Лабораторная работа №5

Тема: Создание форм и использование элементов управления

Цель работы: Изучить создание и использование форм и элементов управления в СУБД MS Access.

Время работы: 2 учебных часа.

Правила по ТБ: Общие.

Оборудование рабочего места: Практикум, ПК.

Программное обеспечение: Windows, MS Office.

Вопросы входного контроля:

1. Дайте определение понятию БД.

2. Расскажите, что Вы знаете о создании форм.

3. Назовите основные части интерфейса MS Access.

4. Расскажите об этапе создания таблицы в MS Access.

5. Расскажите, как связать таблицы, сохранив целостность данных.

6. Опишите основные режимы работы с таблицей.

СОДЕРЖАНИЕ И ПОРЯДОК ВЫПОЛНЕНИЯ РАБОТЫ

Задание

В существующей базе данных «Видео» (лабораторная работа №4) определить две формы, связанные с таблицей

«Фильмы»: ленточную (с именем «Фильмы (ленточная форма)») и простую (с именем «Фильмы (простая форма)»).

Вид форм настроить по приведенным образцам. С помощью созданных форм ввести в базу данных оставшиеся записи (см. таблицу 4.1).

5.1. ОТКРЫТИЕ СУЩЕСТВУЮЩЕЙ БАЗЫ ДАННЫХ: выполните любое из данных двух действий:

1) если сразу после запуска программы Access на экране отображается диалоговое окно, то выберите в нем вариант «Открыть базу данных» («Открытие файла» в Access ХР) и в расположенном ниже списке щелкните на имени нужной базы данных (в Access 97/2000 после этого нажмите кнопку [ОК]);

2) «Файл׀ Открыть базу данных» («Файл׀ Открыть ... » в Access ХР), или , или [CTRL] + [O], в появившемся окне «Открытие файла базы данных» перейдите в вашу рабочую пап­ку, выделите имя нужной базы данных (в нашем случае Видео.mdb) и нажмите кнопку [Открыть] или клавишу [Enter].

5.2. СОЗДАНИЕ ЛЕНТОЧНОЙ ФОРМЫ: в окне базы данных перейдите к группе объектов «Формы» и нажмите кнопку [Создать]; в появившемся диалоговом окне «Новая форма» выберите вариант «Автоформа: ленточная», в выпадающем списке выберите элемент «Фильмы» (это имя таблицы – источника данных для создаваемой формы), [ОК]. В результате будет создана ленточная форма, структура которой подобна структуре исходной таблицы (ленточная форма содержит строку заголовка, после которой отображаются данные о нескольких записях из таблицы, причем данные выравниваются по столбцам).

Сохраните созданную форму (см. 4.5); при первом сохранении следует указать имя формы: Фильмы (ленточная форма)

5.3. ПЕРЕХОД В РЕЖИМ КОНСТРУКТОРА ФОРМ: «Вид I Конструктор» или в режиме конструктора форм, помимо основного окна с макетом формы, обычно отображается вспомогательное окно «Панель элементов», которое обеспечивает помещение на форму управляющих элементов различного типа. При выполнении упражнений из данного пункта это окно не используется, и его можно закрыть, либо отжав кнопку на панели инструментов, либо щелкнув на кнопке , расположенной в правом верхнем углу этого окна.

В режиме конструктора в окне формы отображается ее макет, который включает три раздела: «Заголовок формы», «Область данных» и «Примечание формы». В заголовке ленточной формы обычно указываются названия полей, в области данных - записи, содержащиеся в таблице-источнике, а примечание является пустым.

5.4. ВЫДЕЛЕНИЕ ЭЛЕМЕНТА ФОРМЫ: любой элемент макета формы можно выделить, щелкнув на нем мышью; при этом около него появятся квадратные маркеры, позволяющие изменять размеры элемента, например: . Кроме того, в левом выпадающем списке «Объект» на панели форматирования появится имя выделенного элемента и его тип, например: . При перемещении курсора мыши на рамку вокруг выделенного элемента вид курсора меняется на изображение руки. Если в этот момент нажать левую кнопку Мыши, то элемент можно перетащить на новое место. Изменение размеров или перетаскивание можно выполнять одновременно для нескольких элементов; для этого их надо предварительно выделить, щелкая на них мышью при нажатой клавише [Shift].

