2. Протокольні моменти проведення дипломатичних прийнять

Кожний прийом потребує ретельної підготовки. Головне – правильно обрати вид прийому з урахуванням мети його проведення, визначити місце проведення, скласти список запрошених, заздалегідь підготувати на розіслання запрошення, скласти меню і план розсадження за столом, якщо йдеться про сніданок, обід чи вечерю. Якщо прийом організовується в резиденції посла або посольстві, особлива увага приділяється підготовці приміщень, сервіруванню столів, інструктажу офіціантів, які будуть обслуговувати прийом.

Якщо прийом влаштовують поза посольством, то обирається ресторан з гарною кухнею і високою культурою обслуговування.

При влаштуванні дипломатичних прийомів необхідно звертати увагу на такі основні моменти їх проведення.

1. При визначеннні дати прийому слід передбачити, що прийоми не організовуються у святкові та неробочі дні, в мусульман – у релігійне свято «рамадан», а також у дні національного трауру (а призначені раніше в цьому випадку відміняються) [15].

2. Одним із найважливіших елементів підготовчої роботи є складання списку осіб, що запрошуються на прийом. Визначається загальна чисельність і ділова необхідність контакту з тією чи іншою особою, яка може бути запрошена. На прийом на честь високого гостя чи іноземної делегації, що перебувають з офіційним візитом, крім супроводжуючих осіб та членів делегації, запрошуються посол країни-гостя та старші дипломатичні співробітники посольства. Іноземні дипломати присутні на прийомах, присвячених національним святам країн, а також на представницьких заходах посольств, які проводяться за порядком їхньої повсякденної діяльності. На великі прийоми з нагоди національних свят запрошуються керівники держави, представники відомств і громадських організацій, діячі культури і науки, журналісти, релігійні лідери, колеги з дипломатичного корпусу. Обережно слід підходити до запрошення представників опозиційних партій у деяких країнах. При складанні списка запрошених неможливо уникнути того, що дехто із запрошених через різні причини не зможе бути присутнім на прийомі. Цей так званий «відсоток відсіву» враховується при складанні кошторису на проведення прийому [1].

3. На прийом гостей запрошують за допомогою письмових запрошень, які надсилаються за два - три тижні до дня проведення заходу. Якщо запрошення розсилаються пізніше, то у господарів може не бути часу знайти заміну для гостя, який не зможе прийняти запрошення. Якщо запрошення надіслані занадто рано, цим можна поставити у незручне становище гостя, який під певним приводом хоче відмовитися від участі в прийомі.

Запрошення надсилаються посильними або кур’єрами, рідше – поштою.

Бланки запрошень виготовляються друкарським способом, а прізвище, посада запрошеного, вид прийому, день, час і місце його проведення вписуються власноручно. Всі ці дані можуть бути надруковані і на комп’ютері (або друкарській машинці), але це вважається менш ввічливим.

На запрошенні на прийом з розсадженям в правому нижньому куті бланка запрошення ставлять букви R.S.V.P. (repondez, s’il vous plait – прохання відповісти (франц.)). Про запрошення головного високого гостя на прийом посол попередньо усно з ним домовляється і лише після отримання згоди надсилає запрошення. Тоді букви R.S.V.P. закреслюють і замість них пишуть “p.m.” (pour memoire – для пам’яті).

На письмові запрошення потрібно дати відповідь негайно, бажано протягом доби. Відповідь дається від третьої особи і виглядає наступним чином:

«Надзвичайний і Повноважний Посол України і пані (ім'я і прізвище дружини Посла) мають честь підтвердити отримання люб'язного запрошення пана Президента і пані (ім'я та прізвище дружини Президента) на сніданок (обід, вечерю) у вівторок, 15 квітня, о 18 годині, яке вони із задоволенням приймають».

Зразок відповіді-відмови:

«Надзвичайний і Повноважний Посол України і пані (ім'я і прізвище дружини Посла) у зв'язку з від’їздом у найближчі дні до України, на жаль, не зможуть прийняти люб'язне запрошення пана Міністра та його дружини на обід в п'ятницю 11 липня цього року».

Після отримання згоди запрошеної особи відвідати прийом господар чи господиня повинні надіслати йому листівку з вказанням практичних деталей заходу, в якій слід перерахувати гостей з їхніми титулами та посадами, які вони займають.

