Управление и определение приоритетов связи

Более эффективная организация информации помогает сэкономить время и повысить производительность.

• Централизованное управление электронной почтой.     Единое представление для доступа, отправки и получения электронной почты по нескольким учетным записям, включая служебные и личные учетные записи.

• Печатайте меньше, читайте больше.     Outlook 2003 обеспечивает более комфортное чтение сообщений электронной почты в оперативном режиме, в том числе длинных сообщений. Область чтения по умолчанию отображается справа и содержит вдвое больше информации, благодаря чему сокращается прокрутка при чтении длинных сообщений в оперативном режиме.

• Более быстрое сохранение и поиск сообщений.     Группировка по дате, размеру, предмету, теме, важности и другим критериям упрощает поиск сообщений.

• Организация папки "Входящие".     Больше не нужно держать все сообщения в папке "Входящие", чтобы напоминать себе о необходимых действиях. Функция «Быстрые пометки» позволяет помечать сообщения в соответствии с приоритетом или срочностью, а затем находить их в любой папке.

• Автоматическая организация сообщений и напоминания.     Усовершенствованные правила и оповещения организуют входящую электронную почту с соответствии с вашими предпочтениями и автоматически выдают напоминание или оповещение, когда это необходимо (например, когда подходит срок сдачи задачи или перед началом собрания).

• Удобный поиск сообщений.     Можно сохранять результаты часто выполняемых поисковых запросов в виде папок поиска, чтобы не повторять поиск каждый раз. Папки поиска позволяют автоматически сохранять нужные сообщения вместе, не перемещая их в другие папки. Для использования папок поиска требуется подключение к Microsoft Exchange Server 2003, Exchange 2003 или Exchange 5.5.

• Быстрый доступ к контактам, календарю и задачам.     С помощью новой области переходов (или меню Перейти) можно получать доступ к контактам, календарю, задачам, папкам, ярлыкам и дневнику и находить информацию, необходимую для ответа на электронную почту, планирования встреч и выполнения проектов.

Доступ к нужной информации.

Outlook 2003 помогает получить доступ к нужной информации — и блокировать ненужную — для обеспечения высокого уровня производительности.

• Блокировка нежелательной почты.     Новый фильтр нежелательной почты помогает предотвратить замусоривание папки "Входящие" ненужными сообщениями.

• Блокировка нежелательных вложений.    

• Возможность чтения электронной почты независимо от состояния сети.    

• Осведомленность о состоянии подключения.    

• Быстрый поиск справочной информации.    

• Более удобная совместная работа – улучшенные возможности совместной работы и защита от неправильного использования и нежелательного распространения важных корпоративных сведений.

• Быстрая связь с другими пользователями – вам не нужно покидать Outlook 2003, чтобы узнать, подключен ли к сети контакт службы мгновенных сообщений. Вы можете быстро начинать сеансы разговора из сообщений, папок «Контакты» и «Календарь», а также из других областей Outlook 2003.

• Контроль за распространением важной информации.   

• Более эффективная совместная работа.   

• Более быстрое координирование расписаний.     

• Поддержка мобильных устройств.   

Раскрыть средства коммуникационной техники. Перечислить и дать краткую характеристику устройствам коммуникации.

Коммуникационная техника — средства, предназначенные для передачи информации, которые могут функционировать как самостоятельно, так и в комплексе со средствами компьютерной техники. Средства:

Телефонная связь. Это самый распространенный вид связи. Телефонную связь можно разделить на следующие виды:

• телефонная общего пользования (городская, междугородная и т.д.);

• внутриучрежденческая телефонная;

• радиотелефонная; • видеотелефонная.

Система телефонной связи состоит из телефонной сети, або­нентских терминалов. Абонентами телефонной сети могут быть как физические лица, так и организации.

Телефонная сеть — это совокупность узлов коммутации, роль которых выполняют автоматические телефонные станции (АТС), и соединяющих их каналов связи.

Абонентские терминалы (абонентские телефон­ные аппараты, офисные АТС или компьютеры) подключаются к сети по абонентской линии связи.

Офисные АТС – альтернативный способ телефонизации компании, при этом внешние вызовы принимаются АТС и переводятся на внутренние телефоны.

Радиотелефонная связь (телефоны с радиотрубкой, системы сотовой связи, системы персональной спутниковой связи, системы пейджинговой связи). Спутниковая связь – персональная радиосвязь с любым абонентом находящаяся в любой точке нашей планеты.

Видеотелефонная связь. Дает возможность в процессе разговора видеть своего собеседника.

