16. Указать необходимость, этапы и задачи планирования закупок, методы выбора поставщиков.

Для эффективного функционирования закупочной логистики предприятию необходимо иметь информацию о том, какие именно материальные ресурсы необходимы для производства продукции.

Такая информацию содержится в плане закупок, главной целью которого является обеспечение согласованности действий всех внутрифирменных подразделений и должностных лиц предприятия по решению таких задач снабжения, как определение потребности и расчет количества заказываемых материальных ресурсов; определение метода закупок и заключение договоров на поставку материальных ресурсов; организация контроля за количеством, качеством, сроками поставок и организация размещения материальных ресурсов на складе и т. п.

Реальный процесс планирования начинается с информации, полученной из ежегодного плана продаж, плана производства и общего экономического плана. Планирование продаж определяет потребности в сырье, продукции и услугах, которые будут приобретены отделом закупок компании; производственное планирование предоставит информацию об источнике, где будут приобретаться сырье, продукция и услуги; экономическое планирование обеспечит информацию, полезную при оценке общих тенденций цены, заработной платы и других расходов.

При расчете потребности в материальных ресурсах необходимо учитывать наличие средств для их покрытия. Источниками покрытия могут быть собственные или заемные средства. Потребность в материальных ресурсах планируется по всей номенклатуре материалов в стоимостном и натуральном выражении.

Объем требуемых материальных ресурсов складывается из потребности в материалах, необходимых для внедрения новой техники, для изготовления оснастки и инструмента, на эксплуатационные и технологические нужды, на создание необходимого задела незавершенного производства и на образование переходящих запасов.

Для расчетов количества заказываемых материалов применяют несколько методик, однако все они требуют информации о том как использовались аналогичные материалы в прошлом.

Методика планирования потребности в материалах, при использовании которой закупки и производство планируются исходя их потребностей в конечном продукте. Исходная точка – это известный спрос на конечную продукцию. Сборка конечной продукции из закупаемых и производимых самостоятельно материалов закрепляется в списках. При этом должно быть известно время поставок материалов и время их производства на собственном предприятии. Исходя, из времени поставок конечного продукта потребителю определяют брутто-потребность в поставляемых и производимых самостоятельно материалах. Брутто-потребность переводится затем в нетто-потребность ( чистую потребность в материалах). При этом учитывают наличный запас, плюс заказанные материалы и запланированное собственное производство минус заказа, предназначенный для предыдущей серии продукции.

Метод сглаживания колебаний спроса потребителей. Применение этого метода целесообразно в случаях регулярно повторяющихся колебаний спроса на конечный продукт. Сглаживание достигается сравнением фактического потребления в предшествующем периоде с прогнозными значениями, рассчитанными для этого же периода:

Прогноз на новый период = Прогноз на предшествующий период + а * х

Прогнозные значения в отдельные периоды корректируются с помощью фактора а, значение которого находится в пределах о т 0 до 1. Чем больше значение а, тем весомее влияние ближайших прошедших периодов и метод более подходит для фактического потребления (х — вероятно количество необходимых товаров).

--Детерминированный метод используется когда известны определенный период выполнения заказа и потребность в материалах по количеству и срокам.

--Стохастический метод используется, когда основой для расчета являются математико-статистические методы, дающие ожидаемую потребность.

--Эвристическим методом потребность в материалах определяется на основе опыта работников.

Все перечисленные методы определения количества, сроков и периодичности закупок имеют свои достоинства и недостатки с точки зрения точности, затрат времени, стоимости услуг или определении потребности в материалах. Их выбор зависит от: - профиля фирмы; - возможностей заказчика; - типа изделий; - наличия и вида складов; - системы контроля за состоянием запасов.

После того как решена задача «делать или покупать» и предприятие определило, какое сырье и какие материалы необходимо закупать, решают задачу выбора поставщика. Основные этапы решения этой задачи:

Поиск потенциальных поставщиков. При этом могут быть использованы следующие методы:

• конкурсные торги

• изучение рекламных материалов: фирменных каталогов, объявлений в средствах массовой информации и т.п.

• посещение выставок и ярмарок

• письменные переговоры между поставщиком и потребителем.

Наиболее распространенными и эффективными являются: конкурсные торги и переговоры поставщиков с потребителем.

Конкурсные торги (тендеры) — распространенная форма поиска потенциальных поставщиков. Они проводятся в случае закупок сырья, материалов, комплектующих на большую денежную сумму или планируется наладить долгосрочные связи между поставщиком и потребителем. Конкурсные торги выгодны поставщику, так как он получает представление об условиях работы с потребителем, а также выгодны потребителю, так как он совмещает решение проблем получения требуемого товара и выбор наилучшего во всех отношениях поставщика.

