2. Делегирование, ответственность и полномочия

О рганизационный процесс, формирование структуры, считается не законченным, если за ним не произошло делегирования полномочий и ответственности.

В крупных организациях руководители высшего звена редко общаются с подчиненными на низших уровнях, которые фактически выполняют большинство конкретных задач. Тем не менее, они несут ответственность за дела фирмы и своих подчиненных. Так, например, бывший президент США Г.Трумэн, известный своей надписью на столе ”Больше ответственность сваливать не на кого!”, продемонстрировал понимание своей конечной ответственности за деятельность правительства.

ОБЪЕМ ОТВЕТСТВЕННОСТИ - вот одна из причин высоких окладов у менеджеров, особенно руководящих крупными корпорациями.

Полномочия и власть часто путают друг с другом. Если полномочия это делегированное право использовать ресурсы, то власть понятие более широкое, это реальная возможность влиять на людей или ситуацию.

Разновидность полномочий

ЛИНЕЙНЫЕ ПОЛНОМОЧИЯ

Именно они предоставляют руководителю узаконенную власть, для направления подчиненных на достижение целей подразделения или организации в целом. Поэтому они естественно создают иерархию управления.

Результат делегирования линейных полномочий это цепь команд, которые равны количеству уровней иерархической структуры, т.е. это единоначалие и непосредственное управление, это норма управляемости.

А

Руководитель с линейными полномочиями

Иерархические связи подразделений

Б

Б

Б

Норма управляемости 3

Цепь команд

В

В

В

В

Норма управляемости 4

Г

Г

Г

Г

Г

Г

Норма управляемости 6

Д

Д

Д

Д

Д

Д

Д

Д

Слишком большая норма управляемости может создать проблему.

Например, первым кто научился правильно определять эту норму, был Моисей, руководивший израильтянами при исходе их из Египта. Как рассказывается в книге “Исход” гл.18. он сам пытался осуществлять управление, однако настало время, когда кроме Моисея никто не мог решать проблемы. Тогда он стал утопать в пустяках с утра и до вечера. Такое управление оказалось неэффективным. И тогда Моисей воспринял разумный совет тестя, который определил ему норму управляемости, предложив установить дополнительные уровни управления.

И выбрал Моисей из всего Израиля способных людей и поставил их начальниками народа. Это были:

1-й уровень - ТЫСЯЧИНАЧАЛЬНИКИ,

2-й уровень - СТОНАЧАЛЬНИКИ -сотники,

3-й уровень - 50-ти начальники и

4-й уровень - ДЕСЯТНИКИ.

И судили они народ во всякое время, о делах важных доносили Моисею, а все малые дела судили сами.

Ясно, что если не удерживать нормы управляемости на достаточно низком уровне, руководство будет не в состоянии не только выполнять обязанности по координированию, но и контролировать деятельность, повышать квалификацию и мотивацию подчиненных.

АППАРАТНЫЕ (ШТАБНЫЕ) ПОЛНОМОЧИЯ

Впервые понятие штаба было применено в армии А.Македонского.

Им было принято решение разделить задачу достижения победы в войне между двумя видами военных специалистов.

О фицерами, которые составляют планы и офицерами которые командуют солдатами в сражении, т.к. трудно, а иногда и практически невозможно совмещать такие обязанности в больших организациях, как Армия. Такие плановики были помощниками старших офицеров и их называли его штабом. Другие офицеры, которые сражались на линии огня были названы строевыми офицерами.

Ранее такие штабные аппараты использовались крайне редко в организациях. Но когда стремительно начала развиваться технология и внешняя среда бизнеса стала сложно и изменчивой, многим организациям потребовались такие штабы.

Конечно, концепция штаба была расширена и модернизирована и превратилась в АДМИНИСТРАТИВНЫЙ АППАРАТ СО ШТАБНЫМИ ПОЛНОМОЧИЯМИ.

Современная классификация административных аппаратов производится по трем типам: консультативный, обслуживающий, личный.

Консультативный аппарат необходим - это когда проблема требует специальных знаний или квалификации. Тогда приглашаются специалисты на временную или долговременную основу и формируют консультативный аппарат. Как правило, это области права, специальные технологии, обучение или переквалификация.

Обслуживающий аппарат применяется для выполнения конкретной задачи. Это может быть кадровая работа, решение юридических проблем, МТО, работа с общественностью, маркетинговые исследования, финансирование или оценка воздействия на окружающую среду и пр.

Личный аппарат - это разновидность обслуживающего аппарата, только формирует его сам руководитель под себя. То есть это, может быть, секретарь, секретарь - референт или помощник по конкретному виду деятельности.

Кроме того, необходимо отметить, раз делегирование это эффективный способ координации действий, то он, конечно же, требует в первую очередь коммуникаций, т.е. каналов связи менеджера с людьми и с начальником. А также может зависеть от свойств личностей (мотивации и лидерства).

В иды делегируемых полномочий
				Цель
Начальник цеха и др.	Главный инженер и др.	Консультант	Главный бухгалтер и др.	Ревизор и др.
Права и обязанности получателя

ПРОБЛЕМЫ ДЕЛЕГИРОВАНИЯ

Если руководство не будет предпринимать усилий по учету качеств личностей и потребностей получения полномочий, то могут возникнуть проблемы делегирования, т.е. либо подчиненные будут уклоняться от ответственности, либо руководители не захотят делегировать полномочия.

Американский исследователь управления Уильям Ньюмен перечислил 5 причин, по которым руководители могут с неохотой делегировать полномочия, а подчиненные уклоняться от дополнительной ответственности!

Пути решения проблемы

1. Соответствие полномочий и ответственности.

2. Стимулирование, т.е. расширение ответственности должно подкрепляться стимулированием.

3. Учет психологических факторов. Это бывает самая сложная, а подчас и невыполнимая психологическая проблема. Тогда руководитель и подчиненный должны внимательно присмотреться к себе и друг к другу, осознать свои страхи и подняться над ними.

Иногда важно и для руководителей высшего звена создать систему стимулирования руководителей за успешное делегирование дополнительных полномочий в соответствии с целями организации.