1.3. Факторы, влияющие на формирование организации

Факторы, определяющие строение организации, подразделяются на внешние и внутренние. Внешние факторы определяются окружающей средой организации и ее взаимосвязями.

1) В условиях неопределенности окружающая среда существенно влияет на менеджмент и функционирование организации. Организации – открытые социальные системы. Большинство из них тесно связаны с сотнями элементов окружающей среды. Изменчивость и сложность среды определяет структуру организации и ее деятельность. Большая часть решений, видов и результатов деятельности организации появляются под влиянием окружающей среды.

Окружающую среду организаций характеризуют неопределенность и зависимость от ресурсов. Неопределенность связана со стабильностью и нестабильностью окружающей среды и ее простотой или сложностью. Зависимость от ресурсов создается дефицитом материальных или финансовых ресурсов, необходимых организации.

Проектирование организации логически обосновано, когда при ее разработке учитывается окружающая среда. Организация старается выжить и быть эффективной в мире, характеризующемся неопределенностью и дефицитом. Для борьбы с неопределенностью в организациях должны создаваться особые подразделения и должности. Организацию можно представить себе, как ядро, содержащее подразделения, которые служат буфером для неопределенности окружающей среды. Информацию о среде поставляют сотрудники, осуществляющие пограничное взаимодействие.

Сложность и изменчивость окружающей среды особым образом влияют на внутреннюю сложность организации и ее адаптивные возможности. При высокой неопределенности больше ресурсов должно поступать в подразделения, занимающиеся планированием, специфическими элементами окружающей среды и интегрирующие различные формы внутренней активности.

2) Самым важным фактором, определяющем структуру организации, являются межорганизационные взаимосвязи. Организация может охватывать несколько сфер бизнеса и быть включенной в плотную сеть связей с другими компаниями. В зависимости от своего местоположения и имеющихся проблем, организации могут конкурировать и сотрудничать в одно и то же время. Медлительность и неадаптивность старых предприятий позволяют процветать новым организациям. Менеджерам важно принимать во внимание межорганизационные связи и уметь сознательно ими управлять.

3) Организации, работающие на внешнеэкономических рынках, должны проектировать свою структуру с учетом сложности международной окружающей среды. В своем развитии организации проходят четыре стадии: ориентацию на внутренний рынок, на международный рынок, стадию мультинациональной ориентации, и глобальную стадию. Обычно сначала организации создают отдел экспорта (внешнеэкономический отдел); далее его заменяет международное подразделение, постепенно развивающееся в глобальную региональную или продуктную дивизиональную структуру. Региональные структуры особенно эффективны для организаций, в своей стратегии руководствующихся многонациональным мышлением. Это означает, что товары и услуги приспосабливают к местным нуждам и культуре. Гигантские глобальные фирмы могут использовать матричную структуру, позволяющую одновременно удовлетворять местным и мировым нуждам. Многие фирмы используют гибридные структуры, комбинируя элементы двух и более разных структур, позволяющие удовлетворять динамичным условиям глобальной окружающей среды.

4) Наиболее важный внутренний фактор, влияющий на проектирование структуры организации, касается технологии. В высокопроизводительных организациях имеется тесная связь между их технологией и структурой. Технологию и структуру так же можно соотнести со стратегией организации, что позволяет реагировать на новые требования среды и получать преимущества в конкурентной борьбе.

Новые гибкие производственные системы, которые начинают использовать организации, оказывают огромное влияние на конструирование организации. Гибкие производственные системы делают структуру организации более органичной, как в подразделениях, так и в управленческой иерархии. Новые технологии вытесняют рутинные работы, предоставляют сотрудникам большую автономию, делают труд интереснее, поощряют работу в командах и позволяют организации быть более гибкой и мобильной. Новые технологии делают производственные задачи богаче, что приносит работникам удовлетворение.

5) По мере своего роста и взросления организации проходят через отдельные стадии жизненного цикла. Структура организации, внутренние системы и управленческие проблемы на каждой стадии развития различны. Рост организации может привести к кризису или гибели. Основная задача менеджмента заключается в том, чтобы провести организацию через все стадии с наименьшими потерями и потрясениями. Бюрократизация является основным недостатком роста организации, увеличения ее размера и усложнения ее управленческой структуры. Что бы преодолеть недостатки бюрократии организация должна сделать свою структуру более плоской, сократить количество правил и поток письменной документации.