Проведение тендера включает следующие этапы:

• реклама

• разработка тендерной документации, которая инструктирует участников тендера о процедуре торгов, дает описание закупаемых товаров и услуг, устанавливает критерии для оценки предложений и определяет условия будущего контракта

• публикация тендерной документации

• приемка и вскрытие тендерных предложений

• оценка тендерных предложений, которая ведется в строгом соответствии с критериями, приведенными в тендерной документации. Например, члены тендерного комитета рассматривают только те предложения, которые отвечают требованиям, изложенным в тендерной документации, а также не вступают в переговорах с участниками торгов.

• подтверждение квалификации участников торгов

• предложение и присуждение контракта

В процессе письменных переговоров между поставщиком и потребителем официальное предложение на поставку товаров от потенциального поставщика может быть организовано двумя способами. Первый – когда инициатива вступления в переговоры исходит от продавца товара. Он рассылает потенциальным покупателям своей продукции предложения (оферты), включающие в себя следующие реквизиты:

• наименование товара

• количество и качество товара

• условия и срок поставки,

• условия платежа

• характеристику тары и упаковки

• порядок приемки – сдачи

Оферты могут быть твердыми и свободными. Твердая оферта направляется только одному покупателю с указанием срока действия оферты, в течение которого продавец не может изменить условия. Твердые оферты высылаются, как правило, традиционным партнерам. Свободная офертане включает в себя никаких обязательств продавца по отношению к покупателю. Она может высылаться неограниченному числу потенциальных потребителей и включать как перечисленные выше реквизиты, так и рекламно-информационные материалы.

При втором способе организации письменных переговоров между поставщиком и потребителем инициатива вступления в переговоры исходит от покупателя. Он рассылает потенциальным поставщикам коммерческое письмо или запрос, главной целью которого является получение оферты. При обращении потенциального покупателя к своим постоянным контрагентам вместо запроса высылается заказ.

В результате перечисленных мероприятий формируется список потенциальных поставщиков, который постоянно обновляется и дополняется.

Второй этап выбора поставщика – анализ потенциальных поставщиков.

Составленный перечень потенциальных поставщиков анализируется на основании основных критериев:

• стоимость приобретения продукции или услуги

• качество обслуживания — соблюдение поставщиком обязательств по срокам поставки

• удаленность поставщика от потребителя

• сроки выполнения текущих и экстренных заказов

• наличие у поставщика резервных мощностей

• организация управления качеством у поставщика

• психологический климат в трудовом коллективе поставщика

• риск забастовок у поставщика

• финансовое положение поставщика, его кредитоспособность

Основными критериями выбора поставщика являются стоимость приобретения продукции или услуг и качество обслуживания. Стоимость приобретения включает в себя цену продукции или услуг и неимеющую денежного выражения стоимость, к которой можно отнести изменение имиджа организации, перспективы роста и развития производства и т.п.

Качество обслуживания включает в себя качество продукции или услуги и надежность обслуживания. Надежность оценивается через вероятность отсутствия отказа в удовлетворении заявки потребителя.

Для сбора информации, необходимой для применения перечисленных критериев, требуется использование разнообразных источников, например:

• собственное расследование

• местные источники, такие, как действующие на данной территории юридические лица или «осведомители официальных органов

• банки и финансовые институты

• конкуренты потенциального поставщика

• торговые ассоциации, например Торгово-промышленная палата

• информационные агентства

• государственные источники (регистрационные палаты, налоговая, лицензионная служба)

Западные фирмы для сбора информации, как правило, прибегают к услугам специализированных агентств, которые готовят справки о поставщиках, в том числе и с использованием неформальных каналов. Отечественные предприятия в основном полагаются на собственную информацию. В любом случае, при несостоятельности или недобросовестности поставщика у потребителя могут возникнуть срывы в выполнении производственных программ или же прямые финансовые потери. Поэтому при сборе информации для снижении риска необходимо пользоваться несколькими источниками информации, вне зависимости от объема и глубины предоставляемой информации, а также использовать хотя бы один независимый источник информации (т.е. незаинтересованный в возможных последствиях использования предоставленной им информации).

Третий этап выбора поставщика – оценка результатов работы с поставщиком.

На выбор поставщика существенное влияние оказывают результаты работы по уже заключенным договорам. Для этого разрабатывается специальная шкала оценок, позволяющая рассчитать рейтинг поставщика. При расчете рейтинга поставщика учитывается важность того или иного критерия (удельный вес критерия) в зависимости от значимости товаров, сырья и комплектующих с точки зрении производственного или торгового процесса. Отсутствие некоторых комплектующих, требующихся регулярно, может привести к остановке производственного процесса (равно как и дефицит некоторых товаров в торговле – к резкому падению прибыли торгового предприятия). Главным критерием при выборе поставщика данной категории предметов труда будет надежность поставки.

Итоговое значение рейтинга определяется путем суммирования произведений значимости критерия на его оценку для данного поставщика. Рассчитывая рейтинг для разных поставщиков и, сравнивая полученные значения, определяют наилучшего партнера.