Розділ 2 організація внутрішнього фінансово-аудиторського контролю

Внутрішній аудит – це незалежна діяльність з перевірки та оцінки роботи суб’єкта господарювання, з метою допомоги його ефективно виконувати покладені на нього функції.

У СГВК «Зеленоярське» Миколаївського району внутрішній аудит не проводиться, оскільки дана процедура є затратною для підприємства. Натомість внутрішній контроль на підприємстві здійснює керівник підприємства.

Організація зберігання товарно - матеріальних цінностей на підприємстві здійснюється за їх кожною групою на складах, із закріпленням визначеного місця. При цьому на підприємстві забезпечуються:

1)зручність виконання прийомних і відпускних операцій;

2)максимальна механізація й автоматизація завантаження, навантаження і переміщень;

3)схоронність кількості та якості, протипожежна безпека;

4)легкість перевірки якості і кількості, найбільш повне використання площі і кубатури складських приміщень [4].

Облік товарно-матеріальних цінностей на складах підприємства відображає їхній рух (надходження і витрати), а також їхню наявність. Облік матеріалів ведеться на картках, що відкривають для матеріалу кожного виду. У картках відображають величину мінімального, максимального і страхового запасів (установлених); наявність, надходження і витрати.

Контроль роботи складів бухгалтерією підприємства проводиться за прибутково-видатковими картками складів і обліковими картками, із врахуванням встановлених норми втрат, здійснення систематичної інвентаризації складів і зіставляння фактичних та документальних залишків товарно-матеріальних цінностей.

Завдання аналізу зберігання товарно-матеріальних цінностей такі:

• забезпечити правильний облік руху матеріальних цінностей на складах

• виявити і припинити всі випадки понадлімітної видачі матеріальних цінностей цехам;

• забезпечити своєчасну видачу матеріалів із заводських складів у цехові, а з цехових — на виробничі ділянки;

• перевірити правильність установлених розмірів страхових запасів, крапок замовлення і максимальних запасів;

• визначити розміри і причини втрат матеріальних цінностей на складах.

Далі розглянемо документальне оформлення товарно-матеріальних цінностей на підприємстві.

Таблиця 2.1

Документальне оформлення товарно-матеріальних цінностей СГВК «Зеленоярське»*

Назва та форма документа		Призначення документа
І. Документи з надходження та оприбуткування ТМЦ
1	Товарно-транспортна накладна (ф. № 1 - ТН)	комбінований документ, що складається з трьох самостійних розділів: відомості про вантаж, вантажно-розвантажувальні роботи, інша інформація
2	Рахунок-фактура (ф. № 63)	розрахунковий документ, що виписується постачальником на ім'я покупця на кожну партію відвантажених ТМЦ
3	Накладна на відпуск товарно-матеріальних цінностей (ф. № М-20)	документ є підставою для списання товарно-матеріальних цінностей, для оприбуткування їх підприємством-одержувачем і для дозволу на вивіз із території підприємства постачальника, а також для їх складського, оперативного і бухгалтерського обліку
4	Довіреність (ф, № М-2)	застосовуються для одержання ТМЦ від постачальника через довірену особу
5	Акт закупки товарно-матеріальних цінностей	застосовується при закупівлі ТМЦ підзвітними особами підприємства
6	Журнал обліку вантажів, що надійшли	застосовується для регістрації транспортних документів, пов'язаних з отриманням вантажів та оприбуткуванням їх на склад підприємства
7	Прибутковий ордер (ф. № М-4)	застосовуються для обліку матеріалів, що надходять на підприємство від постачальників або з переробки
8	Акт про приймання матеріалів (ф. № М-7)	документ складається у випадках розбіжностей за кількістю і якості ТМЦ, що надійшли, із даними супровідних документів (пред'явлених до оплати) і є підставою для пред'явлення претензій постачальнику й оприбуткування ТМЦ, що надійшли.
ІІ. Документи складського обліку ТМЦ
9	Картка складського обліку матеріалів (ф. № М-12)	застосовується для оперативного обліку руху ТМЦ по складу (коморі)
10	Матеріальний ярлик (ф. № М-16)	застосовується для характеристики матеріалів кожного номенклатурного номера за місцем зберігання, слугує для матеріальних цінностей паспортом
11	Регістр прийняття - здачі документів (ф. № М-13)	використовується для регістрації прибуткових і видаткових документів, які здаються до бухгалтерії
12	Відомість обліку залишків матеріалів на складі (ф. № М-14)	використовується для контролю взаємозв'язку складського та бухгалтерського обліку
13	Сигнальна довідка про відхилення фактичного залишку матеріалів від встановлених норм запасу (ф.№ М-18)	складається завскладом (комірником) у разі виявлення відхилень фактичного залишку виробничих запасів від встановлених норм
14	Матеріальний звіт (ф.№ М-19)	складається матеріально відповідальною особою і передається в бухгалтерію; відображає рух запасів на складі за певний період
ІІІ. Документи з відпуску (списання), вибуття запасів
15	Лімітно-забірна картка (ф. № М-8)	для багаторазового відпуску одного номенклатурного номера матеріалів на один місяць
16	Лімітно-забірна картка (ф. № М-9)	для чотириразового відпуску лімітованих матеріалів, що зараховуються на один вид витрат (замовлення) на один місяць
17	Акт-вимога на заміну (додатковий відпуск) матеріалів (ф. № М-10)	для відпуску матеріалів, потреба в яких виникає періодично, заміни матеріалів, а також для додаткового (понадлімітного) відпуску матеріалів
18	Накладна-вимога на відпуск (внутрішнє переміщення) матеріалів (ф. № М-11)	для відпуску матеріалів усередині підприємства, включаючи відпуск господарствам свого підприємства, розташованим за межами його території
* Розроблено автором з використанням статистичної інформації на підприємстві

