4.2.6 Планирование внедрения системы экологического менеджмента

Для любой масштабной деятельности тщательное планирование является необходимым условием успеха. Разработку плана внедрения СЭМ должна осуществить ГЭМ (в сотрудничестве с консультантом); план должен быть утвержден высшим руководством.

Планирование внедрения СЭМ опирается на несколько основных постулатов:

До начала планирования необходимо принять некоторые ключевые решения, а именно:

• определить область действия СЭМ;

• выбрать приоритеты в соответствии с целями внедрения;

• определить глубину интеграции систем менеджмента;

• решить, будет ли СЭМ внедряться сначала в одном или нескольких подразделениях в качестве пилотного проекта, либо во всей организации одновременно;

• определить порядок документирования системы и использования электронной документации;

• выбрать и обеспечить возможность применения мотивации.

Внедрение СЭМ требует определенной последовательности действий (до постановки целей необходимо определить приоритетные аспекты; внутренний аудит и анализ со стороны руководства могут осуществляться только после того, как разработаны и внедрены остальные элементы СЭМ, и т. д.).

Для разработки СЭМ необходимо привлекать специалистов, руководителей среднего и низшего звена подразделений, ответственных за отдельные действия. Например, это относится к совершенствованию рабочих инструкций и процедур, определению экологических аспектов, планированию, разработке программ мониторинга.

Планирование необходимо разбивать на этапы, имеющие конкретные цели и отслеживать результаты (проектное выполнение).

При разработке СЭМ необходимо учитывать существующую структуру управления, опыт и потенциал специалистов, планы развития системы управления организации, возможности и подходы к интеграции (использование наработок или параллельное развитие других направлений СМ).

Разработку элементов СЭМ целесообразно начинать с подготовки проектов процедур; совершенствовать процедуры по мере разработки элементов (например, разработку экологических целей начать с подготовки проекта соответствующей процедуры; совершенствовать ее по мере реализации процедуры).

Планировать как разработку элементов СЭМ, так и осуществление необходимой природоохранной деятельности в соответствии с результатами ОИС.

При планировании изменений необходимо координировать планы с руководителями, ответственными за аспекты деятельности организации, которые могут повлиять на внедрение СЭМ или, наоборот, на которых изменения могут сказаться негативно, то есть учитывать планы реконструкции производства или внедрение нового оборудования, выпуск новых типов продукции, сезонную загрузку и т. п.

При введении любых изменений (в частности, СЭМ) необходимо заранее информировать сотрудников о причинах и характере изменений, учитывать их интересы и приоритеты и мотивировать к изменению действий.

При планировании внедрения СЭМ следует:

• соблюдать баланс между слишком быстрым темпом изменений (создает неразбериху и препятствует нормальной работе) и «черепашьим» темпом, при котором интерес и мотивация теряются очень быстро; между соблюдением только минимальных требований к документированию и желанием оформить все;

• помнить, что ошибки и неудачи всегда возможны, а самый лучший план не может предугадать всего. Поэтому- оставлять небольшой запас времени и ресурсов, допускать возможность модификации планов, в самых ответственных случаях готовить запасные варианты;

• учитывать мнение вовлеченных сторон: консультантам – мнение организации, специалистам по внедрению СЭМ - сотрудников организации;

• учитывать связь планов и необходимых для их выполнения ресурсов: например, стоимость услуг сертификации зависит от числа сертифицируемых организаций, и может оказаться, что дешевле и проще внедрить и сертифицировать СЭМ во всей организации, чем осуществлять поэтапное внедрение СЭМ в различных подразделениях организации.

Процесс внедрения следует четко разбивать на этапы, для которых необходимо ставить конкретные цели и сроки осуществления. При планировании должны быть определены основные методы, которыми будут решаться задачи этапа, участники работ и степень их занятости, выбраны ответственные за различные этапы.

Организация может принять решение о первоочередном внедрении СЭМ в рамках одного или нескольких подразделений для того, чтобы сосредоточить усилия и приобрести дополнительный опыт в рамках выполнения такого пилотного проекта. При этом если планируемая на будущее область охвата СЭМ шире, процедуры и документы уровня организации должны разрабатываться и вводиться в действие сразу же для всей организации.

Структура СЭМ определяет последовательность этапов, хотя определенная гибкость в порядке разработки различных элементов СЭМ все же возможна.

В таблице 3 приведено содержание основных этапов внедрения СЭМ.

К моменту сертификации СЭМ должна быть полностью внедрена, должен быть осуществлен полный цикл, включая пересмотр СЭМ. Таким образом, на момент сертификации ни в политике, ни в целях СЭМ не может содержаться положение о разработке СЭМ.

Таблица 3 - Основные этапы внедрения СЭМ

№ п/п	Содержание этапов
1	Информирование руководства
Принятие решения о внедрении СЭМ
2	Обучение специалистов внедрению СЭМ (если ОИС проводится силами организации)
3	Оценка исходной ситуации
Принятие решения о внедрении СЭМ
4	Определение экологической политики Определение полномочий и ответственности Обучение специалистов внедрению СЭМ (если не было проведено раньше) Разработка общей структуры и процессов СЭМ, описания процессов организации Разработка системы документооборота и записей Информирование и начальное обучение персонала
5	Определение приоритетных аспектов Выявление требований законодательных и нормативных актов, заинтересованных сторон Выявление возможных нештатных ситуаций, которые могут оказывать воздействие на ОС
6	Определение экологических целей
7	Определение экологических задач и разработка программы экологического менеджмента
8	Выявление механизмов контроля аспектов, разработка рабочих процедур Анализ возможных нештатных ситуаций и подготовка к действиям при их возникновении Определение требований к мониторингу Обучение персонала выполнению пересмотренных/введенных процедур и инструкций Разработка процедур по действиям в случае несоответствий и их превращению Разработка Руководства по СЭМ
9	Внедрение рабочих процедур
10	Функционирование СЭМ, в т.ч. выполнение программ экологического менеджмента
11	Проведение внутреннего аудита
12	Анализ со стороны руководства
13	Совершенствование СЭМ
14	Функционирование СЭМ, в т.ч. выполнение программы экологического менеджмента
15	Сертификация (при необходимости)