Контрольные вопросы
По скольким столбцам возможна сортировка?
Чем расширенный фильтр отличается от автофильтра?
Как отключить расширенный фильтр?
Что такое форма? Возможно, ли с помощью формы произвести фильтрацию значений?
Что такое сводная таблица? Что входит в макет сводной таблицы?
Перечислите функции, с помощью которых можно сгруппировать данные в сводной таблице.
Как вычислить итоги в списке?
Работа с базами данных. Система управления базами данных microsoft access
База данных – это организованная структура, предназначенная для хранения информации.
Логическую структуру хранимых в базе данных называют моделью представления данных. К основным моделям данных относятся: иерархическая, сетевая, реляционная.
В иерархической модели связи между данными можно описать с помощью упорядоченного графа или дерева. Упрощенное представление связей между данными в иерархической модели показано на рисунке 1.
Рисунок 7 – Иерархическая структура данных
Иерархическая БД представляет собой упорядоченную совокупность экземпляров данных типа «дерево», содержащих экземпляры типа «запись».
Сетевая модель данных (рисунок 2) позволяет отображать разнообразные взаимосвязи элементов в виде произвольного графа, обобщая тем самым иерархическую модель данных.
Рисунок 8 – Сетевая структура данных
Сетевая БД состоит из набора записей и набора соответствующих связей. На формирование связи особых ограничений не накладывается. Если в иерархической модели запись-потомок могла иметь только одну запись-предка, то в сетевой модели данных запись-потомок может иметь произвольное число записей предков.
Реляционная модель данных основывается на понятии отношение. Отношение представляет собой множество элементов. Наглядной формой отношения является двумерная таблица. Структуру простейшей таблицы образуют столбцы и строки. Их аналогами в структуре простейшей базы данных являются поля и записи. Если записей в таблице пока нет, значит, ее структура образована только набором полей. Изменив состав полей базовой таблицы, изменяется структура базы данных.
Основные свойства полей таблицы:
Имя поля – определяет, заголовки столбцов таблицы
Тип поля – определяет тип данных, которые могут содержаться в данном поле
Размер поля – определяет предельную длину данных, которые могут размещаться в данном поле
Формат поля – определяет способ форматирования данных в ячейках
Маска ввода – определяет форму, в которой вводятся данные в поле
Подпись – определяет заголовок столбца таблицы для данного поля(если подпись не указана, то в качестве заголовка используется свойство Имя поля)
Значение по умолчанию – то значение, которое вводится автоматически
Условие на значение – ограничение, используемое для проверки правильности ввода данных
Сообщение об ошибке – текстовое сообщение, которое выдается автоматически при попытке ввода в поле ошибочных данных
Обязательное поле – свойство, определяющее обязательность заполнения данного поля при наполнении базы данных
Пустые строки – свойство, разрешающее ввод пустых строковых данных
Индексированное поле - если поле обладает этим свойством, все операции, связанные с поиском или сортировкой записей по значению, хранящемуся в данном поле, существенно ускоряются.
СУБД — это комплекс языковых и программных средств, предназначенный для создания, ведения и совместного использования БД многими пользователями.
Обычно с базами данных работают две категории исполнителей. Первая категория – проектировщики. Их задача состоит в разработке структуры таблиц базы данных и согласование ее с заказчиком. Вторая категория исполнителей, работающих с БД – пользователи. Они получают исходную базу данных от проектировщиков и занимаются ее наполнением и обслуживанием. Соответственно СУБД имеет два режима работы: проектировочный и пользовательский. Первый режим предназначен для создания или изменения структуры БД и создания ее объектов. Во втором режиме происходит использование ранее подготовленных объектов для наполнения БД и получения данных из нее.
Основные объекты БД:
Таблицы – это основные объекты БД. В таблице хранятся данные, а также таблицы хранят структуру БД.
Запросы – эти объекты служат для извлечения данных из таблиц и предоставления их пользователю в удобном виде. С помощью запросов выполняют такие операции как отбор данных, их сортировку, фильтрацию. С помощью запросов можно выполнять преобразование данных по заданному алгоритму, создавать новые таблицы, выполнять автоматическое наполнение таблиц данными, импортированными из других источников, выполнять вычисления в таблицах и т.д. особенность запросов состоит в том, что они черпают данные из базовых таблиц и создают на их основе результирующую таблицу.
Формы – это средства для ввода данных. Их функции – предоставить пользователю средства для заполнения только тех полей, которые ему заполнять положено. С помощью форм данные можно не только вводить, но и отображать.
Отчеты. По своим свойствам они похожи на формы, но предназначены только для вывода данных, причем на печатающее устройство.
Макросы и модули. Эти категории объектов предназначены для автоматизации повторяющихся операций при работе с СУБД, так и для создания новых функций путем программирования. Макросы состоят из последовательности внутренних команд и являются одним из средств автоматизации работы. Модули создаются средствами внешнего языка программирования.
Типы данных.
Текстовый –тип данных, используемый для хранения обычного неформатированного текста ограниченного размера (до 255 символов)
Поле Memo – служит для хранения больших объемов текста.
Числовой – для хранения действительных чисел
Дата/время- служит для хранения календарных дат и времени
Денежный – тип данных для хранения денежных сумм.
Счетчик – специальный тип данных для уникальных (не повторяющихся в поле) натуральных чисел с автоматическим наращиванием
Логический - для хранения логических значений
Поле объекта OLE – специальный тип данных служит для хранения мультимедийных объектов, изображений
Гиперссылка – специальное поле для хранения адресов Интернета.