На підприємстві для відпуску матеріалів у виробництво організовують на складах (при складах) їхню підготовку, що значно скорочують витрати на транспортування, зберігаються і краще використовуються відходи та товарно-матеріальні цінності. Відпуск матеріалів в межах підприємства здійснюється за лімітними картами, у межах установленого місячного ліміту. Коли ліміт використаний повністю, подальший відпуск матеріалів припиняється.

Від правильного документального оформлення операцій з надходження ТМЦ на підприємстві залежить правильне віднесення їх вартості на витрати виробництва, реальність оцінки незавершеного виробництва та його відображення у фінансовій звітності.

СГВК «Зеленоярське» в повному обсязі забезпечено складським господарством, що передбачає  організацію постійного і безперервного постачання виробництва відповідними матеріальними ресурсами, забезпечення їх кількісної та якісної схоронності МВО, максимальним скороченням витрат, пов'язаних зі здійсненням складських операцій, комплектування деталей та інших матеріальних цінностей, підбір, дозування та інші операції підготовчого або заключного характеру.

Аналітичний облік на складах ведуть за кожним видом продукції із зазначенням кількості, ціни і вартості. При цьому, наприклад, облік насіння зерна ведуть за назвою кожної культури та її сорту.

Касова дисципліна – це встановлений порядок ведення операцій підприємства з готівкою. На підприємстві облік наявності та руху готівки в касі ведуть в касовій книзі за встановленою формою. У касовій книзі записи ведуть у двох примірниках через копіювальний папір кульковою ручкою або чорнилом темного кольору.

Перші примірники аркушів залишаються в касовій книзі. Другі примірники аркушів відривні і служать звітом касира. Підчистки і необумовлені виправлення в касовій книзі забороняються. Зроблені виправлення завіряють підписами касир і головний бухгалтер підприємства.

Записи в касову книгу здійснюються касиром після одержання або видачі грошей за кожним касовим ордером або іншим документом, що його замінює, у день їх надходження або видачі. У кінці кожного робочого дня касир підраховує підсумки операцій за день, вираховує залишок грошей в касі на кінець дня і передає в бухгалтерію другий відривний аркуш з прибутковими і видатковими касовими документами під розписку в касовій книзі. Це - звіт касира.

За погодженням касира та за умови забезпечення повного збереження касових документів касову книгу можна вести в електронній формі за допомогою комп'ютерних засобів. Програмне забезпечення, за допомогою якого ведеться касова книга, має забезпечувати візуальне відображення і роздрукування кожної з двох частин аркуша касової книги ("Вкладний аркуш касової книги" та "Звіт касира"), які за формою і змістом мають відтворювати форму та зміст касової книги в паперовій формі. Контроль за правильністю ведення касової книги покладається на головного бухгалтера підприємства.

Синтетичний облік касових операцій ведуть на рахунку 30 "Каса". Це активний грошовий рахунок, за дебетом якого відображають надходження грошей в касу, а за кредитом - їх вибуття з каси. Перевірки касової дисципліни здійснюють органи Державної податкової адміністрації України, Державної фінансової інспекції України, Міністерства внутрішніх справ України, аудиторські служби, фінансові органи та установи банків.

Підприємство своєчасно та в повному обсязі передає до Головного управління Міністерства доходів і зборів (Державна податкова інспекція у Миколаївській області) і Головного управління статистики в Миколаївській області дані про результати своєї господарської діяльності. При виявленні порушень та несвоєчасному поданні підприємство в повному обсязі сплачує штрафи. Порушень за 2013 рік аудитором не було виявлено.

Дебіторська заборгованість – заборгованість підприємству за надану ним своїм покупцям за продукцію товари, роботи, послуги. Основними завданнями щодо визначення стану дебіторської заборгованості на підприємстві є:

1)перевірка реальності та достовірності відображення на балансі підприємства сум дебіторської заборгованості, перевірки дотримання правил розрахункової і фінансової дисципліни;

2)перевірка правильності отримання сум за відвантажені матеріальні цінності та повноти їх списання, наявність виправдувальних документів при здійсненні розрахункових операцій та правильності їх оформлення;

3)перевірка своєчасності і правильності оформлення і пред'явлення претензій дебіторам;

4)розробка рекомендацій щодо впорядкування розрахунків, зниження дебіторської заборгованості. 

