Если время беседы специально не регламентировалось, что чаще всего имеет место при приеме посетителей, это является сигналом к ее завершению. В то же время существует специальный комплекс приемов, позволяющих без нарушения правил вежливости, дать понять участникам, что пора ее завершать.
Ш ЭТАПОМ ЦИКЛА беседы является ее КРИТИЧЕСКИЙ РАЗБОР на основе сделанных записей, позволяющий определить,
-все ли было сказано;
-насколько четко формулировались мысли;
-всегда ли удавалось получить удовлетворительные ответы, и не инспирировались ли последние желанием кому-то угодить;
-могли ли собеседники быть более откровенными;
-не оказывалось ли на них психологическое давление;
-насколько непринужденно и комфортно они себя чувствовали;
-можно ли считать результаты беседы удовлетворительными;
-необходимо ли, а если да, то когда, продолжить обсуждение затронутых вопросов.
Возврат к началу