Якщо передбачається парадна форма одягу, то в лівому нижньому куті на запрошенні вказують вид одягу. Жінки в таких випадках повинні бути у вечірніх платтях.

Після прийому варто віддячитись господарям за виявлену гостинність. Форма подяки залежить від виду прийому та звичаїв країни. Можна надіслати господині букет квітів або написати листа приблизно наступного змісту:

“Шановна пані______________!

Пишемо Вам, щоб висловити свою подяку за гостинність, яку Ви нам вчора продемонстрували.

Вечеря була чудовою, і ми дуже вдячні Вам за люб’язне запрошення.

З повагою, __________________”

4. На прийомах з розсаджуванням гостей садовлять за стіл у строго визначеному порядку. Місця за столом поділяються на більш і менш почесні. Найбільш почесним є місце справа від господині (на прийомі з участю жінок) і справа від господаря (на чоловічому прийомі). Потім ідуть місця зліва від господині, зліва від господаря. По мірі віддалення від господаря та господині місця стають все менш почесними. На прийомі, де присутні лише чоловіки, головному гостю можна запропонувати місце за столом навпроти господаря. Важливо забезпечити розсадку таким чином, щоб на найпочесніших місцях сиділи найпочесніші гості. Неврахування цього правила може трактуватися як навмисне ігнорування гостя і нанесення образи престижу держави, яку він представляє. При розсадці слід враховувати наступні правила:

• жінку не садовлять поруч з жінкою, а мужчину – з мужчиною;

• чоловіка не садовлять поруч з власною дружиною;

• жінку не садовлять в кінці столу.

Звичайно, ці правила можуть бути порушені, якщо цього вимагатимуть традиції країни.

Слід продумати, щоб гості могли спілкуватися без перекладачів. Варто підбирати склад запрошених та розсаджувати їх за столом таким чином, щоб між ними не могли виникнути конфлікти на політичному, соціальному чи іншому грунті.

5. Розсаджуючи гостей за святковим столом, потрібно керуватися принципом старшинства. Старшинство серед дипломатів визначається на основі дипломатичних рангів. Старшинство дипломатів одного рангу визначається часом перебування в країні.

Складніше визначити старшинство політичних і громадських діячів, представників ділових кіл, преси. В цьому питанні повинна допомогти протокольна служба країни перебування. Слід пам’ятати і про те, що дружині присвоюється старшинство чоловіка. Це правило допомагає зробити правильне розсаджування на прийомах.

Якщо на прийомі для чоловіків (без дружин) планується надання почесного місця – з правої сторони від господаря – почесному гостю, господар повинен уникнути запрошення особи, яка має ранг, вищий від рангу почесного гостя (у такому випадку почесне місце повинна посісти особа з найвищим рангом, а не почесний гість). Якщо ж серед запрошених є гість, ранг якого вищий за ранг почесного гостя, господар може вибрати один з варіантів вирішення проблеми:

1. визначити гостя з найвищим рангом як другого співгосподаря, якщо це прийом для офіційних осіб без дружин;

2. попросити особу з найвищим рангом передати своє право на почесне місце почесному гостю;

3. розсадити гостей відповідно до старшинства і рангів, навіть якщо почесний гість займе місце далеко від господаря;

4. розмістити гостей за двома або більше столами, створивши тим самим додаткову кількість почесних місць.

В дипломатичній практиці часто використовують круглий стіл. Принцип розсаджування за ним такий самий, як і за прямокутним. Круглий стіл є зручним, коли статус учасників прийому приблизно однаковий.

Порушення правил розсаджування може бути витлумачене як свідома образа як особисто гостя, так і країни, яку він представляє.

