3Апрос 6-2-1

Создайте новый запрос, включив в него таблицу «Фильмы» (см. 6.1); поместите на бланк запроса поля «Назв» и «Дата3ап» (см. 6.2), установите сортировку поля «Дата3ап» по убыванию (см. 6.3).

6.9. УСТАНОВКА ОГРАНИЧЕНИЯ НА ЧИСЛО ВЫВОДИМЫХ ЗАПИСЕЙ: в выпадающем списке «Набор значений» (на панели инструментов) выберите вариант «5».

Выполните созданный запрос (см. 6.4) и сохраните его под именем 6-2-1 (см. 4.5).

3Апрос 6-2-2

Откорректируйте предыдущий запрос, удалив из бланка поле «ДатаЗап» (см. 6.6) и добавив поля «Страна» и «Жанр». Установите сортировку поля «Назв» по возрастанию. В выпадающем списке «Набор значений» на панели инструментов выберите вариант «Все».

6.10. 3АДАНИЕ ПРОСТОГО УСЛОВИЯ ОТБОРА ТИПА РАВЕНСТВА: в строку «Условие отбора» поля «Жанр» введите текст =Комедия, [Enter] (после нажатия [Enter] введенный текст автоматически преобразуется в следующий: ="Комедия", поскольку в выражениях, входящих в условия отбора, текстовые строки должны заключаться в кавычки).

6.11. СКРЫТИЕ ПОЛЯ В ЗАПРОСЕ: в поле «Жанр» снимите флажок «Вывод на экран». Отметим, что удалять данное поле из бланка нельзя, так как оно используется при отборе нужных записей (а именно, всех комедий).

Выполните созданный запрос и сохраните его под новым именем 6-2-2 (см. 6.5).

ЗАПРОС 6-2-3

Добавьте в бланк запроса поле «Длит».

6.12. ЗАДАНИЕ СОСТАВНОГО УСЛОВИЯ ОТБОРА: в строку «Условие отбора» для поля «Длит» введите строку >=60; замените условие отбора для поля «Жанр» на следующее: =Мультфильм.

Выполните созданный запрос и сохраните его под новым именем 6-2-3.

ЗАПРОС 6-2-4

6.13. ОЧИСТКА БЛАНКА ЗАПРОСА: «Правка I Очистить бланк». Поместите на бланк запроса поля «Назв», «Жанр», «ДатаЗап», «Страна», установите сортировку поля «ДатаЗап» по возрастанию, скройте поле «Страна» (см. 6.11).

Задайте следующее составное условие отбора: =РОССИЯ (для поля «Страна»); >=1.1.98 and <=31.12.98 (для поля «ДатаЗап»). После нажатия [Enter] последнее условие примет вид >=#01.01.98# And <=#31.12.98#, поскольку в выражениях, входящих в условия отбора, значения типа «Дата/время» выделяются с помощью символов #.

Выполните созданный запрос и сохраните его под новым именем 6-2-4.

Закройте базу данных «Видео» (см. 4.17).

6.14. СОЗДАНИЕ ЗАПРОСОВ ПО ИНДИВИДУАЛЬНОМУ ЗАДАНИЮ

Вопросы выходного контроля:

1. Дайте определение понятию БД.

2. Дайте определение понятию запрос.

3. Расскажите, для чего используются формы.

4. Расскажите, какие данные могут быть представлены на форме.

5. Расскажите, что получается в результате запроса.

6. Опишите основные режимы, в которых можно открыть запрос.

Лабораторная работа №7

Тема: Создание отчетов в СУБД Access

Цель работы: Изучить создание и использование форм и элементов управления в СУБД MS Access.

Время работы: 2 учебных часа.

Правила по ТБ: Общие.

Оборудование рабочего места: Практикум, ПК.

Программное обеспечение: Windows, MS Office.

Вопросы входного контроля:

1. Дайте определение понятию запрос.

2. Расскажите, что Вы знаете о создании форм.

3. Перечислите, что может быть представлено на форме.

4. Расскажите, что Вы знаете о создании отчетов.

5. Назовите основные части интерфейса MS Access.

6. Опишите основные режимы работы с таблицей, запросом, формой.

СОДЕРЖАНИЕ И ПОРЯДОК ВЫПОЛНЕНИЯ РАБОТЫ

Задание. В существующей базе данных «Видео» определить на основе запросов «Фильмы (названия)» и «Фильмы (жанры)» (см. лабораторная работа №6) ленточные отчеты с такими же именами. Установить для обоих отчетов книжную Ориентацию страниц и отформатировать их по образцам. В отчете «Фильмы (жанры)» выполнить группировку по жанрам и странам.

Откройте существующую базу данных «Видео» (см. 5.1).

