Лабораторная работа №4

Тема: Создание спроектированной БД в СУБД (Access)

Цель работы: Изучить создание реляционной БД, с использованием нормализации в СУБД на примере MS Access.

Время работы: 2 учебных часа.

Правила по ТБ: Общие.

Оборудование рабочего места: Практикум, ПК.

Программное обеспечение: Windows, MS Office.

Вопросы входного контроля:

1. Дайте определение понятию БД.

2. Перечислите компоненты банка данных.

3. Дайте определение нормализации БД.

4. Перечислите нормальные формы БД, которые Вы знаете.

5. Расскажите о реляционной модели данных.

6. Назовите виды связей таблиц.

СОДЕРЖАНИЕ И ПОРЯДОК ВЫПОЛНЕНИЯ РАБОТЫ

Задание

Создать базу данных «Видео», определить в ней таблицу «Фильмы» и ввести в таблицу пять первых записей (см. таблицу 4.1; последний, обведенный рамкой столбец «НомКас» в создаваемую таблицу не включать). Сохранить сжатую копию базы данных под именем «Видео1».

Таблица 4.1 – Фильмы

НОМ	Назв	Страна	Жанр	Длит	ДатаЗап	ПомКас
1	Красавица и чудовище	США	Мультфильм	85	15.07.97	1
2	Правдивая ложь	США	Боевик	130	23.09.98	2
3	Русалочка	США	Мультфильм	80	30.07.97	1
4	Кавказская пленница	Россия	Комедия	80	23.11.98	3
5	Винни-Пух (3 серии)	Россия	Мультфильм	45	24.0797	4
6	Крокодил Гена (4 серии)	Россия	Мультфильм	40	27.07.97	4
7	Профессионал	Франция	Боевик	105	06.02.98	2
8	Титаник	США	Мелодрама	185		5
9	Игрушка	Франция	Комедия	95	02.04.99	6
10	Зита и Гита	Индия	Мелодрама	100	24.12.98	7
11	Берегись автомобиля	Россия	Комедия	90	17.02.99	3
12	Ромео и Джульетта	США	Мелодрама	135	09.04.99	7
13	Невезучие	Франция	Комедия	100	15.02.00	6
14	Снежная королева	Россия	Мультфильм	30	18.03.98	4
15	Отпетые мошенники	США	Комедия	110		8

4.1. СОЗДАНИЕ БАЗЫ ДАННЫХ: выполните любое из следующих двух действий:

1) если сразу после запуска программы Access на экране отображается диалоговое окно, то выберите в нем вариант «Новая база данных»;

2) «Файл I Создать базу данных» (<<Файл I Создать ... »), или , или [Ctrl]+[N]; в появившемся окне «Создание» выберите вариант «Новая база данных».

После выполнения любого из описанных выше действий (и нажатия кнопки [ОК] в версиях Access 97/2003) на экране появится окно «Файл новой базы данных». Выберите в этом окне вашу рабочую папку, в поле «Имя файла» введите имя создаваемой базы данных (в данном случае Видео; расширение mdb можно не указывать) и нажмите кнопку [Создать] или клавишу [Enter]. В результате будет создана новая база данных, и на экране появится окно базы данных (с заголовком «Видео»), содержащее вкладки «Таблицы», «Запросы», «Формы», «Отчеты», «Макросы», «Модули», связанные с соответствующими группами объектов базы данных.

4.2. СОЗДАНИЕ НОВОЙ ТАБЛИЦЫ БАЗЫ ДАННЫХ: в окне базы данных перейдите к группе объектов «Таблицы» и нажмите кнопку [Создать]; в появившемся окне выберите вариант «Конструктор», [ОК]. На экране появится окно конструктора таблиц с заголовком «Таблица1», при этом панель инструментов «Базы Данных» заменится на панель «Конструктор таблиц».

Вначале необходимо определить набор характеристик тех объектов, информация о которых будет храниться в таблице (в нашем случае объектами являются различные фильмы).

4.3. ОПРЕДЕЛЕНИЕ ПОЛЕЙ в КОНСТРУКТОРЕ ТАБЛИЦ: для каждого поля необходимо определить имя и тип. Для определения имени и типа каждого поля предназначена таблица полей, расположенная в верхней части окна конструктора. В ней можно указать и краткое описание поля. Имя и описание вводятся с помощью клавиатуры, тип выбирается с помощью выпадающего списка.

Заполните таблицу полей следующим образом:

Имя поля	Тип данных	Описание
Ном	Счётчик	Порядковый номер
Назв	Текстовый	Название фильма
Страна	Текстовый	Страна-производитель
Жанр	Текстовый
Длит	Числовой	Длительность в мин.
ДатаЗап	Дата/время	Дата записи на кассету

4.4. ОПРЕДЕЛЕНИЕ КЛЮЧЕВОГО ПОЛЯ ТАБЛИЦЫ: перейдите на первую строку таблицы полей («Ном») и выполните команду «Правка I Ключевое поле» или нажмите кнопку ; в результате данная кнопка станет «вдавленной», а рядом с первой строкой таблицы появится изображение ключа.

