4.1. Адміністративна документація забезпечує організацію управління діяльністю підприємства:

• накази, договори, протоколи, заяви, доповідні та службові записки.

Для організації діяльності готелів і туристських комплексів, як і будь-якого підприємства, велике значення має її документальне забезпечення. За допомогою відповідної документації відбувається реалізація організаційних, розпорядчих, контрольних, облікових і довідкових функцій різних служб, забезпечується операційний зв'язок між ними та власне технологія виконання робочих процесів.

Всю документацію, що використовується у підприємствах розміщення туристів, можна розділити на адміністративну й спеціальну.

Адміністративна документація забезпечує організацію управління діяльністю підприємства.

Спеціальна документація використовується тільки на підприємстві певної галузі чи сфери діяльності й відповідає специфіці його роботи.

4.2. Нормативна документація складає документи, що встановлюють певні норми та вимоги до організації діяльності служб:

• різні правила, положення, інструкції та інші документи, що встановлюють порядок виконання робочих процесів.

Правила користування готелем і надання готельних послуг складають зміст основного нормативного документа готельного підприємства. При розміщенні гостя в готелі між ним і готелем фактично укладається договір про оренду готельного номеру на певний час. Договір може мати форму, встановлену діючим законодавством і засвідчену підписами сторін, вважатися укладеним після письмового акцепту готелем направленої йому заявки на бронювання або засвідчуватись розрахунковим документом з установленими реквізитами, який видається споживачу після оформлення документів на проживання. Умови цього договору власне і відображаються у правилах користування готелем і надання готельних послуг.

Проживаючі в готелі користуються правом позачергового обслуговування у підприємствах громадського харчування, зв'язку, служби побуту, що розташовані в готелі.

Персонал готельного підприємства і проживаючі повинні дотримувати тиші та спокою, вживати заходів для забезпечення безпеки проживання, а також безпеки в надзвичайних ситуаціях, бути взаємно ввічливими.

4.3. Експлуатаційно-технологічна документація забезпечує правильну експлуатацію готелю:

• бланки готельного підприємства, документація при бронюванні місць, обліку руху номерного фонду, оформленні поселення, розрахунки з проживаючими, організації виїзду та роботи з багажем;

Експлуатаційно-технологічна документація – це документи, що забезпечують правильну експлуатацію готелю, здійснюють документальне забезпечення всіх технологічних процесів та окремих операцій з прийому й обслуговування гостей у готелі. Експлуатаційно-технологічна документація складає найбільшу частину всієї документації готельного підприємства і в свою чергу має наступні види.

Типові форми – бланки, розроблені на основі типових форм первинних документів, рекомендованих державними статистичними органами, які мають, як правило, однаковий вигляд в усіх готелях з несуттєвими відмінностями, зумовленими відомчими вимогами або специфікою готельного підприємства.

• журнали обліку встановленої форми: журнал обліку громадян, які проживають у готелі;

Журнали обліку встановленої або довільної форми для різного роду обліку. Так, наприклад, журнал обліку громадян, які проживають у готелі, має встановлену форму, мусить бути зброшурованим, прошнурованим, пронумерованим, скріпленим печаткою і періодично перевірятись керівництвом.

Перелік форм первинних документів № Назва документа форми

1-Г Анкета мешканця

2-Г Реєстраційна картка Registration card

3-Г Візитна картка Hotel card

4-Г Рахунок/lnvoice

5-Г Журнал обліку громадян, які проживають у готелі

6-Г Журнал обліку іноземців, які проживають у готелі

7-Г Журнал реєстрації заявок на бронювання номерів

8-Г Касовий звіт

9-Г Відомості руху номерів у готелі

10-Г Журнал осіб, які проживають на поверсі

• журнали обліку довільної форми: ведення білизняного господарства, прийому – здачі зміни, обліку замовлень на послуги і т.д.

Журнал обліку громадян, які проживають у готелі (форма №5-Г) застосовується для обліку усіх осіб, які проживають у номерах готелю. Ведеться він в одному примірнику адміністратором на підставі анкет (форма №1-Г) та реєстраційних карток (форма №2-Г)

На основі зібраного матеріалу на мою думку для конкурентоспроможності готелю «Черемош» доцільно покращити рівень надання послуг, збільшення матеріально-технічну бази, створення рекламної компанії, збільшення та покращення додаткових послуг , співпраця з туристичними компаніями.