Тема 4. Протокольні особливості дипломатичного листування

1. Основні види документів дипломатичного листування

Дипломатичне листування є надзвичайно важливим аспектом багатогранної повсякденної дипломатичної практики. При підготовці будь-якого дипломатичного документа необхідне добре знання питання, про яке йдеться в документі: його історії, стану проблеми на момент складання документа, юридичних, зовнішньополітичних аспектів проблеми. Складання документів займає 80-90 % часу дипломатів вищих та середніх рангів міністерства [14]. Дипломатія знає багато випадків, коли через недбалість в оформленні документів виникали непорозуміння або навіть індиденти.

Дипломатичне листування передбачає дотримання традиційних правил дипломатичного протоколу. Вироблені протягом тривалого історичного часу, ці правила є загальноприйнятими в міжнародній дипломатичній діяльності і їх слід розглядати як обов'язкові для використання.

В дипломатиному листуванні останніх років відображаються найбільш значимі глобальні проблеми: збереження природного середовища, подолання відсталості країн “третього світу”, боротьба з хворобами, пошук альтернативних джерел енергії та ін. [1]

Документи зовнішньодипломатичного листування займають особливе місце в дипломатичній діяльності і стосуються контактів МЗС та його структур з представництвами іноземних держав.

До документів зовнішньодипломатичного листування належать:

1) особисті (підписні) ноти;

2) вербальні ноти;

3) пам'ятні записки;

4) меморандуми;

5) особисті листи неофіційного характеру.

Усі вони різняться між собою як за змістом, так і за технічним оформленням. Зупинимося більш детально на особливостях підготовки основних документів дипломатичного листування.

1. Особиста нота

Особиста нота направляється з питань важливого і принципового характеру або містить інформацію про якусь політичну подію (наприклад, зміну державного устрою, оформлення домовленості з того чи іншого важливого питання двосторонніх відно­син і т. д). Вона має форму листа, складеного від першої особи, і адресується теж певній конкретній особі (державному діячеві, офіційній особі іншої держави) [5].

Особиста нота має таку структуру:

1. у правому верхньому кутку друкується місто і дата, коли був складений документ;

2. звертання - найбільш поширеною формою звертання є: «Ша­новний пане Міністре», «Шановний пане Посол». Воно покликане приязно налаштувати отримувача особистої ноти щодо змісту тексту;

3. змістова частина документа. Текст, як правило, розпочи­нається словами «маю честь». В особистій ноті, що містить співчуття або протест, слова «маю честь» пропускаються;

4. комплімент (формула ввічливості), яким автор засвідчує свою повагу. Тональність особистих нот може бути більш або менш теплою залежно від її призначення. Дружелюбність ноти підкреслюють такі слова компліменту, як: “прошу прийняти мої запевнення в найвищій повазі (вельми високій повазі)” і т. ін. Характер комплімента повинен враховувати принцип взаємності, особливо у випадках направлення особистої ноти у відповідь;

5. особистий підпис;

6. адреса - в особистій ноті друкується у лівому нижньому кутку першої сторінки, незалежно від їхньої загальної кількості. В адресі зазначається ранг особи, якій направляється нота. Ця ж адреса дублюється на конверті.

Печатка, а також прізвище і посада особи, що підписує ноту, в ній не проставляються. Особиста нота друкується на спеціальному нотному бланку. На бланку особистої ноти проставляються елемент державної символіки (найчастіше герб), ініціали і прізвище особи, кому належить цей бланк, посада.

Типовий як за формою, так і за змістом зразок особистої ноти наведено в додатку А.