4.5. СОХРАНЕНИЕ СОЗДАННОЙ СТРУКТУРЫ: «Файл I Сохранить" или или [Ctrl)+[S); при первом сохранении запрашивается имя таблицы; в качестве имени укажите Фильмы, [ОК]. В результате заголовок окна конструктора таблиц изменится на «Фильмы».

4.6. ПЕРЕКЛЮЧЕНИЕ МЕЖДУ РЕЖИМАМИ «ТАБЛИЦА» И «КОНСТРУКТОР»: «Вид I Режим таблицы» или ; в результате таблица базы данных будет выведена в стандартном табличном режиме. Не заполняя пока таблицу данными, вернитесь в режим конструктора, выполнив команду «Вид I Конструктор» или нажав кнопку .

4.7. НАСТРОЙКА СВОЙСТВ ПОЛЕЙ ТАБЛИЦЫ: список свойств текущего поля выводится в нижней части окна конструктора таблиц на вкладке «Общие». Быстро переключаться в режиме конструктора с таблицы полей на список свойств и обратно можно с помощью клавиши [F6]. Установите для указанных полей следующие Свойства:

Поле «Ном»	Подпись:	Номер
Поле «Назв»	Размер поля:	30
	Подпись:	Название
	Обязательное поле:	Да
Поле «Страна»	Размер поля:	15
	Обязательное поле:	Да
Поле «Жанр»	Размер поля:	15
	Обязательное поле:	Да
Поле «Длит»	Размер поля:	Целое
	Подпись:	Длительность
	Обязательное поле:	Да
Поле «ДатаЗап»	Формат поля:	Краткий формат даты
	Подпись:	Дата записи

После изменения свойств повторно сохраните структуру таблицы (см. 4.5). В процессе сохранения программа Access может выдавать ряд запросов, связанных с необходимостью проверки уже введенных записей на соответствие новым значениям свойств. В ответ на запросы подобного рода выбирайте вариант [Да].

Переключившись в режим таблицы (см. 4.6), убедитесь, что заголовки в столбцах тех полей, для которых задано свойство «Подпись», совпадают со значением этого свойства; если же свойство «Подпись» не определено (является пустым, как для поля «Жанр»), то в качестве заголовка столбца используется имя поля.

4.8. ВВОД ДАННЫХ В ТАБЛИЦУ: перейдите в режим таблицы (см. 4.6), [Enter] или [Таb] или [→] (при этом курсор перейдет на поле «Название»), введите название первого фильма:

(Красавица и чудовище - см. таблицу 4.1 в приложении). После ввода названия автоматически будет определено и значение первого поля - счетчика «Номер» (оно станет равно 1). Для перехода к следующему полю («Страна») достаточно нажать [Enter], [ТаЬ] или [→], а для перехода к предыдущему полю ­[Shift]+[Tab] или [←]. Заполните данными всю первую строку, за исключением поля «Дата записи». Обратите внимание на то, что метка текущей записи (в левой части таблицы) имеет вид , метка редактируемой записи — , а на статусной панели в нижней части окна Access выводится текст описания текущего поля из третьего столбца таблицы конструктора (см. 4.3).

4.9. НАСТРОЙКА МАСКИ ВВОДА ДЛЯ ДАТЫ: перейдите в режим конструктора (см. 4.6) и определите свойство «Маска ввода» поля «Дата3ап»: 99.99.00;0;_ (последним набирается знак подчеркивания «_», для него используется комбинация [Shift]+[-]). Сохраните измененную структуру таблицы (см. 4.5).

Если теперь переключиться в режим таблицы и щелкнуть мышью в поле «Дата записи», то в нем появится маска (шаблон) для ввода нужной даты: «_._._». Благодаря этой маске, легко определить формат даты, кроме того, отпадает необходимость вводить разделители (точки). В позиции, отмеченные символами подчеркивания «_», можно вводить только цифры, причем В качестве дня и месяца можно указывать как двузначные, так и однозначные числа (например, 31.1 или 1.12), а в качестве номера года - обязательно двузначное число; при этом числа в диапазоне 00-29 соответствуют годам 2000-2029, а числа в диапазоне 30-99 - годам 1930—1999. При вводе неверной даты (например, 31.02.99) выводится сообщение об ошибке; в этом случае для выхода из данного поля необходимо ввести допустимую дату или нажать [Esc].

