1.3. Работа со справочниками

Просматривать и редактировать справочники системы можно, используя пункт главного меню «Справочники»:

В раскрывающемся меню будут перечислены все справочники, которые включены в текущий интерфейс пользователя.

При выборе конкретного справочника открывается форма списка этого справочника. Например, справочник «Контрагенты»:

Здесь можно просмотреть элементы и группы справочника. Добавить или отредактировать элементы и группы справочника можно с помощью кнопок вспомогательной командной панели:

Либо посредством кнопки «Действия»:

Меню «Действия» командной панели формы списка справочника содержит перечень всех доступных действий с его элементами. Некоторые пункты меню дублируются кнопками-пиктограммами командной панели и клавишами клавиатуры.

Р учное редактирование номера может нарушить уникальность кодов, что может привести к невозможности нумеровать элементы справочника автоматически.

Справочники могут иметь иерархическую структуру. В этом случае информация хранится не только об элементах справочника, но и о группах.

В качестве примера иерархического справочника рассмотрим справочник «Номенклатура»:

Форма списка справочника разделена на две части, в левой части располагается дерево групп справочника:

Дерево групп справочника

Справочник Номенклатура в иерархическом режиме

В нем в виде иерархической структуры представлены все группы справочника.

В правой части окна можно увидеть все элементы, в том числе и группы.

Для переключения режимов необходимо нажать на кнопку .

При просмотре в иерархическом режиме можно видеть сначала группы и элементы первого уровня, потом при выборе одной из групп внутри нее - группы и элементы второго уровня и т.д., как показано на предыдущем рисунке. В не иерархическом режиме видны все группы и элементы в одном общем списке.

Справочник Номенклатура в не иерархическом режиме

В иерархическом справочнике можно переносить группы и элементы из одной группы в другую. Данную операцию можно производить при помощи комбинации клавиш «Ctrl + Shift + М», либо при помощи кнопки на верхней панели окна.

Для того чтобы перенести элемент из одной группы в другую, необходимо найти этот элемент в списке в правой части окна, далее выполнить одно из предложенных выше действий и программа откроет список групп справочника для выбора, в котором надо выбрать ту группу, в которую надо перенести элемент.

Также можно воспользоваться еще одним способом: открыть элемент справочника и в реквизите «Группа номенклатуры» указать новую группу. После этого действия элемент будет перенесен в указанную группу.

Список элементов в любом справочнике можно отсортировать по различным реквизитам. Установить сортировку можно обратившись к пункту меню «Действия» → «Сортировка». Так, например, в справочнике «Номенклатура» можно установить сортировку по коду, наименованию и артикулу товаров. Эта возможность значительно облегчает поиск.

У даление элементов справочника выполняется следующим образом: сначала элемент помечается на удаление с помощью кнопки «Delete», либо кнопкой расположенной на панели инструментов, а затем осуществляется непосредственное удаление элемента. Для этого необходимо воспользоваться функцией «Удаление помеченных объектов» в основном меню «Операции». Если нажать одну из этих кнопок на группе элементов, то программа пометит на удаление все входящие в нее элементы.

Режим «Удаление помеченных объектов» осуществляет контроль ссылочной целостности данных и после этого удаляет элементы. Под ссылочной целостностью в системе понимается отсутствие таких данных, ссылки на которые существуют, но при этом сами данные уже удалены. Если же в системе найдены ссылки на помеченный на удаление объект, то при проверке ссылочной целостности система покажет наличие таких ссылок и не позволит удалить данный объект. В этом случае, для того чтобы осуществить непосредственное удаление, необходимо очистить все ссылки на него.