Обработка данных в формулах и функциях

Для обработки данных в формуле последняя должна быть создана средствами Microsoft Excel. Напомним, что формула - это выражение, с помощью которого вычисляется новое значение (результат) по исходной (уже существующей) информации. В формуле с помощью арифметических операторов (сложение, вычитание, умножение, деление и т.д.) или функций (математических, статистических, логических и др.) устанавливаются связи между вводимыми в Excel числами и ссылками на ячейки, содержащие определенную информацию. При выполнении действий, указанных в формулах, происходит преобразование в числовой (или иной - в логических функциях) результат данных, представленных в формулах в виде чисел, а также числовой и другой информации, хранящейся в ячейках, чьи адреса задействованы в формуле в виде ссылок.

При исполнении формулы Excel придерживается стандартных правил алгебры. Это означает, что, производя вычисления в формулах, табличный процессор соблюдает принятый порядок действий над формулами, содержащими различные арифметические операторы: первыми выполняются операции возведения в степень, за ними - умножения и деления, и в последнюю очередь - сложения и вычитания. Если в формуле присутствует несколько операторов одного уровня приоритета, то они выполняются в порядке записи в формуле, то есть слева направо. Изменить этот порядок действий может наличие скобок. Скобки имеют, таким образом, высший приоритет, так как, прежде всего, должны быть выполнены операции, содержащиеся в скобках. Скобки в формулах могут записываться в любом необходимом количестве, но обязательно парами - каждая открытая скобка обязательно должна венчаться соответствующей закрытой. Формула, содержащая различные данные (числа и ссылки), связанные операторами, может, например, выглядеть так:

=743*(A2+3*B7)-1,75*C17/(E21*D11-44)

Для выполнения более сложных операций по обработке числовой и текстовой информации Excel позволяет включать в запись формул стандартные вычисления, называемые функциями. Функция - заранее определенное выражение, которое имеет один или несколько аргументов и возвращает (т.е. дает пользователю в виде результата) единственное значение. В состав Excel входит более 200 функций из нескольких полезных категорий, относящихся к различным областям человеческой деятельности. Например, функция ДОБ из категории Финансовые применяется для расчета амортизации имущества за указанный период с использованием метода постоянного учета амортизации и имеет пять аргументов, среди которых стоимость, остаточная стоимость, и др.

Каждая функция вызывается в соответствии с определенным синтаксисом (способом записи обращения к функции), чтобы Excel мог правильно обработать результаты. Однако это обстоятельство обычно не вызывает у пользователя никаких затруднений, так как при обращении к каждой конкретной функции Excel выводит диалоговые окна, обеспечивающие полную ясность относительно синтаксиса функции и сопровождающие пользователя дружественным интерфейсом с соответствующими подсказками. При возникновении затруднений пользователю достаточно нажать кнопку Справка на диалоговом окне, в результате чего будет получена подробная и исчерпывающая справка по каждой функции с многочисленными подробными примерами.

Такой сервис по использованию функций предоставляет пользователю специальная вспомогательная программа под названием Мастер функций. Окно диалога Мастер функций (рис. 2.3.8./1.) позволяет просмотреть несколько категорий функций и выбрать нужный вид вычислений. После выделения ячейки, в которую необходимо поместить функцию, окно Мастер функций вызывается командой Функция в меню Вставка или активизацией кнопки со значком fx на панели инструментов (можно также использовать аналогичную кнопку в строке формул). После появления этого окна нужно выбрать категорию функции из предлагаемого списка Категория - при этом в правом окошке появляется список всех функций выбранной категории. Выбрав нужную функцию, нужно щелкнуть дважды на ее имени (или щелкнуть кнопку Далее внизу диалогового окна), в результате чего открывается второе окно диалога для ввода аргументов функции. После ввода всех необходимых значений аргументов нужно щелкнуть кнопку Готово, и в активной ячейке будет получено значение выбранной функции.

Еще одной особенностью Excel является его способность легко копировать, или дублировать, формулу в соседние ячейки - это избавляет пользователя от утомительного повторного ввода повторяющейся формулы в каждую ячейку, да еще с риском допустить ошибку в адресации. Даже переадресацию ссылок в дублируемой формуле Excel берет на себя! Основная хитрость заключается в уже упоминавшейся относительной адресации всех ячеек в табличном процессоре (без специальной фиксации их абсолютными адресами). При обращении в меню Правка к подменю Заполнить его команды автоматически изменяют в формуле ссылки на ячейки так, чтобы они соответствовали строкам и столбцам, в которые происходит копирование. Например, если дублировать формулу на одну ячейку вниз командой Вниз, то Excel автоматически подгонит присутствующие в формуле номера строк так, чтобы получились правильные ссылки на новые ячейки. При удалении ячеек табличный процессор также производит автоматическую подгонку ссылок.

Для использования описанной команды нужно выделить в одном смежном диапазоне формулу и ячейки, которые требуется заполнить дублируемой формулой. Следует иметь в виду, что команды подменю Заполнить позволяют копировать только в соседние ячейки, поэтому необходимо проследить, чтобы формула находилась над диапазоном пустых ячеек, под ним, справа или слева.

Для дублирования формул можно также пользоваться перетаскиванием мышью. Необходимо выделить ячейку с исходной формулой, захватить мышью маленький квадратик в правом нижнем углу ячейки и протащить его по ячейкам, которые следует заполнить дублируемой формулой.