4.10. НАСТРОЙКА ФОРМАТА ДЛЯ ДАТЫ ЗАПИСИ: для даты записи фильма нет необходимости отображать все четыре цифры года; достаточно указывать две последние цифры (как в таблице 4.1). Однако подобного формата в выпадающем списке свойства «Формат поля» в версии 2000/ХР не предусмотрено. Поэтому нужный формат в свойство «Формат Поля» следует ввести явно, набрав на клавиатуре следующий текст: dd.mm.yy.

4.11. ЗАДАНИЕ ДОПОЛНИТЕЛЬНЫХ УСЛОВИЙ: перейдите в режим конструктора (см. 4.6), выделите поле «Длит», В его свойство «Условие на значение» введите строку >0 And <=240, а в свойство «Сообщение об ошибке» введите текст Длительность не должна превышать 240 мин. Сохраните измененную структуру таблицы (см. 4.5); если при сохранении появится дополнительное окно с запросом, то выберите ответ [Да]. Если теперь перейти в режим таблицы и попытаться ввести в поле «Длительность» нулевое или отрицательное число или число, большее 240, то будет выведено информационное окно с сообщением, текст которого будет взят из свойства «Сообщение об ошибке». Выйти из режима редактирования данного поля можно будет, либо нажав [Esc] (и тем самым отменив сделанную корректировку), либо введя допустимое значение поля (в диапазоне 1-240).

Перейдите в режим таблицы (см. 4.6) и продолжите ввод данных, введя пять первых записей (см. таблицу 4.1 в приложении).

4.12. ПЕРЕМЕЩЕНИЕ ПО ЗАПИСЯМ В ТАБЛИЦЕ: перемещаться по записям можно с помощью специальной панели кнопок в нижней части окна таблицы . Первая кнопка обеспечивает переход на первую запись, вторая - на предыдущую, третья - на следующую, четвертая - на последнюю, а пятая - на пустую строку (для добавления новой записи). Кроме того, в поле ввода можно явно указать номер требуемой записи, а в правой части панели указывается общее количество записей.

4.13. НАСТРОЙКА РАЗМЕРОВ ЯЧЕЕК ТАБЛИЦЫ: ширину столбцов таблицы проще всего настроить путем перетаскивания мышью за разделитель в строке заголовков. Для настройки ширины столбца по размерам его максимального элемента следует перейти на этот столбец, выполнить команду «Формат I Ширина столбца» и в появившемся окне нажать кнопку [По ширине данных]. Для одновременной настройки ширины нескольких столбцов с помощью команды «Формат I Ширина столбца» надо их предварительно выделить. После модификации макета таблицы его следует сохранить (см. 4.5).

4.14. СЖАТИЕ БАЗЫ ДАННЫХ БЕЗ ЕЕ ЗАКРЫТИЯ: «Сервис I Служебные программы I Сжать базу данных» («Сервис I Служебные программы I Сжать и восстановить базу данных» в Access 2000/XP). Перед сжатием базы данных происходит закрытие всех ее элементов (таблиц, форм и т. д.). После сжатия размер файла Видео.mdb, содержащего базу данных «Видео», уменьшается.

4.15. ПОВТОРНОЕ ОТКРЫТИЕ ТАБЛИЦЫ: в окне базы данных перейдите к группе объектов «Таблицы», выделите элемент «Фильмы» и выполните на нем двойной щелчок мышью или нажмите кнопку [Открыть] (для открытия таблицы в режиме конструктора следует нажать кнопку [Конструктор]).

41.16. ЗАКРЫТИЕ ЭЛЕМЕНТА БАЗЫ ДАННЫХ: перейдите на окно элемента базы данных, который требуется закрыть (в данном случае - окно «Фильмы: Таблица»); «Файл I Закрыть» или на рамке окна или [Ctrl]+[F4].

4.17. ЗАКРЫТИЕ БАЗЫ ДАННЫХ: переключитесь на окно базы данных (нажав [F11]) и закройте его одним из способов, указанных в 4.16.

4.18. РЕЗЕРВНОЕ КОПИРОВАНИЕ БАЗЫ ДАННЫХ ОДНОВРЕМЕННО СО СЖАТИЕМ КОПИИ: после закрытия базы данных выполните команду «Сервис I Служебные программы I Сжать базу данных» («Сервис I Служебные программы I Сжать и восстановить базу Данных» в Access 2000/ХР); в появившемся диалоговом окне «База данных для сжатия» выберите имя копируемой базы данных (Видео.mdb), [Сжать]; в следующем диалоговом окне «Сжатие базы данных под именем» укажите имя копии: Видео1, [Сохранить]. В результате на диске будет создана сжатая копия базы данных «Видео», имеющая имя Видео1.mdЬ.

Вопросы выходного контроля:

1. Дайте определение понятию БД.

2. Перечислите компоненты банка данных.

3. Назовите основные части интерфейса MS Access.

4. Расскажите об этапе создания таблицы в MS Access.

5. Расскажите, как связать таблицы, сохранив целостность данных.

6. Опишите основные режимы работы с таблицей.