14. Дать характеристику организации как системы, описать си-стемные компоненты по м. Мэскону
Система– совокупность объектов и процессов, называемых компонентами, взаимосвязанных и взаимодействующих между собой, которые образуют единое целое, обладающее свойствами, не присущими составляющим его компонентам, взятым в отдельности.
Организация - социально-экономическая система, созданная для достижения коммерческих или некоммерческих целей.
Классификация систем:
материальные (разделяются на системы неорганической природы (физические, химические, геологические) и живые системы (организмы, виды, экосистемы, социальные системы).
абстрактные системы – понятия, гипотезы, теории, формализованные, логические, лингвистические системы.
Материальные системы в свою очередь имеют следующую классификацию:
1. Естественные системы – создаются природой или обществом (система мироздания, циклическая система землепользования, стратегия устойчивого развития мировой экономики).
Искусственные системы – создаются по желанию человека или какого-либо общества для реализации намеченных программ или целей (семья, студенческий профсоюз, и т. д.);
Искусственные, в свою очередь, делятся на:
а) технические – решают задачи по программам, составленным человеком, однако человек не является элементом таких систем.
б) технологические – представляют собой набор правил, норм, определяющих последовательность операций в процессе производства. Технологическая система обеспечивает требуемые свойства и качества изготовляемому продукту или процессу.
в) экономические – основными элементами являются: трудовые ресурсы, материальные, финансовые, информационные ресурсы.
г) социальные – представляют собой совокупность мероприятий, направленных на социальное развитие коллектива. К таким мероприятиям относятся: улучшение социально-экономических и производственных условий труда, повышение образовательного и культурно-технического уровня работников, усиление охраны окружающей среды, совершенствование системы подбора и расстановки кадров.
д) организационные – представляют собой комплекс элементов (подсистем). Они обеспечивают взаимодействие технических, технологических, экономических и социальных подсистем, включая информационное, математическое, программное, лингвистическое, правовое, кадровое обеспечение.
2. Закрытые системы – характеризуются главным образом внутренними связями и создаются людьми или компаниями для удовлетворения потребностей и интересов преимущественно своего персонала, компании или учредителей (профсоюзы, политические партии);
Открытые системы – характеризуются широким набором связей с внешней средой и сильной зависимостью от нее (коммерческие фирмы, СМИ, органы местной власти). Кроме того, открытая система имеет способность приспосабливаться к изменениям во внешней среде и должна делать это для того, чтобы продолжить свое функционирование.
3. Детерминированные системы – функционируют по заранее заданным правилам с заранее определенным результатом (система обучения студентов в институте, система регистрации обществ);
4. Стохастические – характеризуются тем, что выходные воздействия могут отличаться от ожидаемых, а результаты деятельности не всегда совпадают с запланированными. Это может быть обусловлено тем, что одни события в организации происходят помимо нашей воли, другие – из-за недостатка профессионализма персонала, третьи – из-за сложности задания или новизны информации.
5. Жесткие системы – основаны на высоком профессионализме небольшой группы руководителей и отлаженной технологии управления и производства. Они обладают большой устойчивостью к внешним и внутренним возмущающим воздействиям, медленно реагируют на слабые воздействия (цех);
6. Мягкие системы – имеют высокую чувствительность к внешним и внутренним воздействиям и в этой связи – слабую устойчивость (система котировок ценных бумаг, коллектив творческих работников, ребенок в семье, новые организации.
7. Простые системы – характеризуются малым числом внутренних связей и легкостью описания. При выходе из строя элементов она полностью теряет работоспособность, или продолжает заданные функции в полном объеме;
8. Сложные системы – имеют разветвленную структуру, большое разнообразие связей и множество состояний работоспособности (все технические системы);
9. Очень сложные системы – имеют гораздо более сложную структуру, в отличие от сложных систем. К ним относят все технологические, экономические, социальные и организационные структуры.
По уровню иерархии системы классифицируются на:
1. Неживые: статистические структуры, простые динамические системы с заданным движением, кибернетические системы с обратной связью.
2. Живые: открытые системы с самосохраняемой структурой (уровень клеток), социальные системы, социальные организации (общество), трансцендентные системы (лежащие сегодня вне нашего сознания).
основные свойства систем
Связанные с целями и функциями
1. Синергичность — однонаправленность (или целенаправленность) действий компонентов усиливает эффективность функционирования системы.
2. Приоритет интересов системы более широкого уровня перед интересами её компонентов.