5.5. НАСТРОЙКА СТИЛЯ ФОРМЫ: снимите выделение со всех элементов, щелкнув мышью на пустой области окна макета; «Формат I Автоформат ... », в появившемся окне выберите вариант «Обычный» («Стандартный» в Access 2000/ХР), [ОК].

5.6. ПЕРЕХОД В СТАНДАРТНЫЙ РЕЖИМ ФОРМЫ: «Вид I Режим формы» или . После любой корректировки формы в режиме конструктора рекомендуется переходить в стандартный режим формы, чтобы оценить результаты сделанных изменений.

Вернитесь в режим конструктора (см. 5.3) и сохраните сделанные изменения (см. 4.5).

5.7. ПРЕОБРАЗОВАНИЕ ОБЫЧНОГО ПОЛЯ ВВОДА В ПОЛЕ С ВЫПАДАЮЩИМ СПИСКОМ: в разделе «Область данных» выделите элемент «Страна» И выполните команду меню «Формат I Преобразовать элемент в I Поле со списком». Справа от поля, ввода появится кнопка , являющаяся признаком выпадающего списка. Однако пока выпадающий список не содержит элементов, в чем можно убедиться, временно перейдя в режим формы (см. 5.6) и развернув один из списков.

Вернитесь в режим конструктора и выделите выпадающий список «Страна».

5.8. ВЫЗОВ ОКНА СВОЙСТВ ЭЛЕМЕНТА: нажмите кнопку на панели «Конструктор форм»; В результате на экране появится окно свойств выделенного элемента.

2.9. НАСТРОЙКА СВОЙСТВ ВЫПАДАЮЩЕГО СПИСКА: перейдите в окне свойств на вкладку «Данные», В строке «Тип источника строк» выберите вариант «Список значений», а в строке «Источник строк» введите следующий текст (без пробелов, с разделителями «;»): Россия;США;Франция. Обратите внимание на значение «Нет» В строке «Ограничиться списком». Закройте окно свойств. Если теперь перейти в режим формы, то можно убедиться, что в выпадающем списке содержатся названия указанных трех стран. Вместе с тем, в поле «Страна» можно вводить и названия других стран, как в обычное поле ввода (например, Индия для записи номер 10 - см. таблицу 4.1).

Преобразуйте в поле с выпадающим списком элемент «Жанр» из раздела «Область данных», выполнив для него действия, описанные в 5.7-5.9. При настройке свойств выпадающего списка в свойстве «Источник строю» введите следующий текст: Боевик;Комедия;Мелодрама;Мультфильм;Фантастика

5.10. ОТКЛЮЧЕНИЕ ДОСТУПА К НЕРЕДАКТИРУЕМОМУ ПОЛЮ: перейдите в режим конструктора (см. 5.3), выделите поле «Ном» в разделе «Область данных» и вызовите его окно свойств (см. 5.8); перейдите на вкладку «Данные», В строке «Доступ» выберите вариант «Нет». Теперь в стандартном режиме формы на данное поле нельзя перейти, и это поле изображается как недоступное (серым цветом).

Иногда бывает желательно, чтобы вид полей с отключенным доступом не отличался от вида остальных полей. В этом случае следует не только отключить доступ, но и дополнительно установить значение «Да» для свойства «Блокировка» (на той же вкладке «Данные»).

После корректировки структуры элементов формы необходимо настроить ее внешний вид. В настоящий момент во внешнем виде формы имеются два недостатка:

1) подписи «Длительность» И, возможно, «Дата записи» являются слишком длинными и выходят за границы соответствующих столбцов;

2) ширина некоторых полей является избыточной («Ном», «Длит»), а ширина других - недостаточной («Назв», «Жанр»).