Для того, щоб полегшити складання плану розсадки, загальний список запрошених потрібно розділити на дві частини. Це можна продемонструвати на наступному прикладі:

Іноземні гості	Гості зі сторони, що приймає
Міністр закордонних справ Латвії	Посол (господар)
Дружина міністра	Дружина посла (господиня)
Посол Латвії	Радник-посланник
Дружина посла	Дружина радника-посланника
Заступник міністра	Радник посольства
Дружина заступника міністра	Перший секретар
Радник міністра	Другий секретар
Дружина радника міністра	Аташе

У цьому випадку варіант розсаджування може виглядати наступним чином:

В хід

Аташе Радник міністра Дружина заступника міністра Посол Латвії Господиня Міністр закордонних справ Латвії Дружина радника-посланника Радник посольства	14 13	Другий секретар Дружина радника міністра Радник-посланник Дружина міністра закордонних справ Латвії Господар Дружина посла Латвії Заступник міністра Перший секретар
	11 10
	7 6
	3 2
	* *
	1 4
	5 8
	9 12

Найпоширеніші схеми розсаджування на дипломатичних прийомах наведені в додатку Б.

У дипломатичному протоколі склалася практика визначення місць за столом. Друкуються кувертні картки – невеликі білі прямокутники із цупкого паперу з написаннями від руки або надрукованими на комп’ютері (друкарській машинці) прізвищами учасників прийому.

У залі, де збираються гості і подаються напої, на невеличкому столику виставляється план розміщення столів. Відповідно до плану кожне місце за столом позначене кувертною карткою. Запрошені на прийом гості знайомляться з планом, знаходять свої місця, уточнюють прізвища сусідів по столу тощо.

Перед входом до зали гостей зустрічає господар прийому з дружиною. Кульмінацією зустрічі є приїзд почесного гостя. Поява господаря з почесним гостем у залі означає офіційний початок прийому.

6. На прийом першими з’являються нижчі за рангом гості, потім вищі, а розходяться у зворотному порядку, як правило, поступово. Після закінчення прийому головний гість у супроводі господаря першим залишає прийом. Правила ввічливості вимагають своєчасно з’являтися на прийом і своєчасно його залишити.

7. Якщо під час прийому передбачається обмін промовами або тостами, господар повинен послати почесному гостю копію своєї промови або тоста, щоб той міг підготувати відповідь.

Тост та відповідь на нього повинні бути на одній і тій же мові. Якщо неможливо користуватися рідною мовою почесного гостя, обирають мову, яку розуміють обидва виступаючі.

Тост повинен включати:

1. вітання на адресу почесного гостя;

2. загальні положення, які стали приводом для зустрічі;

3. загальноприйняту форму побажання главі держави, почесним гостям процвітання країни та щастя її народові.

Відповідь повинна містити:

1. подяку за виявлену гостинність;

2. схвалення взаємної зацікавленості у зустрічі та запевнення у взаємності дружніх почуттів;

3. добрі побажання главі держави, почесним гостям, побажання процвітання народу і країні [20].

Розміри приміщень, де влаштовуються прийоми, повинні відповідати кількості запрошених і можливостям обслуговування. Меню на дипломатичних прийомах повинно мати національний колорит. Всі страви повинні бути смачними і гарно сервірованими. На прийомі прийнято використовувати посуд високої якості: кришталь, порцеляну, срібло. Живі квіти на столах і у вітальні надають приміщенням святковості і комфорту. Інколи квіти підбирають так, щоб вони відповідали кольору національного прапора країни високого гостя [15].

В дипломатичній практиці широко використовуються візитні картки. Ними користуються при встановленні та підтриманні контактів з урядовими, дипломатичними, діловими та суспільними колами країни.

Візитну картку використовують у таких випадках:

1. для заочного представлення її власника;

2. для привітання з певною подією – національним чи іншим святом, днем народження і т.д.;

3. для висловлення співчуття;

4. щоб висловити свою подяку;

5. у певних випадках візитна картка надсилається у відповідь на нанесений візит;

6. з візитною карткою можна надіслати сувенір, квіти, книгу і т. ін.

У міжнародній практиці встановилися наступні символи, які виражають певне ставлення власника картки до особи, якій вона надсилається. Ці символи (букви латинського алфавіту) пишуться в лівому куті візиткої картки:

p.f.- привітання (pour feliciter);

p.r. – висловлення подяки (pour remercier);

p.c. – висловлення співчуття (pour condoleance);

p.f.N.A. – привітання з Новим роком (pour feliciter Nouvel An);

p.p. – заочне представлення новоприбулої особи (pour presenter);

p.p.c. – висловлення прощання у зв’язку з остаточним від’їздом, коли не здійснюється прощальний візит (pour prende conge) [1].