3. Эмерджентность — цели (функции) компонентов системы не всегда совпадают с целями (функциями) системы.
4. Мультипликативность — и позитивные, и негативные эффекты функционирования компонентов в системе обладают свойством умножения, а не сложения.
Связанные со структурой
1. Целостность — первичность целого по отношению к частям.
2. Неаддитивность — принципиальная несводимость свойств системы к сумме свойств составляющих её компонентов.
3. Структурность — возможна декомпозиция системы на компоненты, установление связей между ними.
4. Иерархичность — каждый компонент системы может рассматриваться как система (подсистема) более широкой глобальной системы.
Связанные с ресурсами и особенностями взаимодействия со средой
1. Коммуникативность — существование сложной системы коммуникаций со средой в виде иерархии.
2. Взаимодействие и взаимозависимость системы и внешней среды.
3. Адаптивность — стремление к состоянию устойчивого равновесия, которое предполагает адаптацию параметров системы к изменяющимся параметрам внешней среды (однако «неустойчивость» не во всех случаях является дисфункциональной для системы, она может выступать и в качестве условия динамического развития).
4. Надёжность — функционирование системы при выходе из строя одной из её компонент, сохраняемость проектных значений параметров системы в течение запланированного периода.
Эквифинальность - динамическое свойство системы, осуществляющей переход из различных начальных состояний в одно и то же финальное состояние.
Гомеоста́з — способность открытой системы сохранять постоянство своего внутреннего состояния посредством скоординированных реакций, направленных на поддержание динамического равновесия.
Эмерджентность - свойства системы, которые не присущи ее элементам в отдельности, а возникают благодаря объединению этих элементов в единую, целостную систему.
Система модель внутренних переменных организации по М. Мескону: цели, структура, задачи, технологии, люди.
ВНУТРЕННИЕ ПЕРЕМЕННЫЕ — это ситуационные факторы внутри организации. Поскольку организации представляют собой созданные людьми системы, то внутренние переменные, в основном, являются результатом управленческих решений.
Цели есть конкретные конечные состояния или желаемый результат, которого стремится добиться группа, работая вместе
У организации могут быть разнообразные цели, особенно это касается организаций различных типов.
Цели подразделений в различных организациях, которые имеют сходную деятельность, будут ближе между собой, чем цели подразделений в одной организации, занимающихся различными видами деятельности.
СТРУКТУРА ОРГАНИЗАЦИИ — это логические взаимоотношения уровней управления и функциональных областей, построенные в такой форме, которая позволяет наиболее эффективно достигать целей организации
специализированное разделение труда — закрепление данной работы за специалистами, т.е. теми, кто способен выполнить ее лучше всех с точки зрения организации как единого целого.
Преднамеренное вертикальное разделение труда в организации дает в результате иерархию управленческих уровней,
Задача — это предписанная работа, серия работ или часть работы, которая должна быть выполнена заранее установленным способом в заранее оговоренные сроки.
Задачи организации традиционно делятся на 3 категории. Это работа с людьми, предметами (машинами, сырьем, инструментами), информацией.
Технология — это сочетание квалификационных навыков, оборудования, инфраструктуры, инструментов и соответствующих технических знаний, необходимых для осуществления желаемых преобразований в материалах, информации или людях.
Задачи и технология тесно связаны между собой. Выполнение задачи включает использование конкретной технологии как средства преобразования материала, поступающего на входе, в форму, получаемую на выходе
КЛАССИФИКАЦИЯ ТЕХНОЛОГИИ ПО ВУДВОРД— британской исследовательницы управления. Изучая производственные фирмы, она обнаружила, что все технологии производственных фирм можно разделить на три категории.
1. Единичное, мелкосерийное или индивидуальное производство, где одновременно изготавливается только одно или малая серия одинаковых изделий. Часто такое изделие изготавливается для определенного покупателя по его спецификациям или является опытным образцом. Большие компьютеры «Ай Би Эм», коммерческие «Боинги» или военные реактивные самолеты, уникальное медицинское оборудование или космические корабли — все эти виды изделий производятся индивидуально, точно так же, как и продукция, изготовляемая по индивидуальным заказам, например, мебель, одежда.
2. Массовое или крупносерийное производство применяется при изготовлении большого количества изделий, которые идентичны друг другу или очень похожи. Такой тип производства характеризуется механизацией, использованием стандартных деталей и конвейерным способом сборки. Почти все потребительские товары изготавливаются на базе технологии массового производства.
