Создание диаграмм по данным листа Excel

При анализе данных для большей наглядности некоторые цифры и факты полезно отобразить в виде диаграммы. Диаграммы являются графическим представлением информационных категорий рабочего листа Excel и разработаны для превращения строк и столбцов данных в наглядные изображения. Они помогают увидеть тенденции, которые трудно разглядеть за набором чисел, оживляют листы.

Планирование диаграммы

Перед тем как заняться построением диаграмм, необходимо произвести определенную подготовку. Диаграммы Excel создаются на основе данных из существующих листов, так что сначала необходимо создать лист, содержащий всю необходимую информацию. В принципе, текстовый процессор позволяет создавать диаграммы и на основе данных, разбросанных по листу, однако процесс значительно упрощается, если организация данных позволяет их легко выделять и комбинировать. Таким образом, пользователь должен тщательно продумать структуру информации в рабочем листе, чтобы иметь возможность наиболее эффективно представить ее в наглядной форме диаграмм.

Кроме того, необходимо выбрать для представления определенный тип создаваемой диаграммы. Табличный процессор Excel поддерживает десять основных типов диаграмм, каждый из которых может иметь несколько разновидностей (рис. 2.3.9./1.). Например, графики демонстрируют связь параметров, круговые диаграммы используются для показа составных частей некоторого целого, а линейчатые диаграммы - для сравнения различных категорий данных. Десять основных типов диаграмм - плоские, а производные от них - пространственные. Вопрос о наглядности того или иного типа диаграммы применительно к конкретной информации решает пользователь.

Создание диаграммы

После завершения подготовительного периода - организации данных и выбора типа диаграммы - можно приступать к созданию диаграммы. Процесс создания диаграммы содержит следующую последовательность действий:

1. Выделить диапазон ячеек, данные из которых используются для нанесения на диаграмму.

2. В меню Вставка выбрать команду Диаграмма, далее подкоманду На новом листе (или На этом листе).

3. После появления первого диалогового окна Мастер диаграмм - шаг 1 из 5 далее необходимо следовать указаниям диалоговых окон, которые последовательно появляются после активизации очередной кнопки Далее:

   • появится диалоговое окно, в котором предлагается указать включаемые в диаграмму ячейки. Здесь в текстовом окне Диапазон указан выделенный пользователем диапазон ячеек (имеется возможность при желании отредактировать это сообщение);

   • откроется диалоговое окно Мастер диаграмм, где пользователь выбирает тип диаграммы;

   • откроется третье окно Мастера диаграмм, в котором приведены разновидности выбранной диаграммы. Выбрав определенную разновидность диаграммы (например, последнюю, седьмую), нужно щелкнуть на клавише Далее;

   • в новом диалоговом окне Excel показывает примерный вид получившейся диаграммы (в данном примере круговой) и просит подтвердить выбор рядов и меток данных. Если лист был правильно организован и в нем выделены нужные данные, в диаграмме содержится правильная информация. Если диаграмма выглядит по мнению пользователя неправильно, нужно воспользоваться кнопками опций и счетчиком четвертого диалогового окна, чтобы внести нужные коррективы;

   • откроется последнее окно Мастера диаграмм. Нужно в этом окне включить опцию Да, чтобы добавить легенду (условные обозначения), затем в текстовом поле Название диаграммы нужно ввести соответствующее название и нажать кнопку Готово. Excel завершает диаграмму и выводит ее на новом листе книги под указанным названием. Заметим, что табличный процессор отображает панель инструментов диаграмм для облегчения основных операций с ними и выбирает масштаб с таким расчетом, чтобы на экране была видна вся диаграмма.