1.3. Організація діловодства, документування та документообігу

Бухгалтерська робота пов’язана з веденням діловодства. Основною особливістю спеціального діловодства є номенклатура і форми документів, правила їх обробки і збереження, передбачені Єдиною системою діловодства (ЄСД). ЄСД – науково упорядкований комплекс правил, нормативів і рекомендацій, що регламентують діловодство в установах, організаціях і на підприємствах. Регламентація визначає основні положення складання документів і організацію роботи з ними, правила застосування яких наведено у відомчих інструкціях із діловодства і поширюються на організаційно-розпорядчу документацію (накази, розпорядження).

На бухгалтерську діяльність основні положення ЄСД поширюються щодо загальних принципів роботи з ними та підготовки їх до передавання до архіву. Методичне керівництво діловодством і організацією архівної справи на підприємстві здійснює центральна архівна установа через районні і міські державні архіви [10].

На підприємстві діє уніфікована система організаційно-розпорядчої документації, що передбачає раціонально організований комплекс взаємопов’язаних нормативно-технічних документів, необхідних для управлінської діяльності. Службові документи складають на фірмових бланках, що забезпечує їх юридичну дієздатність і зменшення трудомісткості документування. Використовують два види бланків:

1)бланки для листів;

2)бланки листів масового застосування (довідки, що видаються бухгалтерією робітникам і службовцям, угоди, акти).

Документи на підприємстві містять усі необхідні реквізити і відповідають чинному законодавству. Бухгалтерія складає і оформлює такі основні організаційно-розпорядчі документи:

1) акти, що засвідчують господарську операцію;

2) доповідні записки на ім’я керівника підприємства;

3)інструкції з обліку товарно-матеріальних і грошових цінностей, праці та заробітної плати, витрат виробництва і обігу та інших розділах обліку діяльності підприємства

4) пояснювальні записки;

5) різні службові і супровідні листи;

6) протоколи нарад працівників бухгалтерії та ін.

Свою діяльність працівники бухгалтерії здійснюють відповідно до Посадових інструкції персоналу бухгалтерії (Додаток Ю).

Організаційно-розподільчі документи, які використовують на підприємстві для ведення бухгалтерського обліку сприяють достовірності відображення фінансово – господарської діяльності.СГВК «Зеленоярське» не використовує номенклатуру справ для класифікації документів, здійснення їх індексації, групування за строками зберігання, формування справи тимчасового зберігання документів.

Суцільне і безперервне спостереження за всіма господарськими операціями, що здійснюються на підприємстві  є особливістю бухгалтерського обліку. Тому кожну господарську операцію оформляють відповідним документом для забезпечення такого спостереження.

Документом називається письмовий доказ фактичного здійснення господарської операції або письмове розпорядження на право його здійснення. Спосіб оформлення господарських операцій документами називається документацією. Документація є важливим елементом методу бухгалтерського обліку, що забезпечує своєчасне і повне первинне спостереження за господарськими операціями і є обов'язковою умовою для відображення їх в обліку.

Основною законодавчо-нормативною базою щодо організації документування на підприємстві є:

1) Закон України «Про бухгалтерський облік і фінансову звітність в Україні», затверджений Верховною Радою України від 16 липня 1999 p. № 966-XIV (зі змінами та доповненнями), що визначає правові засади регулювання, організації, ведення бухгалтерського обліку та складання фінансової звітності в Україні [16];

2) Положення про документальне забезпечення записів в бухгалтерському обліку, затверджене Міністерством фінансів України від 24 травня 1995 р. № 88(зі змінами та доповненнями), яке встановлює порядок створення, прийняття і відображення у бухгалтерському обліку, а також зберігання первинних документів, облікових регістрів, бухгалтерської звітності підприємствами [17];

3) План рахунків бухгалтерського обліку активів, капіталу, зобов'язань і господарських операцій підприємств і організацій, затверджений наказом Міністерства фінансів України від 30 листопада 1999 р. № 291(зі змінами та доповненнями), зазначений перелік рахунків, який використовує підприємство [18];

4) Інструкція про застосування Плану рахунків бухгалтерського обліку активів, капіталу, зобов'язань і господарських операцій підприємств і організацій, затверджена наказом Міністерства фінансів України від 30 листопада 1999 р. № 291(зі змінами та доповненнями), яка встановлює призначення і порядок ведення рахунків бухгалтерського обліку для узагальнення методом подвійного запису інформації про наявність і рух активів, капіталу, зобов'язань та факти фінансово-господарської діяльності підприємств [19];

5)Перелік типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженим Головним архівним уп­равлінням при Кабінеті Міністрів України від 20.07.1998 р. №41 (зі змінами та доповненнями), відповідно до якого підприємство використовує документи при веденні господарської діяльності;

6)Посадові інструкції по підприємству, які визначають перелік, завдання та функції працівників;

7)Положення щодо ведення документів по підприємству, що визначає основні правила та умови ведення документів відповідно до чинного законодавства.

Організація збору і обробки облікової інформації на підприємстві відповідає принципу економічності, що досягається шляхом раціональної організації обліку, використання прогресивних форм ведення обліку, автоматизацією обліково-обчислювальних робіт, яка приводить до економії матеріальних і трудових ресурсів.

На підприємстві документування може здійснюватися ручним або механізованим способом. Процес документування складається з таких етапів:

1. складання первинних документів;

2. приймання первинних документів;

3. обробка первинних документів.

Таким чином, організація бухгалтерського обліку забезпечує на підприємстві своєчасне та повне документування здійснених господарських операцій.

