Аудит в области внешних закупок

Некоторые руководители, отвечающие за информационное обеспечение пред­приятия, полагают, что их деятельность в области ИТ настолько эффективна, что риск от обращения к внешним источникам будет невелик. Это может соответствовать действительности, однако, нужно сделать следующую оговорку. Необходимость внешних закупок должна быть исследована сразу несколькими экспертами при поддержке высшего звена управления — только тогда может быть гарантирована реалистичная точка зрения. Провести объективное исследование при поддержке лишь своих служб ИТ недостаточно — их мнение с самого начала может носить предвзятый характер. Консультанты, нанятые службами ИТ, часто зависят от них в смысле будущих заказов и цен и потому также сознательно или бессознательно могут искажать результаты.

Незаинтересованные внешние профессионалы действительно могут внести вклад в оценку экономии издержек. Выполнять аудит в области внешних закупок ИТ довольно сложно. Поскольку ситуация быстро меняется и появляются новые приоритеты, постольку трудно определить заранее, какие результаты будут достигнуты при избранном варианте обеспечения предприятия нужными ему ИТ.

Стабильность и качество поставщика

На многие важнейшие вопросы, связанные с использованием внешних источников ИТ, ответа нет. Как поставщик будет работать в течение следующего десятилетия? Как будут изменяться сами информационные технологии? Поставщик, не поощряющий постоянную модернизацию и переподготовку персонала, быстро становится обузой как стратегический партнер. Важна также проверка стабильности его финансового состояния и многие другие факторы.

Ситуация для предприятия обостряется, если требования к ИТ становятся несовместимыми с квалификацией поставщика. Так, у предприятия, которое использует ИТ для интеграции деятельности отдельных производственных подразделений и работает с операционно сильным поставщиком, могут возникнуть проблемы, если оно начинает использовать ИТ в стратегических целях, а у его партнера отсутствуют навыки проектного управления и инноваторская квалификация.

Наконец, между предприятием и внешним источником всегда существует конфликт интересов, которым нужно управлять, чтобы он не стал разрушительным. Каждая сторона заинтересована в получении своей прибыли. Проблема улаживания возникающих на этой основе трений, является сложной и очень деликатной. Способы разрешения возможных разногласий должны быть зафиксированы в контракте. Чем дальше потребитель двигается в сторону стратегического использования ИТ, тем труднее обеспечить согласованность действий с поставщиком.

Управление соответствием партнеров друг другу

Совместимость поставщика и потребителя ИТ на долгосрочный период обеспечивается не только технической квалификацией сторон. Общий подход к решению проблем, совместимые ценности и хорошие индивидуальные отношения между ключевыми фигурами сделки — основа долгосрочного успеха. Разные внешние источники обладают своим стилем и организационной культурой. От чего-то стоит отказаться даже в начале пути, если это позволяет найти партнера, с которым вы сможете работать в течение долгого времени. Информация, собранная в процессе формирования союза, является очень важной для успешного партнерства. Но и этого недостаточно для конечного успеха. На практике особенно важна организационная культура самого предприятия, поскольку спустя несколько лет ключевые фигуры, устанавливающие начальные отношения, могут уйти из бизнеса.