Электронные документы ис

Развитие ИС связано с внедрением в управленческую деятельность новой формы представления информации - электронных документов на машинных носителях. Электронные документы обладают всеми свойствами и юридической силой документов управления. В электронных документах содержатся информационные сообщения, имеющие различное представление: текст, графика, звук, изображение в коммуникационных форматах. Электронные документы хранятся как файлы на машинном носителе.

Юридическая сила электронных документов обеспечена с помощью следующих реквизитов:

• идентификационный код источника;

• электронная подпись автора документа;

• код формы документа;

• номер документа;

• дата, время создания или модификации документа.

Технологии создания электронных документов

Создание, электронных документов осуществляется различным образом:

1. Традиционный ручной ввод информации в экранную форму установленного образца.

2. Сканирование немашинного документа, создание файла графического типа (форматы .TIF, .PCX, PDF), распознавание графических символов и их преобразование в стандартный формат машинного документа.

3. Программный способ создания машинного документа, в том числе вставка в документ внедренных или связанных объектов согласно технологии OLE.

4. Импорт входных файлов коммуникационных форматов в электронный доку­мент, которые могут рассматриваться как «вложения» и существовать независимо от основного документа либо интегрироваться с основным документом.

5. Сообщение электронной почты, сохраняемое в виде электронного документа.

Система управления электронными документами

Работа с документами, в том числе и с электронными, требует создания системы управления документами и документооборотом в масштабе ИС. Эта система должна охватывать все этапы жизненного цикла документов: создание, хранение, поиск, обработку, сдачу в архив, удаление документа.

Документы ИС по направлению информационных потоков можно разделить:

• входящие внешние документы;

• исходящие документы, созданные в ИС;

• внутренние документы ИС.

Сначала некоторые термины, чтобы в дальнейшем не путать о чем идет речь.

Документированная информация (документ) – это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Делопроизводство – это специфическое направление деятельности, которое занимается составлением, оформлением документов, их обработкой и хранением.

Движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления называется документооборотом.

Вся документация организации делится на три документопотока:

• входящие (поступающие) документы;

• исходящие (отправляемые) документы;

• внутренние документы.

По отношению к каждому конкрет­ному исполнителю все документы, с которыми он имеет дело, делятся на несколько категорий:

• входящие, с которыми исполнитель не успел ознакомиться;

• в pa6оте, которые ждут его действий;

• на контроле, по которым он ожидает действий от других исполнителей.

В технологической цепочке обработки и движения документов можно выделить этапы:

• прием и первичная обработка документов;

• предварительное рассмотрение и распределение документов;

• регистрация;

• контроль за исполнением;

• информационно-справочная работа;

• исполнение документов и отправка.