4.2.4 Управление записями

Управление записями осуществляется в соответствии с Процедурой «Управление записями» изложенной в СТО СМК 76925686-02-2011 «Управление документацией».

К записям относятся все отчетные документы, оформляемые в процессе деятельности предприятия. Записи являются документами, подтверждающими осуществление отдельных этапов процесса производства и функционирования процессов организации.

Требования к ведению записей (к идентификации, форме, архивации, защите, восстановлению) приведены в СТО СМК 76925686-02-2011, процедурах, внутренних и внешних нормативных документах.

Записи являются входными данными при проведении внутренних и внешних проверок СМК, а также при общей оценке эффективности СМК руководством организации.

В состав записей также предусмотрено включение записей, устанавливаемых потребителем. Эти записи доступны для него.

Документированные процедуры на процессы СМК определяют полный состав записей, ответственность за сбор и хранение каждого их вида. Сроки хранения установлены в процедурах не меньше пяти лет. Места хранения и перечень обязательных записей определен в СТО СМК 76925686-02-2011.

Документированная процедура устанавливает также порядок управления записями на небумажных (электронных, магнитных или оптических) носителях, используемых в организации.

Все записи имеют форму, регламентируемую документацией СМК или внешними нормативными документами. Все записи должны иметь предписанные формой подписи и (или) печати, могут быть идентифицированы нумерацией, согласно требованиям внутренних или внешних нормативных документов (в таких случаях идентификационные номера присваиваются в соответствующих журналах регистрации).

5 Ответственность руководства

5.1 Обязательства руководства

Руководство организации несет ответственность за создание, поддержание в рабочем состоянии и постоянное совершенствование системы менеджмента качества.

Для этого руководство организации выполняет следующее:

а) доводит до сведения персонала важность и обязательность выполнения требований потребителей, законодательных и иных официальных органов;

б) определяет Политику в области качества;

в) обеспечивает разработку Целей в области качества;

г) проводит оценку и анализ системы менеджмента качества («Анализ со стороны руководства» И СМК 007-2011) на основании результатов внутреннего аудита («Внутренние аудиты» СТО СМК 76925686-15-2011), мониторинга и измерения удовлетворенности потребителей («Мониторинг и измерение удовлетворенности потребителей» СТО СМК 76925686-13-2011) и других данных управления качеством.

д) обеспечивает наличие ресурсов для функционирования СМК согласно стандарту «Менеджмент ресурсов» СТО СМК 76925686-04-2011.

Для осуществления этих мероприятий руководство организации организует проведение регулярных совещаний, на которых рассматриваются вопросы выпуска продукции, в соответствии с изменяющимися требованиями потребителей.

Политика и Цели организации в области качества постоянно анализируются на актуальность. На совещаниях, председателем которых является Генеральный директор организации, анализируется выполнение Целей в области качества, а по итогам работы за год проводится годовой анализ СМК и, в том числе, выполнения плановых показателей в области качества.

Руководство организации принимает на себя обязательства по полному ресурсному обеспечению СМК с целью ее постоянного улучшения и повышения результативности.

Руководство организации обеспечивает результативное и эффективное функционирование системы менеджмента качества в интересах и в соответствии с требованиями потребителей.

Обязательства руководства организации относятся в равной степени ко всем требованиям настоящего стандарта.