3. Непрерывное производство использует автоматизированное оборудование, которое работает круглые сутки для непрерывного изготовления одинакового по характеристикам продукта в больших объемах (переработка нефти, работа электростанций).
КЛАССИФИКАЦИЯ ТЕХНОЛОГИИ ПО ТОМПСОНУ. Социолог и теоретик организаций. По его мнению, технологии можно разделить на 3 следующие категории.
1. Многозвенные технологии характеризуются серией взаимозависимых задач, которые должны выполняться последовательно. Сборочные линии массового производства являются типичным образцом такого вида технологии. Каждая операция по сборке автомобиля должна выполняться в определенной последовательности. Например, нельзя установить двигатель до того, как будет собрана рама.
2. Посреднические технологии характеризуются встречами групп людей, таких, например, как клиенты или покупатели, которые являются или хотят быть взаимозависимыми. Например, банковское дело — это посредническая технология, которая связывает вкладчиков и тех, кто берет займы в банке. Телефонные компании выступают посредниками между людьми, которые хотят позвонить сами и которые хотят, чтобы им позвонили.
3. Интенсивная технология характеризуется применением специальных приемов, навыков или услуг, для того, чтобы произвести определенные изменения в конкретном материале, поступающем в производство (монтаж фильма).
Люди
Существует 3 основных аспекта человеческой переменной в ситуационном подходе к управлению: поведение отдельных людей, поведение людей в группах, характер поведения руководителя, функционирование менеджера в роли лидера и его влияние на поведение отдельных людей и групп.
Областью, в которой люди различаются наиболее наглядно, являются индивидуальные способности, присущие человеку качества.
ПРЕДРАСПОЛОЖЕННОСТЬ, ОДАРЕННОСТЬ тесно связаны со способностью. Предрасположенность — это имеющийся потенциал человека в отношении выполнения какой-либо конкретной работы. Являясь результатом сочетания как врожденных качеств, так и приобретенного опыта, предрасположенность, одаренность становятся как бы талантом, открывающимся в определенной области. Влияние одаренности часто наиболее очевидно в таких областях, как музыка и спорт.
ПОТРЕБНОСТИ – внутреннее состояние психологического или физиологического ощущения недостаточности чего-либо.
ОЖИДАНИЯ. Основываясь на прошлом опыте и оценке текущей ситуации, люди формируют ожидания относительно результатов своего поведения. Сознательно или подсознательно, они решают, насколько вероятно или насколько нереально свершение чего-то значимого для них. Эти ожидания оказывают значительное влияние на их сегодняшнее поведение.
Лидерство — это средство, с помощью которого руководитель влияет на поведение людей, заставляя их вести себя определенным образом.
15. Представить схематично процесс коммуникации между руководителем и подчиненным в организации, охарактеризовать барьеры организационных и межличностных коммуникаций и дать практические рекомендации по их устранению.
Под коммуникацией в широком смысле понимают общение, передачу информации от человека к человеку, В организационном контексте понятие «коммуникация» рассматривается как процесс (коммуникация — это общение людей: обмен идеями, мыслями, намерениями, чувствами, информацией) и как объект (совокупность технических средств, обеспечивающих процессы передачи информации).
В процессе коммуникации всегда участвуют по крайней мере 2 лица - отправитель и получатель.
Коммуникативный поток может перемещаться в горизонтальном или вертикальном направлении. Вертикальное направление, в свою очередь, подразделяется на нисходящее и восходящее.
Нисходящее направление – коммуникативный поток, который перемещается от одного уровня в группе или организации к другому, более низкому уровню. Он используется руководителями групп для постановки задач, описания работ, информирования о процедурах с тем, чтобы выделить проблемы, требующие внимания, предложить варианты обратной связи по результатам работы. При этом чем больше уровней проходит информация, тем меньше вероятность того, что она не будет искажена. Наиболее характерным примером является общение начальника со своими подчиненными.
Восходящее направление. Восходящая информация в организациях перемещается от более низкого к более высокому уровню. Она используется для обратной связи подчиненных с руководством с целью информирования о результатах работы и текущих проблемах. Служит средством доведения до сведения руководителей мнения работников.
Горизонтальное направление – когда общение происходит между членами одной группы или рабочей группы одного уровня, между руководителями или исполнительным персоналом одного уровня. Данный процесс необходим, так как позволяет экономить время и обеспечить координированность действий.
Формальные коммуникации позволяют упорядочивать и ограничивать информационные потоки и широко используются в организациях, имеющих иерархическую структуру управления.
