Что заставляет использовать внешние источники?

Хотя потребность во внешних закупках ИТ может быть вызвана разными причинами, все же можно указать некоторые общие, типичные факторы.

На высшем уровне управления всегда задают одни и те же вопросы: можем ли мы использовать информационные технологии, чтобы снижать цены, сохраняя приемлемый уровень качества? Сможем ли мы внедрить перспективные системы в ближайшее время?

Существуют следующие преимущества при использовании внешних источников ИТ:

• возможность привлечения сравнительно дешевой рабочей силы — квалифици­рованных специалистов в области ИТ из других регионов мира;

• реализация жесткого мирового стандарта: весь персонал предприятия должен пройти переаттестацию при переходе на новые ИТ;

• более эффективная структура закупок и лизинга при формировании конфигурации оборудования и программного обеспечения (политика скидок, лучшее использование мощностей);

• рациональное управление избыточными мощностями;

• лучший контроль над лицензиями на программное обеспечение;

• агрессивное управление услугами и временем реакции ИС;

• жесткий контроль над запасами бумаги и других вспомогательных материалов;

• более высокий профессионализм внешних источников, поскольку ИТ — их единственный бизнес.

Узкие места в ИТ на предприятии. Встречаются предприятия, в которых руководители подразделений ИТ пренебрегают возможностью возникновения неконтролируемой ситуации, когда само подразделение неспособно справиться с ростом числа пользователей. Поэтому часто лишь собственные неудачи побуждают обратиться к внешним источникам.

Корпоративная культура. Стиль работы, принятый в компании, может препятствовать внедрению новых ИТ. Использование внешнего источника, инициируемое высшим звеном управления, может дать точку опоры для преодоления этого тупика, поскольку этот источник не связан с традициями предприятия. Точно так же подразделение ИТ без подталкивания извне может отставать от состояния дел в какой-то области, а внешний источник побуждает к использованию новейших технологий.

Смягчение противоречий на предприятии. Независимо от компетентности руко­водителей функциональных подразделений и подразделения ИТ, трения между конеч­ными пользователями и персоналом ИТ существовали всегда. Часто они усиливаются нежеланием профессионалов в области ИТ перейти на язык пользователей, отсутствием возможностей карьерного роста для специалистов предприятия, большими издерж­ками на ИТ, необоснованными требованиями срочного создания новых систем. Все эти сложности может смягчить долгосрочное сотрудничество с квалифицированным внешним источником ИТ.

Другие факторы. Существуют и прочие факторы, делающие привлекательными внешние источники. Некоторые предприятия с низкой технологической культурой испытывают трудности с привлечением и удержанием квалифицированного персонала ИТ. Внешние источники — это путь доступа к услугам специалистов без вовлечения самого предприятия в решение сложных организационных проблем.

Нередко предприятия нуждаются в использовании некоторых важных приложений. Внешние источники разработки дают доступ к технологиям высокого уровня, которые сама организация не может быстро внедрить. Руководители и специалисты предприятия чувствуют, что внешние источники существенно снижают их корпоративный риск, обеспечивая доступ к необходимым знаниям.

Влияние ИТ на стратегию предприятия. Использование предприятием внешних источников ИТ для решения своих проблем в операционной сфере весьма привлекательно, особенно по мере того, как растет бюджет ИТ, а контракты становятся все более важными для поставщика. Чем более предприятие зависит от ИТ операционно, тем больше смысла сотрудничать с профессионалами. Однако, чем значительнее расходы на ИТ, тем более ответственными должны быть такие решения, что предполагает тщательнейший анализ вариантов всех потребностей в новых технологиях. При сверхбольших масштабах на внешний источник падает большая нагрузка и ответственность; он должен показать, что может привнести на предприятие значительную «интеллектуальную энергию» и новые перспективы.

Когда портфель приложений связан с проектами, которые представляют ценность, но не являются жизненно важными, передача этих задач партнеру не является стратегическим риском. Однако, по мере того, как новые системы и процессы начинают оказывать существенное влияние на издержки и на место предприятия в отрасли, решение об использовании внешних источников нужно ставить под контроль, особенно когда оно имеет крупное и хорошо работающее подразделение ИТ.

Проблемы развития. С возрастанием числа высокоструктурированных проектов возрастает роль информационных технологий, в которых конечный результат четко определен, вероятность изменения конечной цели достаточно мала и никакие серьезные организационные изменения не связаны с его реализацией. Внешние источники с доступом к недорогим трудовым ресурсам могут быть весьма эффективны как в смысле издержек, так и качества.

И, наоборот, крупные, слабо структурированные проекты создают проблемы координации, очень неудобные при внешнем исполнении. В слабо структурированных проектах конечный результат часто уточняется по мере внедрения проекта, поскольку пользователи путем проб и ошибок выявляют, в чем же они действительно нуждаются. Такая работа требует постоянного контакта команды разработчиков с потребителями.

Организационное обучение. Опыт предприятия в анализе информационных потоков, существенно облегчает ему способность эффективно управлять использованием внешних источников для разработки систем. Существенными элементами портфеля приложений в таких случаях являются проекты, связанные с реинжинирингом бизнес-процессов или реструктуризацией организации. Реинжиниринг процессов состоит в формировании эффективных процедур выполнения работ, которые могут полностью отличаться от ранее принятых процедур ведения дел на предприятии. Организационная реструктуризация направлена на перепроектирование рабочих мест, на которых будут приниматься решения. Успех обоих типов проектов зависит от того, насколько внутренний персонал готов к радикальному изменению способа своей работы и к существенному сокращению.

Ответственность за организационную реструктуризацию нельзя переложить на внешние источники, хотя их консультации могут помочь в ее выполнении. Предприятие, обладающее опытом таких перестроек, столкнется с меньшими трудностями в определении разделительной линии между ответственностью за успех внешних источников ИТ и ответственностью самого предприятия. Предприятиям же, у которых нет опыта работы с такими проектами, сложно использовать внешние источники в решении этой задачи, трудной уже в самой своей основе. Чем больше опыта в реализации таких проектов, тем легче привлекать внешние источники.

Текущая организация ИТ. Чем в большей степени перспективные разработки и операционная деятельность в области ИТ отделены друг от друга, тем легче вести переговоры по заключению длительного контракта на приобретение ИТ у внешнего источника. Специализирующиеся подразделения ИТ уже накопили достаточный опыт по формированию контрактов с внешними разработчиками и по взаимодействию с функциональными подразделениями предприятия. Отработано также взаимодействие и с остальными подразделениями предприятия.