1. Поняття та завдання інвентаризації.

Метою інвентаризації є забезпечення достовірності даних бухгалтерсько го обліку шляхом їх зіставлення з фактичною наявністю майна.

Основними завданнями інвентаризації (згідно Інструкції з інвентаризації основних засобів, нематеріальних активів, товарно-иатеріальних цінностей, грошових коштів і документів та розрахунків № 69 від 11.08. 1994 р.) є:

а) виявлення фактичної наявності основних фондів, нематеріальних активів, матеріальних цінностей, бланків суворої звітності, грошових коштів у касах та на рахунках, а також обсягів незавершеного виробництва в натурі;

б) встановлення лишку або нестачі цінностей і коштів шляхом зіставлення фактичної наявності з даними бухгалтерського обліку;

в) виявлення товарно – матеріальних цінностей, які частково втратили свою первісну якість, а також тих, що не використовують дотримання умов зберігання матеріальних цінностей і грошових коштів, а також правил утримання та експлуатації основних фондів.

г) перевірка реальної вартості зарахованих на баланс матеріальних цінностей, сум дебіторської і кредиторської заборгованості, в тому числі щодо якої термін позовної давності минув, інших статей балансу.

Проведення інвентаризації є обов’язковим: (п.3 інструкції № 69 від 11.08.94 р.)

• перед складанням річної бухгалтерської звітності, крім випадків планових інвентаризацій;

• при зміні МВО;

• при встановленні фактів крадіжок або зловживань, псування цінностей (на день встановлення таких фактів);

• після пожежі або стихійного лиха;

• у випадку ліквідації установи;

• за розпорядженням судових та слідчих органів;

• при перездачі майна в оренду;

• при передачі підприємства із одного підпорядкування в інше на рівні міністерства.

Періодичність проведення інвентаризації:

• будівлі, споруди інші нерухомі об’єкти основних фондів – 1 раз на 3 роки;

• бібліотечні фонди – 1 раз на 5 років;

• грошові кошти в касі – 1 раз на квартал;

• інші об’єкти основних засобів – 1 раз на 2 роки;

• товарно – матеріальні цінності – 1 раз на рік (не раніше 1 жовтня).

2. Порядок проведення інвентаризації. Перевірка якості проведених інвентари­за­­цій та документального їх оформлення.

При перевірці якості проведених інвентаризацій необхідно проаналізувати дані інвентаризаційних описів і встановити:

• чи вказано в них місце (комора чи склад) і час проведення інвентаризації;

• чи повністю записані в них назви матеріалів, їх марки, сортність, артикули і інші ознаки;

• чи є виправлення в описах, чи вони завірені;

• чи є на кожній сторінці описів прописом показники числа порядкових номерів цінностей і загальна сума кількості в натуральному виразі;

• чи є на описах підписи членів комісії і МВО.

Перевірити наявність в бухгалтерії всіх необхідних документів щодо факту проведеної інвентаризації:

• наказів або розпоряджень про проведення інвентаризації і про склад комісії;

• матеріальних звітів;

• інвентаризаційних описів - рахункових відомостей, письмових пояснень матеріально - відповідальних осіб за результатами інвентаризації;

• протоколів, наказів і інших документів щодо розгляду і затвердження результатів інвентаризації.

Крім цього, слід вивчити причини виникнення порушень під час оформлен­ня інвентаризаційних матеріалів. Визначити, чи є вони результатом недбалого віднесення комісії до виконання обов’язків або це спеціальні, навмисні дії посадових осіб з метою приховування фактів нестач і надлишків окремих видів цінностей.