Складання первинних документів відбувається безпосередньо на підприємстві. Відповідно до Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» відповідальність за забезпечення фіксування фактів здійснення всіх господарських операцій у первинних документах, збереження оброблених документів, регістрів і звітності протягом встановленого терміну, але не менше трьох років, несе власник (власники) або уповноважений орган (посадова особа), який здійснює керівництво підприємством відповідно до законодавства та установчих документів.

Перелік первинних документів є значним, однак, у бухгалтерії підприємства складається лише незначна їх частина (прибутковий і видатковий касові ордери, довідки та розрахунки бухгалтерії, довіреності, перепустки на винесення ТМЦ за межі підприємства).

Окрім первинних документів бухгалтерського оформлення працівникам бухгалтерської служби доводиться мати справу з організаційно-розпорядчими документами, тобто установчими документами, положеннями, інструкціями, наказами та ін. Крім того, бухгалтери можуть брати участь у підготовці проектів розпорядчих документів.

Відповідно до законодавства первинні документи на підприємстві складаються в момент здійснення операції, а якщо це неможливо - безпосередньо після її закінчення. Складання та оформлення документів передбачає заповнення всіх його реквізитів і одержання всіх необхідних резолюцій, печаток і штампів. У тексті та цифрових даних первинних документів, облікових регістрів і звітності підчистки та необумовлені виправлення не допускаються.

Приймання первинних документів відбувається від інших підприємств або інших працівників підприємства. Документи від інших підприємств можуть надходити поштою (у т. ч. електронною), факсом, доставлятися кур'єром.

При отриманні таких документів необхідно перевірити правильність їх оформлення. Перед передачею вхідних документів на розгляд керівнику їх необхідно зареєструвати і зафіксувати факт створення або надходження документа шляхом проставлення на ньому номера з подальшим записом у книгах або журналах реєстрації первинних документів, поділених на розділи за кожним видом документів.

У цих регістрах необхідно робити відмітки про те, хто прийняв і хто видав документ із зазначенням підрозділів підприємства, дати господарської операції та ті суми. Нумерація первинних документів ведеться з початку року. Присвоєння номерів первинних документів дає змогу здійснювати контроль за їх рухом і виконанням, а також повинне забезпечити розподіл документів за звітними періодами та їх легкий пошук.

Реєстрації підлягають всі потоки документів:

-вихідні (документи, які передаються контрагентам);

-вхідні (документи, які надходять ззовні);

-внутрішні (документи, які складаються і використовуються в межах підприємства).

Працівники, які приймають первинні документи, зобов'язані перевірити їх за формою і змістом: встановити наявність у документі обов'язкових реквізитів і відповідність відображеної в документі господарської операції чинному законодавству, а також логічну узгодженість окремих показників операції.

Якщо документи здаються особами, відповідальними за їх складання, перевірка здійснюється у присутності останніх. Особливу увагу в ході приймання слід звертати на точність зазначення одиниць виміру та їх відповідність кількісним показникам.

Для відображення у регістрах бухгалтерського обліку первинні документи приймаються в оригіналі. Первинні документи, які пройшли обробку, повинні мати відмітку, яка виключає можливість їх повторного використання: при ручній обробці - дату запису до облікового регістру та підпис особи, яка його здійснила, а при комп'ютеризованій обробці - відбиток штампу особи, відповідальної за їх обробку.

Інформація про господарські операції підприємства за звітний період (місяць, квартал, рік) з облікових регістрів відображається в Головній книзі, оборотно-сальдовій відомості й на кінцевому етапі у звітності, порядок складання якої встановлюється відповідними нормативними документами.

Після бухгалтерської обробки документи повинні включатися до справ.

Документообіг - це рух документів від моменту їх складання (або одержання від інших підприємств, організацій), періоду обробки і до передачі в архів. Основні етапи документообігу:

1) складання і оформлення документа;

2) прийняття документа бухгалтерією (обліковим апаратом);

3) рух документа по відділах і робочих місцях бухгалтерії, його обробка і використання для облікових записів;

4) передача документа на засоби обчислювальної техніки (іншої оргтехніки) і повернення назад;

5) передача документа до архіву.

Документообіг на підприємстві встановлено головним бухгалтером і є обов'язковим для всіх працівників підприємства. Порядок документообігу залежить від характеру й особливостей господарських операцій та їх облікового оформлення, а також від структури підприємства і його облікового апарату (бухгалтерії).

Для кожного виду або роду документів (накладних, вимог, рахунків-фактур тощо) розробляється особлива схема документообігу у формі графіка руху документів. У графіку, який встановлюється наказом керівника підприємства, зазначається дата створення або одержання від інших підприємств та установ документів, прийняття їх до обліку, передача в обробку та до архіву.

Графік документообігу на підприємстві забезпечує оптимальну кількість виконавців, через які проходить кожний первинний документ та визначає мінімальний термін його знаходження в підрозділі, а також сприяє поліпшенню облікової роботи, посиленню контрольних функцій бухгалтерського обліку, підвищенню рівня його механізації та автоматизації. Графік документообігу оформлюється у вигляді схеми або переліку робіт із створення, перевірки та обробки документів, що здійснюються кожним підрозділом підприємства, а також усіма виконавцями із зазначенням їх взаємозв'язку і терміну виконаних робіт (Додаток Щ).

Працівники підприємства, створюють і подають первинні документи, які належать до сфери їх діяльності, за графіком документообігу. Тому кожному виконавцю надається витяг із графіка, де наводиться перелік документів, що належать до функціональних обов'язків виконавця, термін їх подання та підрозділи підприємства, до яких подаються ці документи.

Контроль за дотриманням графіка документообігу на підприємстві в здійснюється головним бухгалтером. Вимоги головного бухгалтера щодо порядку подання до бухгалтерії або на обчислювальний пристрій необхідних документів та відомостей є обов'язковими для всіх підрозділів і служб підприємства [2].