7.1. СОЗДАНИЕ ОТЧЕТА: в окне базы данных перейдите к группе объектов «Отчеты», [Создать]; в появившемся диалоговом окне «Новый отчет» выберите вариант «Автоотчет: ленточный», в выпадающем списке выберите элемент «Фильмы (названия)» (имя запроса - uсточнuка дaнных для создаваемого отчета), [ОК]. В результате будет создан отчет, имеющий вид таблицы, каждая строка которой соответствует одной записи из исходного запроса.

Отчет будет выведен в режиме предварительного просмотра; в этом режиме отчет отображается в том виде, в котором он будет выведен на печать.

7.2. ПЕРЕХОД В РЕЖИМ КОНСТРУКТОРА ОТЧЕТОВ: «Вид I Конструктор» или .

Сохраните созданный отчет (см. 4.5), указав его имя: Фильмы (названия)

7.3. НАСТРОЙКА СТИЛЯ ОТЧЕТА: снимите выделение со всех элементов, щелкнув мышью на пустой области окна макета; «Формат I Автоформат... », в появившемся окне выберите вариант «Простой» («Обычный» в Access 2000/ХР), [ОК].

7.4. НАСТРОЙКА ОРИЕНТАЦИИ СТРАНИЦ ОТЧЕТА: «Файл I Параметры страницы ... », перейдите на вкладку «Страница», В разделе «Ориентация» выберите вариант «Книжная», [ОК].

7.5. ПЕРЕХОД В РЕЖИМ ПРЕДВАРИТЕЛЬНОГО ПРОСМОТРА ОТЧЕТА: «Вид I Предварительный просмотр» или . Обратите внимание на то, что щелчок мышью на тексте отчета в режиме предварительного просмотра позволяет переключать масштаб изображения.

Вернитесь в режим конструктора (см. 7.2) и сохраните сделанные изменения (см. 4.5).

Смена ориентации страницы с альбомной на книжную привела к тому, что правая часть области данных (а также верхних и НИЖНИХ колонтитулов) теперь выходит за область печати. Кроме того, заголовок поля «Длительность» слишком велик по сравнению с размерами значений из данного поля, поэтому его целесообразно заменить на Длит .. Заголовок самого отчета можно заменить на более краткий: Фильмы. Наконец, желательно откорректировать ширину полей данных, увеличив ее для поля «Назв» и уменьшив для полей «Страна» И «Жанр». Выполните все эти корректировки, используя те же приемы, что и при настройке внешнего вида формы (см. 5.12-5.14). В колонтитулах необходимо также уменьшить длину разделительных линий. Это делается следующим образом.

7.6. УМЕНЬШЕНИЕ РАЗМЕРОВ РАЗДЕЛИТЕЛЬНЫХ ЛИНИЙ: щелкните мышью на нужной линии; в результате линия станет выделенной, и на ее концах появятся квадратные маркеры. Зацепите мышью за правый маркер и перетащите его влево на требуемое расстояние (если правый маркер линии не виден на экране, то для его отображения воспользуйтесь горизонтальной полосой прокрутки).

После выполнения указанных корректировок при переходе к режиму предварительного просмотра может появиться предупреждающее сообщение «Ширина раздела превышает ширину страницы». В этом случае надо вернуться в режим конструктора (нажав кнопку [Отмена]) и уменьшить ширину отчета, как описано ниже.

7.7. УМЕНЬШЕНИЕ ШИРИНЫ ОТЧЕТА: область отчета в режиме конструктора выделяется белым цветом. Для уменьшения ее ширины зацепите мышью правую границу этой белой области и перетащите ее влево до ближайшего элемента отчета.

7.8. ИЗМЕНЕНИЕ ПРОМЕЖУТКОВ МЕЖДУ СТРОКАМИ ОТЧЕТА: для уменьшения или увеличения промежутков достаточно соответствующим образом изменить высоту раздела области данных (как в случае форм - см. 5.17).

8.9. НАСТРОЙКА ЭЛЕМЕНТОВ НИЖНЕГО КОЛОНТИТУЛА: в стандартном макете отчета нижний колонтитул содержит два поля, каждое из которых представляет собой формулу (признаком формулы, как и в программе Excel, является знак равенства в начале текста поля). Формула =Now() обеспечивает вывод текущей системной даты (см. 6.18), а формула ="Страница " & (Page] & " из " & (Pages] формирует текстовую строку, объединяя строки «Страница» и « из » (текстовые строки в формулах заключаются в двойные кавычки) и два особых поля, доступных в любом отчете: Page (текущая страница отчета) и Pages (общее число страниц отчета; поля заключаются в квадратные скобки). Откорректируйте последнюю формулу следующим образом: ="Страница " & (Page]. Теперь в данном элементе колонтитула будет указываться только номер текущей страницы отчета (без указания общего числа страниц). Настройте также выравнивание элементов нижнего колонтитула:

• элемент с датой переместите к левой границе отчета и выровняйте текст этого элемента по левому краю кнопкой ;

• элемент с номером страницы переместите к правой границе отчета и выровняйте текст этого элемента по правому краю.

