5. Види ділових листів
До некомерційних ділових листів належать: листи прохання, листи відповіді, листи-підтвердження, листи-нагадування, листи-запрошення, листи-подяки, гарантійні листи, супровідні листи, листи-повідомлення.
Одним з найпоширеніших видів ділової кореспонденції є листи -прохання. Найрізноманітніші за характером, вони мають спільну ознаку — у таких листах викладається певне прохання до керівництва, партнерів, клієнтів, спонсорів тощо. У діловій кореспонденції дуже часто прохання висловлюється в поєднанні з іншою інформацією.
Ось, наприклад, подаю лист із проханням про направлення спеціалістів для проведення важливих робіт у дод. А.
Прохання зазвичай висловлюється словами «прошу, просимо»:
«Просимо сприяти …» ;
«Просимо вислати на нашу адресу…»;
«Просимо взяти участь…».
Текст листа-відповіді зазвичай починається з повторення прохання. Далі висловлюються результати розгляду прохання, мотивується відмова (якщо це лист-відмова) і констатується сама відмова. Характер інформації ділового листа зазвичай припускає альтернативність очікуваної інформації в листі-відповіді, тобто в діловому листуванні діє принцип паралелізму в аспектах змісту, який відбивається в мові у відповідь кореспонденції.
Перше і основне правило - не затягувати з відповіддю, не примушувати вашого кореспондента чекати. Якщо обставини складаються так, що ви не можете дати відповідь у встановлений термін, повідомте про це адресата, а також про ті терміни, в які ви можете дати відповідь остаточно. Неодмінно вибачтеся за затримку, вказавши при цьому її об'єктивну причину. У листі-відповіді вказується номер і дата документа, на який дається відповідь. Відповіді на прохання й пропозиції передбачають вибір:
погодитися;
відмовити;
обійти необхідність однозначної відповіді чи відкласти рішення на певний час.
У будь-якому разі необхідно буде сказати «так» чи «ні», погодитись або відмовити. Варіант відповіді, звичайно, залежить від конкретної ситуації.
Наприклад, висловлення згоди вказано у дод. Б.
Лист-підтвердження — це письмове підтвердження попередньої угоди, домовленості або запрошення. Містить повідомлення про отримання будь-якого відправлення або про те, що раніше складений документ залишається в силі. Вчасно надіслане, воно є виграшним з кількох причин:
по-перше, такий лист утверджує реноме (репутацію) досвідченого ділового партнера, який з належною по вагою ставиться до тих, з ким має справу;
по-друге, є нагода ще раз ненав’язливо запросити до співпраці та підтвердити свою зацікавленість у ній;
по-третє, такий лист дає можливість повідомити деякі необхідні деталі (організаційні та ін.) справи, про яку йдеться.
Стиль листа-підтвердження залежить від конкретної ситуації. Але виявлення доброзичливості ніколи не завадить.
Лист-нагадування. Іде в тих випадках, коли не вдається отримати відповідь за допомогою телефонних переговорів або особистих зустрічей. Він складається з двох елементів: нагадування про виконання дії; заходи, які будуть прийняті у випадку невиконання раніше укладеного договору або угоди. Приклад оформлення подано у дод. В.
Лист-запрошення. Пишеться в тому випадку, коли організація хоче запросити іншу організацію на яке-небудь торжество або захід. У даному діловому листі вказується час, місце і дата проведення заходу. Зразок оформлення поданий у дод. Г.
Лист-подяка. У даному виді листа висловлюється подяка за виконання будь-якого роду діяльності. Зразок оформлення поданий у дод. Д.
Гарантійний лист. Складається з метою підтвердження певних зобов'язань і адресується організації, або окремій особі. Приклад оформлення поданий у дод. Е.
Супровідний лист. Супровідний лист складається при відправленні адресату документів чи матеріальних цінностей. Подібного роду лист виправдовує себе в тих випадках, коли містить додаткові роз'яснення та додається до документа. Зразок оформлення поданий у дод. Ж.
Лист-повідомлення. У даному вигляді ділового листа дається будь-яка інформація, що не вимагає відповіді або підтвердження зі сторони, якій висилається цей лист. Приклад оформлення листа-повідомлення поданий у дод. И.
До комерційних ділових листів належать: листи – запити, оферти, листи-претензії (рекламації).
Дані види комерційної кореспонденції є в письмовій мові реалізацією двостороннього зв'язку.
Лист-запит — це звертання адресанта (установи чи посадової особи) до адресата (іншої установи чи посадової особи) із проханням надати інформацію про певні події, факти, матеріальні цінності тощо. Часто лист-запит — це комерційний документ, звернення покупця до продавця із проханням надати детальну інформацію про необхідний товар чи певні послуги або ж прислати пропозицію на поставку товару. Зразок оформлення листа-запиту подано у дод. К.
Лист-претензія (рекламація), відповідь на нього (дод. Л). Рекламація містить претензії до сторони, яка порушила прийняті на себе за договором зобов'язання та вимоги відшкодування збитків. Вона може бути пред'явлена відносно якості, кількості товарів, термінів поставки і т.п.
Рекламація подається у письмовій формі, з додатком всіх необхідних документів. Якщо вона не може бути врегульована сторонами, то вона переноситься до арбітражу (дод. М).