4.3.7 Взаимодействие и обмен информацией

Без взаимодействия с внешними сторонами и между собственными подразделениями не может существовать ни одна организация. Внутренний обмен информацией (коммуникации) является тем цементом, который скрепляет организацию. Но насколько эти процессы важны для охраны окружающей среды? Ответ очевиден: природоохранная деятельность распространяется на всю организацию, затрагивает множество заинтересованных сторон внутри и вне организации (среди последних, например, поставщики, контролирующие органы, ассоциации потребителей и т. п.).

Заинтересованная сторона Отдельное лицо или группа лиц, которые заинтересованы в, или испытывают влияние, экологической результативности деятельности организации. ISO 14001:2004

Остановимся сначала на процессах взаимодействия и обмена информацией внутри организации. Обмен информацией между подразделениями, функциональными направлениями организации, координационными структурами, а также руководством необходим, с одной стороны, для решения стоящих перед этими подразделениями задач и, с другой - для координации деятельности организации. Следовательно, внутренний обмен информацией в рамках СЭМ должен быть направлен на

• обеспечение подразделений и функциональных направлений информацией о приоритетах и принципах экологической политики организации, экологических аспектах их деятельности, стоящих перед ними целях и задачах, процедурах действий в нештатных и аварийных ситуациях;

• обеспечение понимания персоналом экологической политики и целей организации, осведомленности о процессах внедрения и последовательного улучшения СЭМ, результатах достижения стоящих целей и решения задач, о лидерах и инициативных сотрудниках (распространение информации является одним из инструментов мотивации);

• обеспечение координационных центров и руководства информацией, необходимой для принятия решений в отношении характеристик экологической результативности организации, в том числе о достижении поставленных целей и выполнении задач, экономических аспектах осуществляемой деятельности, а также о возможных действиях по повышению результативности СЭМ (рекомендации и предложения персонала, возможные мероприятия и т. п.), необходимости в срочных действиях.

Для успешного выполнения этих задач коммуникации и все процедуры СЭМ должны включать систематический двусторонний обмен информацией (предоставление необходимой информации и возможность ответной реакции).

Взаимодействие с внешними заинтересованными сторонами дает возможность организации учитывать требования и другую информацию, относящуюся к СЭМ, поступающую от органов государственного и местного управления, учитывает сведения, направляемые в ее адрес поставщиками и партнерами, предоставляет необходимую информацию клиентам и подрядчикам (например, с использованием экомаркировки), учитывает и реагирует на позиции других заинтересованных сторон, в частности, отвечая на жалобы или публикуя собственную информацию.

Для эффективных коммуникаций с внешними сторонами необходимо учитывать требования и роль СЭМ в деятельности организации при обработке входящей корреспонденции, взаимодействии с поставщиками и подрядчиками, подготовке информации для клиентов и потребителей, взаимодействии с другими заинтересованными сторонами.

Таким образом, обмен информацией должен быть предусмотрен во всех основных процедурах, связанных с взаимодействием с внешними сторонами, как то: выбор поставщиков и заключение договоров на поставку; выбор подрядчиков, заключение договоров подряда и информирование лиц, работающих по поручению организации, о ее требованиях; разработка продукции, включая оформление и упаковку, заключение договоров на поставки.

Требования к партнерам (поставщикам, подрядчикам) включаются в соответствующие договоры. Организация может сама по договоренности информировать сотрудников подрядчика об экологической политике и предъявляемых требованиях, или поручать это подрядчику, разрабатывать адекватные контрольные меры.

К обмену информацией с внешними сторонами относятся и процедуры подготовки и согласования проектов разрешительных (обоснование получения лицензий, ПДВ, ПДС), отчетных (формы 2-ТП и т. п.) и финансовых (формы платежей за загрязнение окружающей среды) документов, связанных с вопросами охраны окружающей среды, взаимодействие в ходе инспекционных проверок.

Документальное оформление таких процедур не требуется стандартом, хотя если они достаточно сложны или в их выполнении участвуют различные подразделения, это может быть необходимо.