10. 5. Деловое общение

Деловое общение – это процесс двустороннего или многостороннего обмена информацией, предполагающий достижение взаимопонимания сторон.

Деловое общение осуществляется в двух основных формах. Это:

— деловые совещания;

— деловые переговоры.

Деловое совещание – это способ привлечения коллективного разума к обсуждению наиболее актуальных и сложных проблем, представляющих интерес для организации.

На деловых совещаниях:

1. Вырабатывается политика организации.

2. Разъясняются и уточняются задачи по реализации ранее принятых решений.

3. Вырабатываются и принимаются решения по тем или иным вопросам.

4. Подводятся итоги выполнения решений.

5. Дается оценка ранее принятых решений.

Организация проведения деловых совещаний включает в себя два этапа.

Первый из них – подготовка совещания. На этом этапе:

1. Принимается решение о необходимости и целесообразности проведения делового совещания.

2. Формируется повестка дня.

3. Решается вопрос о составе участников будущего совещания. Основной критерий отбора участников – компетентность именно в вопросах повестки дня.

4. Назначается день и время проведения совещания.

5. Определяется место проведения совещания.

6. Осуществляется подготовка участников совещания. Ее суть сводится к заблаговременному ознакомлению всех участников с повесткой дня и необходимыми информационными материалами.

Второй этап – проведение совещания. На этом этапе:

1. Принимается регламент делового совещания.

2. Обсуждается проблема. Чтобы обсуждение велось с максимальной степенью эффективности, необходимо создать атмосферу непринужденности и деловитости, обеспечить активность всех участников совещания. Важно, чтобы все участники совещания чувствовали себя равными среди равных и ощущали значимость обсуждаемой проблемы.

3. Ведется протокол совещания, представляющий собой официальный документ, на основании которого руководство вправе требовать от подчиненных выполнения порученных им заданий.

4. Принимается решение. Оно может вырабатываться двумя путями. Один из них – специально избранная совещанием комиссия составляет проект решения. Он зачитывается. Участники совещания вносят в него коррективы и принимают в виде решения. И второй – председатель совещания подводит итоги обсуждения и формулирует решения.

5. Определяется лицо или группа лиц, осуществляющих исполнение принятого решения и контроль за исполнением.

Деловые переговоры – это способ достижения согласия между двумя сторонами по проблемам, представляющим интерес для обеих сторон. Их цель – достижение результатов, которые устраивали бы обе стороны.

Организация проведения деловых переговоров включает в себя несколько этапов.

Первый этап – подготовка переговоров. На этом этапе лицам, которым предстоит вести переговоры, необходимо:

1. Изучить проблему, которую предстоит обсуждать на переговорах.

2. Изучить информацию о партнере по переговорам (фирме), лицах, которые будут участвовать в переговорах, их компетентности.

3. Составить примерный сценарий хода переговоров.

4. Определить для себя, в чем можно будет уступить, если переговоры зайдут в тупик.

5. Предусмотреть вероятность компромиссов по тем или иным вопросам предмета переговоров.

Чем серьезнее будет подготовка к переговорам, тем больше шансов на успех.

Второй этап – собственно переговоры. На этом этапе предстоит:

1. Заинтересовать партнера своими идеями и предложениями.

2. Убедить партнера в целесообразности принять эти идеи и предложения.

3. Увязать собственные интересы с интересами партнера.

4. Преобразовать обсуждение проблемы в принятие определенного решения.

Третий этап – завершение переговоров. В ходе переговоров вырабатывается общее решение. Если ход переговоров был позитивным, если достигнутый результат устраивает обе стороны, то стороны подписывают соглашение (контракт) о деловом партнерстве.

Если ход переговоров оказался негативным и позитивный результат не достигнут, то принимается решение, позволяющее сторонам рассчитывать на деловые контакты в будущем.

На четвертом этапе анализируются итоги переговоров. Контрольный листок для отчета может выглядеть следующим образом:

— достижение (недостижение) цели переговоров;

— причины достижения (недостижения) цели переговоров;

— подготовка переговоров;

— атмосфера переговоров;

— свобода действий в рамках переговоров;

— оценка полномочий;

— эффективность аргументации;

— новые аспекты переговоров;

— компромиссы в ходе переговоров;

— предложения по совершенствованию организации деловых переговоров.

Такой анализ необходим для повышения эффективности деловых переговоров в будущем.