Кроме исправления этих недостатков, нужно изменить шрифт и выравнивание заголовков. Заметим, что форматирование элемента желательно начинать с настройки его шрифта, так как в результате изменения свойств шрифта может измениться размер элемента формы.

5.11. ФОРМАТИРОВАНИЕ НАДПИСЕЙ И ПОЛЕЙ: выделите все элементы - надписи в разделе «3аголовок формы» (см. 5.4; для выделения всех элементов, расположенных на одном уровне по горизонтали или вертикали, достаточно щелкнуть мышью на соответствующей позиции вертикальной или горизонтальной линейки); используя выпадающий список «Шрифт» на панели форматирования, установите для них шрифт «Arial Cyr» («Cyr» обозначает «Кириллицу», то есть русифицированный шрифт); с помощью кнопки на той же панели установите полужирное начертание. Выделите поле «Ном» в разделе «Область данных» и с помощью кнопки отцентрируйте его текст. Аналогичным образом в разделе «Область данных» отцентрируйте поле «Дата3ап».

5.12. КОРРЕКТИРОВКА ТЕКСТА НАДПИСЕЙ: выделите заголовок поля «Длит» (ЭТОТ элемент-надпись расположен в разделе «3аголовок формы» и содержит текст Длительность) и нажмите клавишу [F2] или щелкните мышью на тексте заголовка; в Результате текст заголовка перейдет в режим редактирования, и в нем появится вертикальный курсор. Измените текст заголовка на Длит. И нажмите [Enter].

5.13. НАСТРОЙКА ШИРИНЫ ЭЛЕМЕНТА-НАДПИСИ ПО РАЗМЕРАМ ТЕКСТА: не снимая выделения с надписи «Длит.», выполните команду «Формат I Размер I По размеру данных»; в результате этот элемент станет занимать на форме ровно столько места, сколько требуется для отображения содержащегося в нем текста.

Действуя так же, как в 5.12 и 5.13, измените текст Дата записи в разделе «Заголовок формы» на Дата зап. и настройте ширину этого элемента-надписи по ширине текста.

5.14. НАСТРОЙКА ШИРИНЫ ЭЛЕМЕНТОВ-ПОЛЕЙ: выделите элемент-поле «Ном» (в разделе «Область данных») и с помощью перетаскивания за средний маркер на правой стороне рамки уменьшите его ширину. Затем уменьшите ширину поля «Длит», используя перетаскивание за средний маркер на левой стороне его рамки. Аналогичными действиями, за счет появившегося свободного места, увеличьте ширину полей «Назв» и «Жанр». Перейдите в стандартный режим формы и проверьте, что размер полей «Назв», «Страна», «Жанр» и «Длит» достаточен для отображения данных, после чего вернитесь в режим конструктора.

5.15. УСТАНОВКА РАВНЫХ ИНТЕРВАЛОВ: выделите все поля в разделе «Область данных», щелкая на них мышью при нажатой клавише [Shift] (или выполнив щелчок на вертикальной линейке на уровне этих полей); «Формат I Интервал по горизонтали I Сделать равным»; в результате промежутки между полями станут равными.

5.16. ВЫРАВНИВАНИЕ ЗАГОЛОВКОВ: выделите поле «Назв» и элемент-надпись «Название» (для их одновременного выделения достаточно щелкнуть на горизонтальной линейке над данными элементами), «Формат I Выровнять I По левому краю». Аналогичным образом выровняйте остальные заголовки, учитывая, что выравнивание производится по краю самого левого из выделенных элементов.

5.17. НАСТРОЙКА ВЫСОТЫ РАЗДЕЛОВ ФОРМЫ: установите курсор мыши на нижнюю границу раздела «Заголовок формы» (при этом курсор примет вид вертикальной двунаправленной стрелки ), нажмите левую кнопку мыши и, не отпуская ее, перетащите границу раздела вверх - тем самым будет уменьшен промежуток между заголовками и полями с данными. Аналогичным образом уменьшите высоту области данных; при этом в форме уменьшатся промежутки между строками, содержащими данные.

