1.4 Управління товаропостачанням торгівельного підприємства

Одним із важливих питань, які виникають під час проектування системи товаропостачання роздрібної торговельної мережі, є визначення моменту, в який потрібно поповнювати наявні запаси товарів, щоб не допустити перебоїв у торгівлі. Для цього також рекомендується використовувати теорію управління запасами, у якій враховується, що запас товарів у підприємстві торгівлі (наприклад, магазині) має складатися з двох частин – поточного запасу, який має витрачатися на покриття попиту покупців та страхового запасу, потрібного для гарантування продажу товарів у разі можливих затримок поповнення запасів.

У такій системі для безперебійності продажу товарів товарні запаси поповнюються шляхом завезення наступної партії товарів, замовлення на яку потрібно подавати, коли поточний запас товарів набуває мінімального значення точка замовлення.

Оформлення замовлення на постачання товарів є безпосередньою підставою для завезення товарів у роздрібне торговельне підприємство, яке працівники торгівлі ще називають «заявкою».

Як правило, замовлення складають у двох примірниках за встановленою формою; у ньому наводяться:

– перелік назв товарів, які необхідно завезти в магазин;

– їх основні асортиментні ознаки (вид, сорт, ціна одиниці за прайс-листом та ін.);

– необхідна кількість товарів кожного найменування.

Найбільш досконалою формою організації доставки товарів є їх завезення за погодинними графіками. Час доставки товарів не має збігатися з часом обідньої перерви у магазині. Можлива форма графіка завезення товарів зображена на рис. 1.1.

Рис. 1.1. Форма графіка завезення товарів

Графіки завезення розробляються на основі завчасно розрахованої частоти завезення і розмірів партій. Залежно від прийнятої системи подання замовлень графіки складаються на квартал, місяць, декаду або день.

Здебільшого, графіки завезення розробляються в розрізі днів тижня або чисел місяця; більш зручнішим є графік, складений за днями тижня, оскільки він забезпечує ритмічність і рівномірність доставки товарів. Водночас календаризація графіка за числами місяця дає можливість врахувати наявність особливих днів торгівлі (наприклад, вихідних і святкових), перед якими доцільно передбачити додаткові рейси автомобілів з товарами. Під час розроблення таких графіків важливо не допустити одночасного прибуття товарів від кількох постачальників; у разі завезення товарів за кільцевим маршрутом дати надходження товарів для всіх магазинів одного маршруту мають збігатися.

Одним із варіантів удосконалення організації процесів товаропросування є розроблення графіків, які передбачають доставку окремих товарів (молоко, хліб тощо) у магазини в нічний час, коли водій-експедитор залишає товари і документи в спеціальному приміщенні – шлюзі без участі у прийманні працівників магазину.

Для ефективної організації процесів товаропостачання розробляються графіки відбирання товарів. На практиці дні відбирання товарів передбачаються, як правило, лише для непродовольчих товарів; у зв'язку з меншою складністю асортименту продовольчих товарів у графіках зазначаються лише дні їх завезення. Найбільшого поширення такі графіки набули у системі споживчої кооперації (рис. 1.2).

У практиці торгівлі розрізняють два основні види маршрутів:

1) маятниковий;

2) кільцевий.

Рис. 1.2. Зразок графіків відбирання і завезення товарів

За маятникового маршруту товар на повністю завантаженому автомобілі доставляється в один магазин, після чого автомобіль повертається до постачальника, завантажується і відправляється в інший магазин.

Під час кільцевого маршруту повністю завантажений автомобіль доставляє одним рейсом товари у кілька магазинів, що розташовані на шляху його руху.

Маршрути розробляють з урахуванням вантажопідйомності автомобілів відокремлено з метою завезення продовольчих і непродовольчих товарів. Доцільність вибору того чи іншого виду маршруту визначається потребою у максимальному зниженні витрат на доставку товарів і підтверджується проведенням достатньо складних економічних розрахунків.

Після завезення товарів у магазини інвентарна тара зворотним рейсом автотранспорту має повертатися постачальнику. Контроль за рухом інвентарної тари та її облік покладається на матеріально відповідальну особу складу, з якого ведеться відпуск товарів (наприклад, комірника експедиційного складу), яка у спеціальному журналі записує дату відпуску товарів конкретному покупцеві, інвентарний номер тари і дату її повернення на склад. З метою організації централізованого завезення товарів потрібно також чітко визначити порядок оформлення супровідних документів і приймання товарів, які мають забезпечити повне збереження товарно-матеріальних цінностей. Варто зауважити, що різні постачальники в даний час можуть по-різному організовувати і порядок оформлення цих операцій, і перелік супровідних документів, але здебільшого основними документами у процесі організації товаропостачання є рахунок-фактура, товарно-транспортна накладна і податкова накладна.

Рахунок-фактура, яка супроводжує товар під час його завезення у роздрібну торговельну мережу, виписується (роздруковується за допомогою комп'ютерної техніки) підприємством-постачальником на основі відбірних листів, оформлених товарознавцями. Рахунок-фактуру використовують з метою остаточної перевірки правильності комплектування партії товарів для конкретного замовника, після чого рахунок-фактуру разом з товаром укладають в інвентарну тару, закривають і опломбовують. Передачу інвентарної тари з товарних складів на експедиційний склад реєструють шляхом відмітки номерів окремих тарних місць у спеціальному журналі.