Они определяются существующими регламентами:
• организационными (Н: схемой организационной структуры);
• функциональными (Н:, положением об отделах и службах, содержащим раздел «Взаимосвязи между подразделениями»).
Неформальные коммуникации - социальные взаимодействия между людьми, отражающие выражение человеческой потребности в общении. Они дополняют формальные коммуникации, часто являются механизмом распространения слухов
Внутренняя оперативная коммуникация – структурированная коммуникация в пределах организации, непосредственно направленная на достижение целей организации
Внешняя оперативная коммуникация – коммуникация связана с достижением организацией своих целей или межорганизационной деятельностью. Относится к взаимоотношениям с правительственными, государственными, региональными органами и общественностью.
КОММУНИКАЦИОННЫЙ ПРОЦЕСС — это обмен информацией между двумя или более людьми.
В процессе обмена информацией можно выделить 4 базовых элемента.
1. Отправитель, лицо, генерирующее идеи или собирающее информацию и передающее ее.
2. Сообщение, собственно информация, закодированная с помощью символов.
3. Канал, средство передачи информации.
4. Получатель, лицо, которому предназначена информация и которое интерпретирует ее.
ПРОЦЕСС:
1. Зарождение идеи. Обмен информацией начинается с формулирования идеи или отбора информации
2. Кодирование и выбор канала. Прежде чем передать идею, отправитель должен с помощью символов закодировать ее, использовав для этого слова, интонации и жесты. Такое кодирование превращает идею в сообщение.
Отправитель должен также выбрать канал, совместимый с типом символов, использованных для кодирования. К некоторым общеизвестным каналам относятся передача речи и письменных материалов, а также электронные средства связи, включая компьютерные сети, электронную почту, видеоленты и видеоконференции.
3. Передача. На третьем этапе отправитель использует канал для доставки сообщения получателю. Речь идет о физической передаче сообщения, которую многие люди по ошибке и принимают за сам процесс коммуникаций.
4. Декодирование - это перевод символов отправителя в мысли получателя. Если символы, выбранные отправителем, имеют точно такое же значение для получателя, последний будет знать, что именно имел в виду отправитель, когда формировалась его идея. Если реакции на идею не требуется, процесс обмена информации на этом должен завершиться. Коммуникация успешна когда, когда получатель получил, понял и принял отправленное сообщение.
5. Обратная связь - это реакция на то, что услышано, прочитано или увидено; информация отсылается назад отправителю, свидетельствуя о мере понимания, доверия к сообщению, усвоения и согласия с сообщением.
ТРЕБОВАНИЯ к информации в процессе коммуникаций:
1. Необходимое и достаточное количество и качество информации.
2. Достоверность и точность информации, если информация является недостаточной или приблизительной, возможно принятие решения с катастрофическими последствиями. Недостоверность информации обусловливается не только источниками ее получения, неправильной или неэффективной методикой ее обработки, но и целевыми установками ее преобразования, интерпретацией применения.
3. Своевременность получения информации. Информация, необходимая для управления, должна быть своевременной. Требование более раннего представления информации часто может быть связано со значительными материальными и финансовыми затратами, (повышенные скорость обработки на ЭВМ и пропускная способность каналов связи, экспертная обработка массивов информации).
4. Полнота информации. В распоряжение руководителя должна поступать информация в достаточном объеме, обеспечивающем эффективное решение всех задач. Редуцированная (усеченная) информация способна резко снизить эффективность управления или даже привести к ошибкам в управлении. Вместе с тем требование полноты информации может граничить с ее избыточностью. Как полнота информации, так и ее неполнота не имеют объективных критериев и ограничений, что не следует относить к достоинствам или недостаткам информации. Это объективное противоречие, которое разрешается в процессе творческого труда каждого руководителя.
5. Полезность. Для принятия решения необходима определенная, конкретная информация, остальная образует информационный шум. Выделение полезной информации из шума является сложной аналитической работой и требует больших затрат.
6. Технологические характеристики информации, к которым следует отнести плотность ее размещения, возможность сохранения в различных условиях, скорость обработки, извлечения, распечатки, представления, формы сервиса.
КОММУНИКАЦИОННЫЕ БАРЬЕРЫ – коммуникативные помехи, препятствия, любые вмешательства в процесс коммуникации на любом из его участков, искажающие смысл сообщения.
Личностные барьеры — коммуникативные помехи, обусловленные личностными характеристиками отправителя или получателя.
