3. Порядок обработки первичных документов в бухгалтерии, документооборот.

В бухгалтерии организации документы хранятся в специальных помещениях или в запирающихся шкафах под ответственностью главного бухгалтера или лиц, им уполномоченных.

Поступающие в бухгалтерию документы подвергаются следующим этапам обработки: проверке, оценке, контировке, группировке, включению документа в учетные регистры.

1) Проверка осуществляется в три этапа и может быть:

-формальной (проверка наличия и подлинности подписей ответственных лиц, соответствия правилам оформления документа, наличия приложений, перечисленных в документе),

-арифметической (проверка правильности подсчета и выведения итогов и других арифметических действий).

-по существу (выяснение соответствия хозяйственных операций действующему законодательству, правилам выполнения этих операций, установленным нормам, сметам или плановым заданиям, а также их хозяйственной целесообразности).

Если при проверке документа обнаруживают ошибки, то его возвращают составителям для исправления или нового составления.

2) Оценка. Некоторые из бухгалтерских документов в процессе бухгалтерской обработки подлежат оценке в денежной форме, которая производится посредством таксировки.

Таксировка (расценка) предусматривает перевод натуральных и трудовых измерителей в обобщающий денежный измеритель.

Как правило, эта процедура осуществляется в самом первичном документе путем умножения соответствующего количества в натуре (м, кг и пр.) на цену за единицу.

Например, лимитно-заборные карты поступают со склада в бухгалтерию с указанием только отпущенного количества материалов, которое бухгалтер умножает на цену материала, т.е. осуществляет расценку, или таксировку.

Если в документе указан трудовой измеритель, выраженный в единицах времени – рабочих днях, часах, минутах, то его величина умножается на стоимость единицы данного времени.

3) Контировка – указание в первичном документе бухгалтерской записи, то есть корреспонденции счетов по конкретной хозяйственной операции, вытекающей из содержания документа.

Этот этап представляет собой более высокий уровень работы с документами, поэтому данная процедура выполняется, как правило, бухгалтером, занятым на самостоятельном отдельном участке учетного процесса.

Для представления бухгалтерской записи в первичном документе предусмотрено определенное место. Если имеет место сводный документ, то указанная запись фиксируется в конце документа.

4)Группировкапредставляет собой сортировку и подбор документов в пачки, однородные по экономическому содержанию зафиксированных в них хозяйственных операций.

Цель группировки – подготовить сводные данные по движению отдельных видов имущества и обязательств за отчетный период. Тем самым упрощается ведение первичного учета.

5) Включение документа в учетные регистры.

Этот этап является завершающим в обработке первичного документа в бухгалтерии предприятия, и он заключается в заполнении на основании первичного документа соответствующего регистра ведения бухгалтерского учета.

Сочетание различных учетных регистров и технических средств обработки информации образуют различные формы ведения бухгалтерского учета.

Различают простую, упрощенную с использованием ведомостей, мемориально –ордерную, журнально –ордерную, компьютеризированную формы ведения учета.

Документооборот

Свой жизненный цикл документы завершают, попадая в архив, где должны храниться в течение установленного для них времени.

Маршрут и время прохождения документов по всем инстанциям от момента составления или получения от других организаций до сдачи в архив называетсядокументооборотом.

Основными этапами документооборота являются:

1) составление документов в оперативной работе;

2) прием документов бухгалтерией;

3) отражение документов в системе учетных записей;

4) передача документов в архив.

Документооборот по каждому виду документов может представляться в виде инструкций, таблиц, графиков.

В разрабатываемом и утверждаемом главным бухгалтером графике документооборота определяется порядок создание первичных документов и сроки их передачи для отражения в бухгалтерском учете.

Задача правильной организации документооборота состоит в том, чтобы обеспечить нормальное движение документов.

В каждой инстанции документ должен находиться строго определенный срок. Для этого в организациях необходимо установить маршрут прохождения документа, срок его нахождения у каждого исполнителя.

Переданные в архив организации документы бухгалтерского учета хранятся в течение срока, устанавливаемого в соответствии с правилами организации государственного архивного дела.

В текущем бухгалтерском архиве документы подлежат хранению в течение одного года. По истечении годичного срока документы передаются в постоянный архив. Сроки хранения документов в нем зависят от их вида и устанавливаются Правительством Российской Федерации. Минимальный срок хранения бухгалтерских документов 3 года, а для большинства документов сроки хранения составляют не менее 5 лет.

Ответственность за архивацию документов бухгалтерского учета несет руководитель организации.