Сортировка и фильтрация данных в списке

Текстовый процессор Excel предоставляет пользователю удобное средство упорядочивания (сортировки), поиска (фильтрации) данных списка и создания отчетов на их основе. Сортировка данных списка (т. е. их перестановка в определенной заданной последовательности) может осуществляться в алфавитном, числовом и хронологическом порядке. Фильтрация позволяет осуществлять быстрый поиск и работу с определенными подмножествами данных без их перемещения или сортировки.

Сортировка всех данных списка производится очень просто: необходимо выделить любую ячейку данных, входящую в список, и выбрать в меню Данные команду Сортировка. При выполнении этой команды появляется диалоговое окно (рис. 2.3.10./3.), в котором пользователь в окнах списков может выбрать поле, по которому производится сортировка, а также установить для различных полей разные приоритеты (по какому полю сортировать в первую, вторую и в последнюю очередь). Кроме того, устанавливая определенные опции (точки), пользователь выбирает критерии сортировки (по возрастанию или убыванию). При таком способесортировки Excel выделяет весь список и сортирует все имеющиеся в нем данные. Если пользователь хочет сортировать данные только в определенном диапазоне списка (например, только в одном столбце или в нескольких строках), то необходимо этот диапазон предварительно выделить.

При этом программа выдает запрос, уточняющий намерения пользователя. При желании сортировать только выделенный диапазон пользователь в появляющемся после обращения к команде Сортировка... диалоговом окне должен подтвердить свои намерения выбором опции Сортировать в пределах указанного диапазона, после чего нажать кнопку Сортировка... в этом окне - это снова возвратит пользователя в описанное диалоговое окно.

Быструю сортировку данных в пределах одного столбца можно осуществить с помощью кнопок "Сортировать по возрастанию" и "Сортировать по убыванию" панели инструментов Excel. Для этого достаточно установить курсор в какую-либо ячейку нужного столбца и нажать одну из упомянутых кнопок.

Фильтрация списка дает возможность выводить на экран необходимое подмножество элементов списка. Если при обращении к команде Фильтр в меню Данные выбрать подкоманду Автофильтр, то Excel в метке каждого столбца помещает кнопку окна списка (рис. 2.3.10./5.). При раскрытии списка в каком-либо столбце выводится список всех уникальных элементов этого столбца. При выделении интересующего пользователя определенного элемента в столбце будут помещены только те строки, которые содержат выделенное значение (например, только с названием фирмы "ООО Крокус") - все остальные строки будут скрыты.

Чтобы убрать критерий фильтрации для отдельного столбца, достаточно в раскрывающемся списке столбца выбрать параметр Все. Чтобы показать все скрытые в списке строки, нужно выбрать в меню Данные команду Фильтр, а затем подкоманду Показать все. Для вывода на экран всех скрытых столбцов и удаления стрелок Автофильтра нужно снять метку подкоманды Автофильтр в команде Фильтр.

В Автофильтре можно создать и пользовательские критерии отбора. Для этого в раскрывающемся списке столбца нужно выбрать элемент Условие... и в появившемся диалоговом окне задать нужные пользователю критерии.

Наиболее изощренным средством обработки данных в Excel является команда Сводная таблица..., запускаемая из меню Данные. В результате ее выполнения создается настраиваемая таблица для организации полей на листе в новых сочетаниях (необходимые выборки данных). Самый лучший способ научиться работать со сводными таблицами - попробовать создать их, что и рекомендуется читателю для вполне самостоятельной работы.

Для создания сводной таблицы нужно выделить любую ячейку в списке и выполнить упомянутую команду Сводная таблица.... При этом запускается Мастер сводных таблиц, и пользователю остается только прилежно следовать его указаниям, что гарантированно приведет к желаемому результату. Возможно, данные в сводной таблице пользователь узнает не сразу, поскольку они показывают список в совершенно новом виде. Таблица выглядит так, словно были созданы новые заголовки столбцов и строк, заново введены все данные и подведены итоги. Однако в этом случае ручная перестановка ячеек не потребовалась - мастер сводных таблиц самостоятельно проделал всю работу. Если по какой-то причине полученный результат не устраивает пользователя, можно снова обратиться к команде Сводная таблица... и откорректировать все, что требуется.