Предисловие

(по материалам сайта: http://www.litsite.ru/2010/12/19/text-word/)

При написании текстовой записки дипломного проекта (или подготавливаемого текстового документа) руководитель дипломного проекта (или выше стоящий начальник) делает студенту (подчиненному)замечание: "Текст не вычитан".

Под этой фразой подразумевается чаще всего некачественная корректура - опечатки, отдельные орфографические ошибки, ошибки в расстановке знаков препинания, неверные отбивки, то есть выравнивания по горизонтали текста.

Как же вычитать свой текст? Что именно надо проверять и исправлять? И как это сделать практически, используя инструменты программы Microsoft Word?

1. Задачи вычитки

Вычитка – это фактически редакционно-издательский процесс. Вычитка — это тотальная проверка отредактированного текста. Её основные задачи:

— выявить орфографические и пунктуационные ошибки;

— выявить всякого рода буквенные опечатки и наборные ошибки, нарушающие технические правила набора текста и его специфических элементов;

— отметить не замеченные ранее смысловые, стилистические или фактические ошибки;

— выбрать приемлемую для данного вида текста форму слов (например, в какой форме будут записаны порядковые и количественные числительные, различные сокращения, единицы измерения, будут ли использоваться имена-отчества или только инициалы);

— выбрать форму знаков препинания (начертание кавычек, скобок, тире);

— выявить однотипные элементы и привести к единообразному оформлению каждую из групп (заголовки, даты, географические названия и другие наименования, термины, знаки препинания, единицы измерения, сокращения, библиографические ссылки, списки и перечни, примечания, подрисуночные подписи, таблицы, формулы, колонтитулы, цитаты, стихотворные строки и многие другие элементы, в зависимости от вида текста и его специфики);

— выявить те места текста, которые могут быть поняты неоднозначно при наборе латинских или русских букв, цифр и знаков, имеющих одинаковую графическую форму (например, буква "З" и цифра "3").

2. План вычитки

Итак, на экране монитора — набранный в программе Microsoft Word текст.

Опираясь на вышеперечисленные задачи вычитки, будем действовать по такой схеме:

1) исправим технические ошибки набора;

2) исправим неверные сочетания знаков препинания;

3) устраним наборную "скоропись" (сокращения — расшифруем, цифры, знаки — запишем в словесной форме);

4) устраним разночтения и противоречия;

5) проверим единообразие оформления текста;

6) проверим орфографию и пунктуацию с помощью вкладки "Правописание".

Почему не начинаем вычитку с проверки правописания? Потому что при внесении правки тоже можно случайно ошибиться. Проверка правописания должна завершать вычитку текста, а не начинать.

3. Процесс вычитки и правки

3.1. Готовимся к работе

3.1.1. Делим окно, в котором открыт файл произведения, на два. Теперь текст расположен в двух окнах: в верхнем и в нижнем.

В дальнейшей работе по вычитке будем вести поиск и вносить правку в том тексте, который находится в верхнем окне. А открывать вкладки "Найти и заменить" и "Правописание" будем в нижнем окне. (Названия вкладок могут быть и в иной формулировке, что зависит от версии программы Microsoft Word, но суть вкладок одна.)

Работа в двух окнах удобна тем, что вкладки не прыгают по экрану вверх-вниз в ходе поиска и проверки.

3.1.2. Делаем текст удобным для чтения:

- если текст набран без абзацных отступов, сделаем так, чтобы отступы были видны;

- если текст набран с выключкой влево (так называемой "рваной строкой"), сделаем так, чтобы строки были одинаковой ширины.

Для выполнения этих двух операций действуем следующим образом:

- выделяем текст (тройной щелчок курсором по левому полю) и в главном меню открываем вкладку "Абзац";

- в поле "Первая строка" устанавливаем абзацный отступ (по умолчанию — 1,25 см или 1,27 см, но можно установить и другой);

- в полях отступов "Слева", "Справа", "Перед", "После" набираем по нулю;

- в поле "Междустрочный" выбираем опцию "Одинарный", "1,5 строки" или "Двойной" (как вам удобнее);

- в поле "Выравнивание" выбираем опцию "По ширине".

Это небольшое форматирование текста может показаться лишним, ведь на страницах форумов, сайтов, блогов абзацные отступы всё равно не будут отображаться, а строки будут выключены по левому краю. Но благодаря нашему форматированию текст становится нагляднее, а это важно, так как нам ещё предстоит с ним работать.