Коммуникация с руководством вуЗа

Некоторые университеты относятся к дебатам как к бриллиантам в своей короне, а потому предлагают их участникам замечательные возможности для развития собственных талантов. В других случаях дебаты рассматривают просто как еще один студенческий кружок, который борется за крохи университетского бюджета наряду с «Подводным обществом», «Клубом капоэйры» и командой по настольному теннису.

Каким бы ни был статус клуба по дебатам в вашем университете, более тесные связи с руководством университета явно не помешают.

Если необходима финансовая или логистическая поддержка, то Председатель оргкомитета должен заранее предупредить руководство университета и определить, поддерживают ли они турнир. Не забывайте, что на турнир приедут десятки человек, которые осмотрят кампус и больше узнают о ВУЗе. Если университет им понравится, то, возможно, они захотят здесь учиться и, тем или иным способом, привлекут финансирование.

Реклама

Чтобы дебаты прошли успешно, нужно, чтобы на них пришли участники. Для этого им необходимо знать, что будет проводиться турнир. А ещё они должны захотеть на него приехать. Турниру нужна реклама!

Обязательно включите следующую информацию во все ваши рекламные материалы:

• Место проведения турнира

• Дату и время

• Лимит числа команд (количество команд, которые вы сможете принять), плата за участие команды, срок, до которого возвращается внесенная плата

• Срок регистрации

• Количество раундов

• Имена основных судей – Главного судьи и его заместителей.

Для размещения вашей рекламы есть ряд сайтов – воспользуйтесь ими. Наиболее популярный сайт в России на этот момент – http://parldebates.ru. Там вы можете разместить рекламу о проведении турнира. Там же вы можете проверить, удачно ли вы выбрали дату проведения вашего турнира, и не совпадает ли он по времени с какими-либо региональными турнирами. Обычно у турниров есть свои странички в В Контакте или Facebook, у многих есть свои веб-сайты. Все он-лайн материалы должны регулярно обновляться, чтобы показать актуальность вашего турнира.

Если у вашего турнира есть какие-нибудь особенности (отличная неофициальная часть, удивительное место проведения дебатов или изменения в правилах), подчеркните эту информацию во всех рекламных материалах.

И, наконец, не пренебрегайте возможностью рекламировать ваш турнир в собственном университете. Турнир – это большое событие, которое может привлечь новых людей, желающих узнать, что такое дебаты. Если они захотят присутствовать, то они смогут увидеть и услышать отличных спикеров в большом финале, а еще они заполнят зал, так что получатся дебаты с настоящей аудиторией. Если все правильно организовать, то дебаты станут отличной возможностью привлечь в клуб новых студентов из собственного университета.

Многое нужно будет сделать, так что стоит задуматься о том, чтобы назначить одного человека в оргкомитете ответственным за рекламу.

Регистрация

Убедитесь, что ваша реклама содержит три ключевых момента: лимит команд, срок для регистрации и саму процедуру регистрации.

Лимит команд – это максимальное количество команд, которое вы можете принять. Его можно определить по количеству судей, которые будут присутствовать на турнире, или по количеству свободных залов для дебатов. В Чемпионате Мира по дебатам может участвовать более 400 команд. Чтобы турнир состоялся, должно быть минимум 16 или 20 команд.

Если вы предполагаете, что количество команд превысит лимит, то устанавливать срок регистрации бессмысленно. Если же вы ожидаете недобор, то установите срок подачи заявок и наблюдайте за количеством зарегистрировавшихся. Предположим, ваш бюджет рассчитан на 40 команд, а за неделю до турнира оказалось, что зарегистрировалось только 28. Чтобы не пришлось проводить маленький убыточный турнир, у вас в таких случаях есть несколько вариантов: дополнительная реклама, снижение платы за участие, сокращение некоторых издержек.

Регистрацию можно проводить по е-мейлу, на вашем веб-сайте или по телефону. Тяжелее всего добиться, чтобы количество команд в списке участников совпало с количеством команд, которые приедут на турнир и заплатят за участие. Я бы вам посоветовал для этого ввести систему предоплаты. Когда команды внесут залог, шансы, что они не приедут на турнир, значительно уменьшатся. Но залог сам по себе создает проблемы. Вам будет трудно заставить потенциальных участников вносить предоплату, если, конечно, нет большого конкурса за места на турнире. Организаторам Чемпионатов Мира удается успешно использовать систему предоплаты только потому, что конкуренция за то, чтобы попасть на турнир, очень высока. На большинстве турниров вам придется согласиться с тем, чтобы оплата вносилась полностью по прибытии.

Мотивируйте команды привозить с собой также судей. Это позволит вам поднять лимит команд-участниц и увеличить масштабы турнира, а также получить больше денег через оплату участия. Если это возможно, введите правило N-1, которое предполагает, что ВУЗ должен делегировать не только команды для участия в турнире, но и судей в количестве на одного меньше, чем число делегированных команд. Это опять же поможет вам увеличить количество судей на турнире.

Все описанное выше предполагает большой объём работы до начала турнира. Вот почему во многих оргкомитетах выбирают одного человека, ответственного за регистрацию, который занимается всеми этими вопросами.

По приезде участников на турнир работа продолжается. Вам понадобится несколько человек, которые будут записывать названия команд, имена участников и судей. Вы должны будете выделить им стол и несколько стульев. Команды должны будут внести деньги и, скорее всего, захотят подтверждения оплаты. Если для доступа в кампус или на неофициальную часть участникам нужны пропуски, их нужно выдать при регистрации. Помимо этого, каждому из участников понадобятся расписание, карта кампуса, а также номера телефонов оргкомитета на случай, если кто-то из участников потеряется. Если у вас есть специальные анти-дискриминационные правила, участники должны получить их копию. Пакет регистрационных материалов может оказаться довольно объемным.

По окончании регистрации уточненные списки команд, участников и судей необходимо передать в комнату со сводной таблицей.