3. Правила складання ділового листа

Написання тексту листа є трудомістким процесом. Важливе завдання при складанні листа - його інформаційне насичення, тобто включення в нього необхідної кількості інформації. Працівники служби документування повинні намагатися скорочувати обсяг документообігу, що надійшли ло організації, створені нею за певний період, а отже обгрунтовано братися за складання документів цієї групи. Ділові листи рекомендується оформляти лише тоді, коли неможливо вирішити питання в усному спілкуванні.

Виклад тексту ділового листа має бути лаконічним, послідовним, переконливим і конкретним. Факти й події слід висвітлювати об'єктивно, всі аспекти розглядуваного питання викладати зрозуміло, стисло, але достатньо повно.

В ділових листах листах дозволяється порушувати кілька питань. Проте слід ураховувати, що такі листи доводиться обробляти набагато довше, тому доцільно оформляти кілька листів. Декілька питань в одному листі можна порушувати тоді, коли вони взаємопов'язані.

Службові листи надсилають щоб спонукати адресата до дії, роз'яснити йому щось, переконати його в чомусь. Це досягається завдяки чіткості викладання і змістовності тексту.

Для більшості листів характерна повторюваність одних і тих самих зворотів.

Діловий лист оформляють на бланку для ділового листа або на чистому аркуші паперу. Залежно від обсягу тексту використовують аркуші формату А4 або А5.

4. Структура тексту та реквізити ділового листа

Відмітним моментом в написанні ділового листа є його характерна структура. Лист буває одноаспектним і багатоаспектним. Один аспект листа зазвичай складає зміст всього листа, і найчастіше це листи, які не вимагають відповіді. Текст багатоаспектних листів може складатися з наступних аспектів: розділів, пунктів, підпунктів, абзаців. Виклад кожного аспекту необхідно починати з абзацу. Для ділового листування характерна тенденція складання переважно багатоаспектних листів. Текст листа складається з двох логічно пов'язаних частих: вступної та основної. Лист складається зазвичай по схемі:

• вступна частина, яка містить: посилання на документ, його окремі пункти, складання листа, що послужили підставою; констатацію факту, в ній вказуються мета (причина) складання листа. При посиланні на документ вказуються його дані в наступній послідовності: найменування виду документа, автор, дата, реєстраційний номер документа, заголовок.

- основна частина, в якій висловлюється опис події, ситуації, що склалася, їх аналіз і докази, що приводяться. Саме у цій частині необхідно переконати, довести, що в нараді (конференції, круглому столі), що проводиться, необхідно брати участь, що вироблювана продукція або виконувані послуги кращі, що прохання необхідно виконати і т.д.

- висновок, який складається у вигляді прохань, пропозицій, думок, відмов, нагадувань і т.д. Лист може містити тільки одну завершальну частину. Основні питання листа треба чітко сформулювати і розташувати в послідовності, найбільш оптимальній для сприйняття.

Після складання і написання службовий лист необхідно відредагувати.

Листи слід складати з кожного питання окремо, оскільки це значно спрощує й пришвидшує всі операції з обробки і виконання цього документу. Якщо в листі виникає потреба назвати якісь інші установи, організації, підприємства, слід намагатися називати їх якомога точніше і при цьому вказати адресу: адже в кореспондента може з’явитися потреба звернутися туди за розв’язанням свого питання, а пошуки адреси заберуть у нього багато часу і зусиль. Лаконізм листа повинен супроводжуватись точністю викладу - будь-яка похибка може змінити відтінок змісту інформації, ускладнити користування ним.

Ділові листи мають реквізити – складові кожного документа, без яких неможливе їх існування.

Реквізити службового листа:

• 11 - Дата

• 12 - Індекс

• 13 - Посилання на індекс та дату вихідного документа

• 15 - Гриф обмеження доступу до документа

• 16 - Адресат

• 18 - Резолюції

• 19 - Заголовок до тексту

• 20 - Позначка про контроль

• 21 - Текст

• 22 - Позначка про наявність додатка

• 23 - Підпис

• 24 - Гриф погодження

• 26 - Відбиток печатки

• 27 - Прізвище виконавця та номер його телефону

• 28 - Позначка про виконання документа та відправлення його до справи

• 29 - Позначка про перенесення даних на машинний носій

• 30 - Позначка про надходження