Телеграфная связь. Предназначена для приема и передачи ко­ротких текстовых документированных сообщений по электричес­ким каналам связи. Телеграфная связь имеет несколько разновид­ностей:

- телетайпная связь (Большинство телетайпных аппаратов имеют алфавитно-цифровую клавиатуру, печатающее устройство, перфоратор ленты и считыватель с перфоленты. Ввод информации в телетайп осуществляется с клавиатуры или с перфоленты)

- дейтефонная (Передача документированной текстовой информации по телефонным каналам)

- телекс (Для передачи сообщений в другие страны используется международный телеграф)

Факсимильная связь -- передача документов с бумажных листов отправителей на бу­мажные листы получателей.

Раскрыть средства организационной техники.

Организационная техника - все технические средства, применяемые для механизации и автоматизации делопроизводства.

К средствам организационной техники относятся:

• носители информации на бумажной основе, термобумага, фотобумага, фотопленка, калька, носители звуковой и визуальной информации, магнитные носители;

• средства составления и изготовления документов— ручные пишущие средства, пишущие машины и автоматы, диктофонная техника и т.п.;

• средства обработки документов — адресовальные машины, маркировальные машины, штемпельные устройства, ламина­торы, брошюровальные машины, шредеры, фальцевальные машины (сгибание) и т.д.;

• средства хранения, поиска и транспортировки документов — папки, картотеки, транспортеры, лифты, тележки.

• средства для копирования и размножения документов: средства полиграфии и

1. средства репрографии – совокупность машин, предназначенных для копирования документов

Электрографическое копирование. (ксерографическое) Достоинства электрографического копирования:

• высокая оперативность, производительность и качество копирования;

• возможность масштабирования и редактирования документа при копировании;

• получение копий с листовых и сброшюрованных документов;

• получение копий с различных штриховых, полутоновых, одно- и многоцветных оригиналов;

Термографическое копирование. Это самый оперативный способ, позволяющий получать копию на специальной достаточно дорогой термореактивной бумаге или на обычной бумаге, но через термокопировальную бумагу. Недостатки термокопирования: невысокое качество, небольшой срок хранения копий (темнеют), дорогая бумага.

Фотографическое копирование – он обеспечивает самое высокое качество, но требует дорогих расходных материалов и длительного процесса (экспозиция, проявление, промывка, сушка) получения копии.

Электронно-графическое копирование. Оно основано на оптическом считывании документов и электроискровой регистрации информации на специальный носитель копии.

Диазографическое копирование. Применяется преимущественно для копирования большеформатной чертежно-технической документации.

2. средства оперативной полиграфии – быстрое получение качественной продукции в значительных тиражах в условиях обычного учреждения.

Гектографическая печать. Принцип ее основан на изготовлении печатной формы с большим запасом краски, которая постепенно растворяется спиртом (спиртовая печать) и расходуется, переносясь на копии.

Достоинства печати: возможность многоцветной печати, низкая стоимость расходных материалов, недостатки: низкое качество копий и их выцветание со временем.

Офсетная печать – в основе лежит принцип несмешиваемости масла и воды. Печать выполняется с плоской поверхности, обработанной таким образом, чтобы участки, соответствующие наносимому изображению, удерживали краску на масляной основе и отталкивали воду, а остальная поверхность удерживала воду и отталкивала краску.

Достоинства:

• высокое качество печати;

• возможность большого тиражирования

• простота редактирования печати

• возможность повторного использования (до 5-7 раз) пластины из фольги;

• возможность многоцветной печати.

Недостатки:

• сложность изготовления печатной формы и процесса копирования;

• высокая стоимость оборудования.

Трафаретная печать – процесс печати заключается в продавливании краски через трафарет на машинах, называемых ротаторами.

Достоинства:

• хорошее качество печати;

• тиражирование - 400 - 1500 оттисков с одной формы;

• простота изготовления печатных форм.

Недостатки:

• невозможность редактирования печатных форм;

• необходимость нескольких трафаретов при многоцветной печати

Электронно-трафаретная печать. Самый эффективный и перспективный вариант оперативной полиграфии на ризографах. Ризографы - сравнительно новый тип копировально-множительной техники; они совмещают традиционную трафаретную печать с современными цифровыми методами изготовления и обработки электронных документов. Подключив ризограф к компьютеру через параллельный порт, его можно использовать для оперативного создания, редактирования и размножения любых полиграфических изданий.

Ризограф был изобретен и создан в 1980 г, в Японии; в России первые ризографы появились 1992 г., Процесс копирования состоит из 2 этапов:

• подготовка рабочей матрицы (занимает 15 - 20 с);

• копирование по матрице (за 10 - 20 мин можно получить несколько тысяч качественных оттисков).

Примеры применения средств компьютерной, коммуникационной и организационной техники менеджером по УП

• компьютерной техники: принтеры для распечатки договоров, всяких документов

• Коммуникационная техника: факсы для пересылки документов, телефон.

• Организационная техника: шредеры для уничтожения конфиденциал-ых документов; папки для хранения документации.