5.18. ВЫЗОВ ОКНА СВОЙСТВ ФОРМЫ И ИЗМЕНЕНИЕ ЗАГОЛОВКА ОКНА ФОРМЫ: щелкните мышью на сером квадрате в левом верхнем углу окна макета формы (на пересечении горизонтальной и вертикальной линейки), при этом в данном квадрате появится черный маркер ; нажмите кнопку ; в результате на экране появится окно свойств формы. Перейдите в окне на вкладку «Макет» И введите новое значение свойства «Подпись»: Фильмы (ленточная форма). Данный текст будет отображаться в заголовке окна формы (в стандартном режиме формы).

Закончив настройку внешнего вида формы, сохраните ее Макет (см. 4.5) и перейдите в стандартный режим формы.

5.19. ОСОБЕННОСТИ ПЕРЕМЕЩЕНИЯ ПО ЗАПИСЯМ В ЛЕНТОЧНОЙ ФОРМЕ: способы перемещения по ленточной форме в основном соответствуют способам перемещения по таблице (см. 4.8, 4.12): в форме, как и в таблице, имеется столбец меток записей (слева от области данных) и вспомогательная панель кнопок (в нижней части формы). В отличие от таблиц, для перемещения вверх и вниз по записям нельзя пользоваться клавишами со стрелками; вместо них надо использовать комбинации [Ctrl)+[PgUp] и [Ctrl)+[PgDn). Как обычно, для того чтобы распахнуть выпадающий список, можно щелкнуть мышью на его кнопке или ввести комбинацию [Alt]+[↓]. После этого надо или щелкнуть мышью на нужном варианте из списка, или выделить этот вариант с помощью клавиш со стрелками и нажать [Enter].

С помощью ленточной формы введите в базу данных еще пять записей (с шестой по десятую) из таблицы 1 приложения, после чего закройте форму (см. 4.16).

5.20. СОЗДАНИЕ ПРОСТОЙ ФОРМЫ (ФОРМЫ «В СТОЛБЕЦ»): в окне базы данных перейдите к группе объектов «Формы» И нажмите кнопку [Создать]; в появившемся диалоговом окне «Новая форма» выберите вариант «Автоформа: в столбец», в выпадающем списке выберите элемент «Фильмы», [ОК]. В результате будет создана форма, имитирующая стандартный бумажный бланк, в которой все поля располагаются в один столбец рядом с их подписями, причем на экране отображается только текущая запись. В дальнейшем расположение полей на форме можно изменить так, чтобы оно более соответствовало характеру и размеру вводимых данных.

Перейдите в режим конструктора форм (см. 5.3). Установите для созданной формы стиль «Обычный» («Стандартный» в Access 2000/XP) - см. 5.5.

Измените заголовок окна формы на Фильмы (простая форма) - см. 5.18.

Сохраните форму (см. 4.5), подтвердив предложенное имя «Фильмы (простая форма)».

Действуя так же, как в случае ленточной формы, преобразуйте поля «Страна» И «Жанр» В выпадающие списки (см. 5.7-5.9) и отформатируйте надписи и поля по образцу (см. 5.11). Отключите доступ к полю «Ном», не изменяя внешнего вида данного поля (см. прием 5.10).

Откорректируйте ширину полей; с помощью перетаскивания полей одновременно с подписями к ним расположите на одном уровне поля «Страна» И «Жанр», а также поля «Длит» И «ДатаЗап» (см. образец, приведенный в начале упражнения). После этого уменьшите высоту раздела «Область данных» (см. 5.17).

Сохраните созданную форму, перейдите в стандартный режим формы (см. 5.6) и введите оставшиеся записи из таблицы 1приложения.

Закройте базу данных (см. 4.17) и выполните резервное копирование данной базы в файл Видео1.mdb с одновремен­ным сжатием копии (см. 4.18).

Вопросы выходного контроля:

1. Дайте определение понятию БД.

2. Расскажите, для чего используются формы.

3. Опишите этапы создания формы.

4. Расскажите, какие данные могут быть представлены на форме.

5. Опишите основные режимы, в которых можно открыть форму.