Предотвращение и устранение пересортицы товара в магазине

Еженедельно в конце рабочей недели старший оператор обязан формировать отчет «Остатки и обороты товаров» по хозяйственной операции «Пересортица товаров» для того, чтобы выявить товар, который ежедневно попадает на «оприходованные излишки». Это необходимо для того, чтобы детально разобраться в причинах образовавшихся излишек.

П ересортица в магазине может возникнуть по следующим причинам:

• продается товар, не прошедший по приходным документам (товар поступает в продажу до проведения приходных накладных, либо приходная накладная поставщика теряется и товар выставляется в продажу без документов);

• ошибки в штрих –коде (карточке) на товар при его оприходовании в информационной системе (товар приходуется на некорректную позицию (карточку));

• неправильно набран продажный код на кассе или на весах при взвешивании товара (продавцы часто путаются в товарном ассортименте, особенно весовом, либо неверно взвешивают товар, либо товар продается в ассортименте, а отсканирован только один из видов в общем количестве);

• неправильная маркировка товара при выставлении в продажу (присваиваются внутренние штрих-коды).

К ак устранить пересортицу в магазине:

Во избежание ситуации возникновения пересортицы товаров, необходимо принять следующие меры:

• товар, поступающий в торговый зал в течение дня, ставить на приход до закрытия кассовой смены;

• запретить вынос товаров в торговый зал до постановки на учет в информационной системе;

• запретить разгрузку товара на рампе без накладной от поставщика;

• службе внутреннего контроля вести реестр поступивших накладных и по окончании рабочего дня сверять реестры накладных с накладными, оприходованными в информационной системе – они должны совпадать. Все расхождения необходимо закрыть до снятия кассовой смены;

• при попадании товара в раздел «оприходованные товары» по документу «Закрытие кассовой смены», операторы обязаны уведомлять об этом лиц, ответственных за товар, для принятия ими мер к исправлению ситуации;

• при оприходовании товара, который поступает (продается) поштучно и упаковками, необходимо приходовать в тех единицах измерения, в которых он будет продаваться;

• при обработке документов по закрытию кассовой смены выполнять регламентные операции по обработке документов в информационной системе, руководствуясь инструкциями Финансовой и IT служб;

• обязательная проверка соответствия первичных документов поставщика и документов в информационной системе по сумме, количеству, сумме НДС;

• исключить случаи занесения штрих-кодов в базу в ручном режиме с накладной;

• провести дополнительное обучение и разъяснительную работу с персоналом, работающим с оборудованием и маркировкой;

• ограничить пользователям работу в оперативном периоде до одного дня. Обязать пользователей делать изменения только корректирующими документами. Выставить всем пользователям права в соответствии с бизнес-процессами компании.

При выполнении всех этих процедур, фактические остатки будут максимально приближены к книжным, что создаст все предпосылки для нормального функционирования всех процессов товародвижения.

Устранять излишки обязательно, так как в результате образовавшейся пересортицы:

• возникает недостача по отдельным номенклатурным позициям, которую не всегда можно компенсировать образующимися излишками;

• создается путаница в бухгалтерском учете и товарных отчетах;

• заказы товара могут быть некорректными, так как они составляются на основании неверных товарных остатков;

• теряется доверие со стороны покупателей, особенно тогда, когда ошибка при оплате товаров произошла не в их пользу;

• пересортица влияет на финансовый результат деятельности (двойное налогообложение).