3.4. Документ «Пересортица товаров» и «Закрытие смены»

Пересортица – это расхождение книжных и фактических остатков в информационной системе.

Наиболее явно такие позиции видны при выгрузке и информационную систему документа «Закрытие кассовой смены», когда продажи товара за день превышают товарный остаток этого товара в базе данных.

Товарные позиции, продажи по которым превысили остаток, автоматически информационной системой ставятся на «оприходованные излишки» по документу «Закрытие кассовой смены».

Документ «Закрытие кассовой смены» - это основной документ розничной реализации, который содержит информацию обо всех продажах магазина за смену и позволяет получить данные о товарообороте.

Большая часть оприходованных позиций (излишки проданного товара), полученные в документе, исправляются в информационной системе документом «Пересортица товаров».

Документ предназначен для устранения возникающей пересортицы.

Документом «Пересортица» в информационной системе осуществляется перенос товарных остатков с одной карточки на другую.

Кроме этого документом «Пересортица» можно оформлять и ряд других операций сходного характера:

• Перетаривание;

• Понижение сортности.

Вызывается из Меню: Документы → Складские акты → Пересортица товаров:

Документ «Пересортица товаров» формирует следующие виды хозяйственных операций:

• пересортица товаров;

• перетаривание товаров;

• пересортица по закрытию смены;

• понижение сортности (переоценка).

Необходимо различать документ Пересортица товаров и документ Пересортица по закрытию смены.

Документ Пересортица товаров, оформляется, когда не правильно оприходован товар или по другим причинам до закрытия смены (кассы).

Документ Пересортица по закрытию смены оформляется после закрытия смены, когда в Z- отчете появились излишки товаров.

Документ «Пересортица товаров»

Создавая новый документ, выбираем вид хозяйственной операции – «Пересортица товаров» - ОК.

В шапке документа «Пересортица товаров» - номер, дата и подразделение заполняется системой автоматически. Организацию пользователь должен выбрать самостоятельно. Ввод элементов номенклатуры в табличную часть документа осуществляется через командную кнопку «Добавить» на панели управления или клавишу «Insert» на клавиатуре.

Документ состоит из двух частей – расходной и приходной:

В левой части Расход, указывается товар, который мы расходуем (убираем), а в правой части Приход, тот товар который будет у нас в продаже.

Дополнительным полем для заполнения является «Причина».

Выбирается из справочника «Статьи доходов и расходов»:

П ри формировании документа Пересортица необходимо знать:

1. Товар в расходную часть документа обязательно выбирается в пределах той же группы и подгруппы, такой же, что и в приходной части;

2. Цена выбранного товара должна быть такой же, как и в приходной части документа;

3. Товар, которым вы заменяете излишки необходимо проверить на наличие в зале магазина, просмотреть остатки товара.

Документ «Закрытие смены»

Документ «Закрытие смены» в информационной системе является основным документом розничной реализации. Документ содержит информацию обо всех продажах магазина за смену, и, как результат, позволяет получить данные о товарообороте.

Документы в системе создаются автоматически, либо при помощи специальной обработки «Прием данных из POS», в зависимости от принятого регламента.

Иногда документ «Закрытие смены» называют Z-отчетом.

Посмотреть журнал документов «Закрытие смены» можно через меню: Документы → Отгрузка ТМЦ → Закрытие кассовой смены или через кнопку :

Если рассмотреть данный документ, то он выглядит следующим образом:

По документу мы видим, дату и кассу продаж, количество и сумму проданного товара за выбранный день, варианты оплаты товаров (наличными, платежными картами), применяемые скидки, пересортицу товаров за смену – закладка оприходованные товары.

На закладке Оприходованные товары, отражаются товары, которые идут в излишки, в результате неправильного оприходования или продажи.

Например, поступило 6 вкусов йогуртов по 5шт, а оператор оприходовал 3 вкуса по 10шт. Продаж на кассе будет осуществляться по 6 вкусам, а на остатках будет числиться только 3 вкуса, а так как программа не может продавать товар без остатков, она сначала приходует этот товар, а затем ставит на расход.

Часто излишки по хлебу, хлеб вынесен в зал, а программу документы поступления еще не занесены.

По весовому товару излишки в пределах 100 гр в результате взвешивания на весах.

Оприходованные товары оформляются документом Пересортица по закрытию смены.

Д анные документ формируется на основании Z-отчета посредством нажатия на кнопку «На основании». Автоматически заполняется шапка документа и в табличную часть встают все оприходанные товары. Не нужные товары удаляются, а на остальные делается переоформление. Документ оформляется так же как документ Пересортица товара.

Если изо дня в день в документе Закрытие смены в оприходованных товарах появляется один и тот же товар, необходимо поднять приходные документы на постпуление этого товара, посмотртеть наличе остатков в программе и в зале магазина и оформить документ Пересортица товара.