За 2013 рік дебіторська заборгованість має тенденцію до збільшення, на кінець 2013 року становить 2026 тис. грн.

Кредиторська заборгованість – заборгованість підприємства іншим фізичним чи юридичним особам, яку воно зобов’язане погасити.

Основними завданнями щодо визначення суми кредиторської заборгованості є:

1) перевірка реальності та достовірності відображення на балансі підприємства сум поточної кредиторської заборгованості, перевірки дотримання правил розрахункової і фінансової дисципліни;

2)визначення причин і строків утворення заборгованості;

3)перевірка наявності простроченої кредиторської заборгованості;

4)вивчення кредиторської заборгованості, за якою минув строк позивної давності;

5)перевірка правильності та обґрунтованості списання заборгованості та оформлення і відображення в обліку заборгованості за одержаними авансами.

Кредиторська заборгованість також за 2013 рік має тенденцію до збільшення і на кінець періоду складає 4 000 тис. грн.

Підприємство застосовує типові форми первинних документів відповідно до чинного законодавства України, оформлює їх з визначенням всіх необхідних реквізитів та вчасно здійснює їх реєстрацію. Первинні та зведені облікові документи на підприємстві мають такі обов'язкові реквізити:

1) назву документа (форми);

2) дату і місце складання документа;

3) назву підприємства, від імені якого складено документ;

4) зміст та обсяг господарської операції, одиницю виміру господарської операції;

5) посади осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення;

6) особистий підпис особи, що брала участь у здійсненні господарської операції.

СГВК «Зеленоярське» дотримається встановленого графіку документообігу та визначених правил документообігу.

Підприємство здійснює інвентаризацію відповідно до Інструкції по інвентаризації основних засобів, нематеріальних активів, товарно-матеріальних цінностей, грошових коштів і документів та розрахунків, затвердженої наказом Міністерства фінансів України від 11 серпня 1994 р. № 69.

Інвентаризація – перевірка майна підприємства на певну дату, шляхом співставлення фактичних даних з даними бухгалтерського обліку.

Відповідальність за організацію інвентаризації на підприємстві несе керівник підприємства, який створює необхідні умови для її проведення.

Інвентаризація на підприємстві проводиться лише в кінці року перед складанням фінансової звітності, відповідно до наказу керівника (Додаток Я). При цьому основними завданнями інвентаризації є:

а) виявлення фактичної наявності основних фондів, нематеріальних активів,товарно-матеріальних цінностей, коштів, цінних паперів та інших грошових документів, а також обсягів незавершеного виробництва в натурі;

б) установлення лишку або нестачі цінностей і коштів шляхом зіставлення фактичної наявності з даними бухгалтерського обліку;

в) виявлення товарно-матеріальних цінностей, які частково втратили свою первісну якість, застарілих фасонів і моделів, а також матеріальних цінностей та нематеріальних активів, що не використовуються;

г)перевірка дотримання умов та порядку збереження матеріальних та грошових цінностей, а також правил утримання та експлуатації основних фондів;

д) перевірка реальності вартості зарахованих на баланс основних фондів, нематеріальних активів, товарно-матеріальних цінностей, цінних паперів і фінансових вкладень, сум грошей у касах, на розрахунковому, валютному та інших рахунках в установах банків, грошей у дорозі, дебіторської і кредиторської заборгованості, незавершеного виробництва, витрат майбутніх періодів, забезпечень та резервів наступних витрат і платежів.

Інвентаризація проводиться постійно діючою комісією, до складу якої обов’язково входить головний бухгалтер. Матеріальні цінності до початку інвентаризації на складах повинні бути згруповані, розсортовані та розкладені за найменуваннями, сортами і розмірами в порядку, зручному для підрахунку.

Матеріально відповідальні особи до початку інвентаризації дають розписки та засвідчують, що є всі прибуткові і видаткові документи здані ними до бухгалтерії і ніяких більше цінностей у них немає. Інвентаризація матеріальних цінностей на підприємстві проводиться за місцями їх зберігання в присутності матеріально відповідальних осіб.

Дані інвентаризації щодо матеріальних цінностей заносять в інвентаризаційні описи, які складаються в двох примірниках за місцями зберігання матеріальних цінностей і матеріально відповідальними особами. Після закінчення інвентаризації описи підписуються всіма членами комісії. При перевірці кількості грошових коштів у касі приймається до уваги тільки фактична наявність готівки.

Під час інвентаризації можуть бути виявлені надлишки, нестачі та відповідність матеріальних цінностей фактично і документально. При визначенні нестачі матеріальних цінностей більше нормальних меж, різниця у вартості підлягає відшкодуванню особами, що її допустили. Результати інвентаризації на підприємстві відображають в бухгалтерському обліку в 10-денний строк, після чого його показники приводяться у повну відповідність з фактичною наявністю господарських засобів й стану розрахункових відносин, що є головною передумовою складання фінансової звітності [5].