Сохраните откорректированный отчет (см. 4.5).

7.10. ЗАКРЫТИЕ ОТЧЕТА: на рамке окна отчета или [Ctrl]+[F4].

Создайте новый ленточный отчет на основе запроса «Фильмы (жанры)» (см. 7.1) и настройте его следующим образом:

• сохраните созданный отчет под именем Фильмы (жанры) - см. 4.5;

• измените стиль отчета на «Простой» («Обычный» в Access 2000/XP) - см. 7.3; измените ориентацию страницы на книжную (см. 7.4) и откорректируйте макет отчета так же, как в случае отчета «Фильмы (названия)».

Повторно сохраните откорректированный отчет. Недостатком полученного отчета является то, что в первом и во втором его столбце («Жанр» и «Страна») имеется много одинаковых значений, расположенных одно под другим (в силу сортировки по данным полям - см. 6.8). Одним из способов исправления этого недостатка является группировка данных.

7.11. ГРУППИРОВКА ДАННЫХ В ОТЧЕТЕ:

• перейдите в режим конструктора;

• «Вид I Сортировка и группировка» или , в результате появится окно «Сортировка и группировка»;

• в первую ячейку столбца «Поле/выражение» с помощью выпадающего списка введите название поля «Жанр»; для свойства «Заголовок группы» В нижней части окна установите значение «Да»;

• закройте окно «Сортировка и группировка», нажав кнопку .

В результате описанных действий в макете отчета появится новый раздел: «Заголовок группы «Жанр»», расположенный непосредственно под разделом верхнего колонтитула. Перетащите мышью в этот раздел поле «Жанр» из раздела «Область данных» и уменьшите высоту раздела «Заголовок группы «Жанр»» так, чтобы выше и ниже поля «Жанр» не было пустых промежутков (см. 5.17).

Перейдя в режим предварительного просмотра, убедитесь, что теперь название каждого жанра выводится один раз - перед группой фильмов данного жанра.

Снова вызовите окно «Сортировка и группировка» и во второй строке верхней таблицы (ниже строки «Жанр») введите название поля «Страна»; для этого поля, как и для жанра, установите значение свойства «Заголовок группы» равным «Да». После закрытия окна «Сортировка и группировка» в макете отчета появится еще один раздел: «Заголовок группы «Страна»». Переместите в этот раздел поле «Страна» из области данных (не меняя его позиции по горизонтали: это поле по-прежнему должно располагаться под элементом-надписью «Страна» из верхнего колонтитула).

Перейдя в режим предварительного просмотра, убедитесь, что теперь один раз выводится не только каждый жанр, но и каждая страна в пределах одного жанра.

7.12. ДОПОЛНИТЕЛЬНАЯ СОРТИРОВКА В ОТЧЕТЕ: при выполнении группировки может быть нарушен порядок сортировки данных по другим полям. Так, в нашем случае названия русских или французских комедий в отчете могут располагаться не по алфавиту. Для восстановления дополнительной сортировки по названиям следует ОПЯТЬ вызвать ОКНО «Сортировка и группировка» и ввести в очередную (третью) ячейку столбца «Поле/выражение» поле «Назв» - с ним, как и с предыдущими полями, автоматически будет связан порядок сортировки «По возрастанию» (порядок сортировки полей указывается во втором столбце окна «Сортировка и группировка»). Подчеркнем, что для поля «Назв» не следует изменять значения его свойств в нижней части окна «Сортировка и группировка».

7.13. ДОПОЛНИТЕЛЬНОЕ ФОРМАТИРОВАНИЕ ЗАГОЛОВКОВ ГРУПП ДАННЫХ: выделите элемент «Линия» в верхнем колонтитуле и скопируйте его в буфер обмена кнопкой или комбинацией ([Ctrl]+[C]), выделите раздел «Заголовок группы «Жанр»» (щелкнув мышью на его сером заголовке; при этом цвет заголовка раздела изменится на черный) и вставьте в него копию линии (кнопкой или комбинацией [Ctrl]+[V]). В результате линия будет вставлена выше элемента «Жанр». Перетащите мышью вставленную линию ниже элемента «Жанр». С помощью окна свойств линии (см. 5.8) установите ее ширину равной 1 пункту (свойство «Ширина границы» на вкладке «Макет»). Выделите поле «Жанр» и установите для него курсивное начертание (см. 5.11).

Сохраните откорректированный отчет (см. 4.5) и закройте базу данных (см. 4.17).

Вопросы выходного контроля:

1. Дайте определение понятию БД.

2. Дайте определение понятию запрос.

3. Расскажите, для чего используются формы.

4. Расскажите, для чего используются отчеты.

5. Расскажите, какие данные могут быть представлены в отчете.

6. Перечислите виды отчетов, которые можно создать.

7. Опишите основные режимы, в которых можно открыть отчет.