Физические барьеры — коммуникативные помехи, возникающие в материальной среде коммуникаций.
Семантические барьеры — коммуникативные помехи, возникающие вследствие неправильного понимания значения символов, используемых в коммуникациях. К символам общения относят, в частности, слова, действия.
Языковые барьеры — коммуникативные помехи, возникающие вследствие языковых различий отправителя и получателя. Обе стороны не только должны знать буквальные значения слов используемого языка, но и интерпретировать их в контексте использования.
Одним из проявлений этого барьера выступает внутригрупповой язык. Трудовые, профессиональные и социальные группы часто создают жаргон, понятный только членам этих групп. Он облегчает внутригрупповое общение.
Организационные барьеры — коммуникационные помехи, обусловленные характеристиками любой организации: числом звеньев и ступеней управления, типом взаимосвязей между ними, распределением прав, обязанностей и ответственности в системе управления.
Различие в статусе также может стать барьером на пути коммуникации. Лицо более низкого уровня иерархии может воспринимать различия в статусе как угрозы, что мешает общению и даже прерывает его.
Культурные барьеры — коммуникативные помехи, возникающие вследствие культурных различий отправителя и получателя, незнания национальных обычаев, традиций, норм общения, системы жизненных ценностей. Культурные различия проявляются как при вербальном, так и при невербальном общении.
Временные барьеры — коммуникативные помехи, возникающие вследствие недостатка времени для осуществления полной коммуникации.
Коммуникативные перегрузки препятствуют эффективному общению. Они возникают, когда объем коммуникативных входов существенно превышает возможности их обработки или реальные потребности.
Нежелание делиться информацией. Обладание информацией — один из источников власти. Те, кто располагают эксклюзивной информацией, получают возможность использовать ее для влияния на других людей. Часто такие владельцы не хотят ею делиться, хранят с тем, чтобы использовать в подходящий момент. Владеющие полной информацией могут передать лишь незначительную ее часть, использование которой не дает возможности принять оптимальное решение.
Пути повышения эффективности коммуникаций:
ПРОЯСНЯЙТЕ СВОИ ИДЕИ ПЕРЕД НАЧАЛОМ ИХ ПЕРЕДАЧИ. Прояснение собственных идей перед их передачей означает, что вам необходимо систематически обдумывать и анализировать вопросы, проблемы или идеи, которые вы хотите сделать объектами передачи. Для любой передачи в адрес вышестоящего руководителя, подчиненного или коллеги вам, в принципе, нужна определенная тема как объект передачи.
БУДЬТЕ ВОСПРИИМЧИВЫ К ПОТЕНЦИАЛЬНЫМ СЕМАНТИЧЕСКИМ ПРОБЛЕМАМ. Не жалейте сил на то, чтобы исключить из сообщения двусмысленные слова или утверждения. Употребляя точные слова, — а не общего характера, — вы выигрываете в результативности.
СЛЕДИТЕ ЗА ЯЗЫКОМ СОБСТВЕННЫХ ПОЗ, ЖЕСТОВ И ИНТОНАЦИЯМИ – постарайтесь взглянуть на себя и услышать себя так же, как видит и слышит вас собеседник. Посылая гармоничные знаки, которые не содержат противоречивых сообщений, вы добиваетесь большей ясности и понимания ваших слов.
ИЗЛУЧАЙТЕ ЭМПАТИЮ И ОТКРЫТОСТЬ. Эмпатия — это внимание к чувствам других людей. Активно пользуясь эмпатией при обмене информацией, мы пытаемся соответствующим образом настроить принимающую сторону и приспособить вариант кодирования и передачи сообщения к индивиду или группе и ситуации. Удачное применение эмпатии может заметно уменьшить возможность неверного понимания при декодировании сообщения принимающей стороной.
ДОБИВАЙТЕСЬ УСТАНОВЛЕНИЯ ОБРАТНОЙ СВЯЗИ. Задавайте вопросы. Еще один способ создания обратной связи заключается в оценке языка поз, жестов и интонаций человека, которые как будто указывают на замешательство или непонимание. Обратную связь можно установить также путем контроля первых результатов работы. Соответствующая информация позволит вам оценить, в какой мере воплощается то, что вы намеревались сообщить. Наконец, еще один способ установления обратной связи — проведение с подчиненными политики открытых дверей. Пусть они знают, что вы готовы обсудить с ними любые вопросы, затрагивающие их интересы, и подкрепить свои слова действиями.
