Обработка данных, представленных в виде списков

При организации больших потоков информации - списков почтовой рассылки, телефонов, торговых операций и т.п. - большую помощь могут оказать содержащиеся в Excel средства обработки списков. Списком называется таблица, разделенная на столбцы-поля и строки-записи. По сути, список представляет собой базу данных - организованное хранилище информации. Однако, учитывая особенности хранения данных в Excel вместо термина "база данных" при работе с табличным процессором используется термин "список".

Список - это набор строк с постоянными заголовками столбцов и последовательными данными, и для работы со всеми командами Excel по обработке списков необходимо руководствоваться определенными принципами:

1. Создаваемый список должен иметь постоянное количество столбцов, каждый из которых в таком случае называется полем, а имя столбца - его меткой.

2. Количество строк является переменным, чтобы позднее можно было добавить, удалить или переставить записи.

3. В каждом столбце должна содержаться однотипная информация, и недопустимы пустые ячейки.

Создание списка в рабочем листе Excel

При создании списка в Excel целесообразно использовать следующую последовательность этапов:

• открыть новый лист. Лучше всего размещать списки на отдельных листах, чтобы программа могла автоматически выделить данные при выполнении команд обработки списков;

• создать заголовки для каждого поля (столбца) в списке, задать их выравнивание и отформатировать жирным шрифтом. По возможности лучше ограничиться небольшим числом полей, чтобы они были одновременно видны на экране;

• отформатировать находящиеся под заголовками ячейки в соответствии данными, которые должны в них храниться. Это подразумевает наложение числовых форматов (денежных или дат) и изменение выравнивания;

• ввести записи под заголовками. При этом следует соблюдать единый стиль заполнения, чтобы позднее взаимосвязанные записи могли быть выделены в группы. Количество строк может быть любым; в списке не должно быть пустых строк; нужно использовать единый формат для всех ячеек столбца;

• после окончания работы нужно сохранить книгу на диске. Если список разрастается до сотен записей, следует подумать о мерах предосторожности - хранении резервной копии в надежном месте.

При вводе повторяющихся значений в списках удобно использовать автозаполнение - вводимые слова распознаются и автоматически завершаются. Чтобы воспользоваться этой возможностью, следует выполнить команду Параметры в меню Сервис, затем выбрать вкладку Правка и установить флажок Автозаполнение значений ячеек. При создании списков очень удобным является использование специальных форм.

Поясним это на простом примере создания списка, организующего информацию по объемам продаж ряда товаров различными сотрудниками фирмы. Пусть такой список будет иметь четыре поля: "Фирма" (наименование фирмы, осуществившей покупку); "Дата" (дата покупки); "Товар" (название товара); "Сумма" (сумма покупки), "Валюта" (тип валюты для суммы покупки) Для ввода следующих строк можно использовать удобную форму, предлагаемую Excel.

чтобы вызвать форму, достаточно выделить в списке какую-либо ячейку и выполнить команду Форма... в меню Данные. В результате на экране появляется диалоговое окно, содержащее первую запись (рис. 2.3.10./2.). Это окно позволяет добавлять (при нажатии кнопки Добавить) любое количество новых записей в список, не заботясь об их размещении в ячейках списка, - все данные из формы (в том числе и внесенные изменения при редактировании) отображаются в соответствующих ячейках.