Понятие о коммуникациях. Виды коммуникаций. Основные элементы коммуникационного процесса и их характеристика.

Коммуникации – это процесс обмена информацией и ее смысловым значением между двумя и более людьми. Обмен информацией может осуществляться при помощи речи, жеста, приборов или в письменной форме. Коммуникации занимают значительную часть времени руководителя, по некоторым оценкам от 50 до 90%. И эти цифры вполне оправданны, так как, выполняя свои роли (межличностные, информационные,  связанные с принятием решений) менеджер осуществляет процесс обмена информацией с сотрудниками организации, а также с лицами из внешнего окружения. Кроме того, выполнение управленческих функций планирования, организации, мотивации и контроля также требует от руководства интенсивного обмена информацией с подчиненными, вышестоящими руководством, сотрудниками других подразделений. Следовательно, можно сделать вывод, что от того насколько эффективен процесс коммуникаций зависит согласованность действий сотрудников организации, результативность их работы, а в конечном счете успех организации. Каждый из нас является участником коммуникационного процесса и сталкивается с ситуациями, когда эффективный информационный обмен оказывается затруднен. Однако, трудности в общении отдельных личностей имеют не столь глобальные последствия по сравнению с последствиями неэффективных коммуникаций в управлении организацией.

В целом же можно  отметить, что эффективный менеджер, - это, прежде всего тот руководитель, который эффективен в коммуникациях. Это человек, который должен разбираться в сути коммуникационного процесса, четко представлять воздействие среды на обмен информацией, осознавать цели которые должны быть достигнуты при помощи коммуникационного процесса и т. д. Неэффективные коммуникации являются источником многих организационным проблем, поэтому менеджеру необходимо научиться диагностировать ошибки и сбои в коммуникационном процессе, чтобы научиться их устранять и предотвращать.

Понятие коммуникации следует рассматривать в контексте тех областей, где необходимы эффективные коммуникации. В этой связи целесообразно выделить два основных вида коммуникаций – это коммуникации между организацией и ее внешней средой, и коммуникации во внутренней среде организации между уровнями и подразделениями.

1. Коммуникации между организацией и ее внешней средой. Организации вынуждены поддерживать активный информационный обмен с различными составляющими своего внешнего окружения. В первую очередь руководители, что принимать решения должны быть в курсе всех изменений происходящих во внешней среде организации. Они рассматривают действия конкурентов, ведут переговоры с поставщиками, изучают предпочтения и мнение потребителей, осуществляют активное продвижение товаров и услуг, представляют отчеты установленной формы в различные органы государственного регулирования, следят за изменениями, происходящими в экономике, политике, социальной сфере, технологиях и т. д. Информации о состоянии и тенденциях изменения факторов внешней среды оказывает влияние и на характер коммуникаций, осуществляемых внутри организации.

2.  Коммуникации во  внутренней среде организации между уровнями и подразделениями. Внутренний обмен информацией обеспечивает развитость координации и требуемый уровень сотрудничества. Без коммуникаций не может  быть и организации. Наличие абстрактной иерархии вовсе неэквивалентно организации. Коммуникации во внутренней среде организации  могут происходить по различным направлениям. В этой связи можно выделить:

2.1. Вертикальные коммуникации. Предполагают передачу информации с уровня на уровень. Причем вертикальные коммуникации могут осуществляться как сверху вниз так и снизу вверх, т .е. по нисходящей и по восходящей. Сверху вниз передается информация о планах, задачах, выделенных ресурсах, процедурах. Не менее важным компонентов коммуникационного процесса является передача информации снизу вверх. Именно по данным каналам  коммуникаций руководство получает информацию о ходе выполнения принятых решений, о возникающих проблемах и возможности совершенствования процессов, работ, услуг, продуктов. Обычно по нисходящей информация передается в виде приказов, распоряжений, указаний, а по восходящей в идее – отчетов, предложений, объяснительных записок.

2.2. Коммуникации между подразделениями. В дополнение к вертикальным коммуникациям необходимо осуществлять и горизонтальные, то есть коммуникации между отделами организации. Организация состоит из множества структурных единиц, которые должны сообща добиваться общих для всех целей. Чтобы координировать множество процессов и задач в различных областях деятельности и успешно добиваться поставленных целей, необходимо наличие коммуникаций между специализированными отделами.

3. Коммуникации руководитель – подчиненный. Это самый очевидный вид коммуникаций в организации, который фактически представляет собой разновидность вертикальных коммуникаций. По данным некоторых исследований большинство коммуникаций в организации приходится именно на этот вид. Именно в коммуникациях руководитель – подчиненный реализуются такие задачи как разъяснение рабочих заданий, обсуждение возникающих проблем, получение сведений об идеях и усовершенствованиях, вовлечение в процесс разработки решения, обеспечение мотивации деятельности и т. д.

4. Коммуникации между руководителем и рабочей группой. Способствуют установлению отношений равенства и как следствие росту удовлетворенности. Осуществляя коммуникации с группой, руководитель может добиться повышения эффективности работы группы за счет всестороннего обсуждения различных рабочих вопрос.

5. Неформальные коммуникации – это фактически каналы распространения слухов. Неформальные коммуникации существуют одновременно с формальными. Как правило, по каналам слухов информация передается быстрее, а точность информации может достигать 80-99% (когда речь идет об информации относительно компании, а не личных качествах кого-либо).

Таким образом, мы рассмотрели понятие коммуникации, проблемы, связанные с реализацией обмена информацией и виды коммуникаций. Более полно понятие коммуникации раскрывается при рассмотрении модели коммуникационного процесса, коммуникационных стилей и сетей коммуникаций. О достижении эффективности в обмене информацией мы также поговорим, с точки зрения реализации межличностных и организационных коммуникаций.