3. Бухгалтерские документы: классификация, порядок составления и хранения. Понятие «документооборот».

Бухгалтерские документы можно классифицировать по семи основаниям.

По назначению:

1) распорядительные (доверенность, платежное поручение);

2) оправдательные (накладные, платежные требования);

3) бухгалтерского оформления (ведомости, справки, расчеты);

4) комбинированные (кассовые ордера, авансовые отчеты);

По содержанию операции:

1) материальные (приходный ордер);

2) денежные (платежное поручение);

3) расчетные (счет-фактура).

По порядку отражения операции:

1) первичные (чек, кассовый ордер);

2) сводные (кассовый отчет);

3) разовые (чеки, платежные требования).

По способу охвата операции:

1) разовые (чеки, платежные требования);

2) накопительные (лимитно-заборная карта и др.).

По количеству учитываемых позиций:

1) однострочные (документы, имеющие одну учетную позицию);

2) многострочные (расчетно-платежная ведомость).

По месту составления:

1) внешние (счета-фактуры, товарно-транспортные накладные);

2) внутренние (накладные, кассовые ордера);

По степени использования средств механизации:

1) заполняемые на машинах полностью или частично (машинно-считываемые документы, дуэаль-карты);

2) заполняемые ручным способом (накладная, чек и др.).

Документы следует составлять на бланках установленной формы с заполнением всех реквизитов. Если некоторые реквизиты не заполнены, то свободное место прочеркивают.

Запись в документах делают чернилами, шариковой ручкой или на пишущих и счетных машинах. В денежных документах сумму указывают цифрами и прописью. Документы должны быть оформлены аккуратно, текст и цифры написаны четко и разборчиво. Если в тексте или цифрах допущена ошибка, ее следует зачеркнуть (так, чтобы можно было прочесть зачеркнутое) и написать сверху правильный текст или сумму. Затем правильный текст или сумму повторяют на полях документа и заверяют подписью лица, оформляющего документ.

Поступающие в бухгалтерию документы обязательно проверяют. Прежде всего производят проверку по форме, в процессе которой устанавливают необходимое количество заполненных реквизитов, наличие и правильность подписей, четкость и разборчивость заполнения документа. Затем осуществляют арифметическую проверку, при которой определяют правильность подсчетов в документе. После этого документы проверяют по существу, устанавливают законность и целесообразность хозяйственных операций.

Проверенные и принятые бухгалтерией документы подвергаются бухгалтерской обработке, которая включает в себя их расценку, группировку и разметку (контировку).

Согласно Положению о документах и доку­ментообороте в бухгалтерском учете, кото­рое утверждено приказом Минфина России от 29 июля 1983 г. № 105, первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы подлежат обязательной передаче в архив. До этого они должны находиться в бухгал­терии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственно­стью уполномоченных лиц.

Обработанные вручную первичные до­кументы текущего месяца, относящиеся к определенному учетному регистру, комплектуются в хронологическом порядке и сопровождаются справкой для архива.

Кассовые ордера, авансовые отчеты, вы­писки банка с относящимися к ним до­кументами должны быть подобраны в хро­нологическом порядке и переплетены. От­дельные виды документов могут храниться непереплетенными, но подшитыми в папках во избежание их утери или злоупотреблений. Фирма (так же как и индивидуальный предприниматель) может создать свой соб­ственный архив либо воспользоваться услу­гами хранения государственного или муни­ципального архива (ч. 2 ст. 13, ч. 4 ст. 18 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ; да­лее – Закон № 125-ФЗ).

При наличии собственного архива не­обходимо исполнение определенных обя­занностей. Среди них:

• создание финансовых, материально-тех­нических и иных условий, необходимых для комплектования, хранения, учета и ис­пользования архивных документов;

• предоставление создаваемым архивам зда­ния и (или) помещения, отвечающих нормативным требованиям хранения ар­хивных документов и условиям труда работников архивов (ч. 1 ст. 15 Закона № 125-ФЗ);

• обеспечение сохранности архивных доку­ментов в течение установленных сроков их хранения (ч. 1 ст. 17 Закона № 125-ФЗ).

Таким образом, под архив должно быть выделено отдельное помещение со специ­альными полками, стеллажами или глухи­ми шкафами. Для защиты документов от выцветания на окна, при их наличии, уста­навливают жалюзи или вешают шторы.

Документооборот – движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.