1.4. Опрацювання і рух заявки

За три робочих дні до планованого дня заїзду адміністратор проглядає і визначає всі заявки що потребують особливої уваги (готівковий та безготівковий розрахунок). Про ці заявки доповідають старшому адміністратору (вирішує питання самостійно або доповідає заступнику чи начальнику служби бронювання). Заявки сортуються за формою оплати. Особливу увагу звертають на заявки з формою оплати по безготівковому розрахунку та нестандартній формі оплати.

За одну добу до запланованого дня заїзду відпрацьовані заявки передають старшому адміністратору групи бронювання для підготовки заїзду наступного дня і для резервування номерів. За пів доби до заїзду заявку із присвоєнням номерів броні направляють у службу портьє.

Взаємодія служб при роботі з заявкою на бронювання може здійснюватися залежно від порядку затвердженого керівником готелю.

Бухгалтерія отримавши підписаний договір із тур фірмою зобов’язана отримати передплату (аванс) за обслуговування туристів або гарантійну суму (депозит), що може бути витрачена у разі затримки оплат. Бухгалтер робить оцінку-дозвіл на бронювання на заявці. Оцінка дозволяє відділу бронювання здійснювати бронювання номерів.

Спочатку виконується бронювання, щоб були гарантовані місця. Потім заявку направляють у бухгалтерію для виписки рахунку за обслуговування. Бухгалтерія за 7 днів до прибуття починає контролювати надходження грошей. Після оплати безготівкові заявки передають у службу портьє.

Адміністратор щодня (в робочі дні) отримує зведення з бухгалтерії стосовно наявності коштів на рахунках організацій, про заявки від організацій що мають заборгованість перед готелем ( заявки не приймають до погашення заборгованості та оплати готівкою по цінам готелю).

Якщо на заявці обумовлено харчування, то адміністратор передає копію , комп’ютерну роздруківку із зведеннями про ресторан ( блок, поверх), кількість людей, дату заїзду виїзду у службу харчування.

1.5.Підтвердження заявки.

Підтвердження заброньованих послуг – згода готелю щодо виконання замовленого обумовленого переліку основних і додаткових послуг згідно з заявкою.

Заявки що надходять в відділ бронювання вводяться в комп’ютер і їм автоматично присвоюється номер ( він і є реєстраційним номером). Реєстраційний номер повідомляється організації що надіслала заявку і надсилається підтвердження. Адміністратор на заявці вказує номер броні, дату введення заявки і ставить свій підпис.

Поточні та перспективні заявки при надходженні вводять в комп’ютер, їм присвоюють номери броні й направляють у службу портьє. Всі заявки розкладають у папки по дням поточного місяця або по місяцям. Якщо заявка надійшла від приватної особи або по телефону підтвердження не надсилається.

Підтвердження

• Додатково вказується № заявки на бронювання (якщо не підписано угоду про співпрацю)

• Тип номеру, кількість номерів, вартість проживання за одну добу

Відмова в бронюванні послуг – відмова готелю в бронюванні основних і додаткових послуг готелю у визначений договором термін.