Заполнение рядов текстовых величин, чисел и дат

Табличный процессор упрощает задачу ввода данных в лист, позволяя заполнить диапазон ячеек повторяющимся значением или последовательностями значений, называемых рядами. Например, одну и ту же цену можно продублировать для нескольких продуктов или создать числовую последовательность, возрастающую с определенным приращением (это могут быть, в частности, номера списков).

Для ввода ряда значений в диапазон ячеек можно воспользоваться командой Заполнить в меню Правка или специальным приемом работы с мышью, который называется автозаполнением. Последний является самым простым способом ввода повторяющихся или последовательно возрастающих данных. Режим автозаполнения включается при перетаскивании по ячейкам маленького черного квадратика, называемого маркером заполнения. Он находится в правом нижнем углу активной ячейки или выделенного диапазона. При установке указателя ячейки над маркером заполнения вид указателя меняется на знак "плюс", означающий, что автозаполнение разрешено.

При автозаполнении Excel руководствуется четким набором правил. При перетаскивании маркера заполнения вниз или вправо программа создает значения, характер возрастания которых зависит от последовательности из выделенного диапазона (например, если в выделенной ячейке содержится название месяца январь, то при автозаполнении вправо или вниз в последующих ячейках появятся названия февраль, март, апрель, май и т.д.). При перетаскивании указателя вверх или влево автозаполнение создает значения, убывающие соответствующим образом (влево или вверх от месяца январь появятся декабрь, ноябрь и т.д.). Если в выделенном диапазоне имеются числа, то при автозаполнении в любом направлении в последующих ячейках воспроизводится закономерность выделенного диапазона. Если программа не распознает в значениях выделенных ячеек закономерностей, то эти значения просто дублируются в других ячейках выделенного диапазона.

Редактирование данных в ячейках таблицы

Для исправлений ошибок, допущенных при создании листа Excel, текстовый процессор предоставляет в распоряжение пользователя множество традиционных и новаторских приемов редактирования, так что можно исправлять опечатки, перестраивать данные и создавать место для дополнительной информации. При внесении исправлений и ряда других операций необходимо выделить интересующую нас ячейку, при этом она становится активной. Часто бывает необходимо выделить не отдельную ячейку, а целый диапазон или группу диапазонов. Для этого можно использовать мышь или клавиатуру.

Для выделения мышью нужно установить указатель мыши над первой ячейкой, которую необходимо выделить. Затем нажать кнопку мыши и, удерживая ее нажатой, протащить указатель по остальным ячейкам диапазона, требующего выделения. После этого можно отпустить кнопку мыши - выделенный диапазон окрасится черным цветом. Если необходимо выделить дополнительные, несмежные диапазоны, нужно удерживать нажатой клавишу Ctrl и производить описанные действия по диапазонам пока не будут выделены все интересующие пользователя ячейки

Очистка и удаление ячеек (или их содержимого)

Эта процедура становится доступной после выделения требуемого диапазона ячеек. После выделения необходимо нажать клавишу Delete на клавиатуре - в результате будет удалено содержимое выделенных ячеек, но сохраняются все форматы ячеек, чтобы новые значения вводились в тех же форматах (например, если очистить ячейку, содержащую запись даты, то при следующем вводе значения в эту ячейку оно автоматически будет отформатировано в принятом формате дат).

Чтобы увидеть полный перечень параметров очистки, нужно выполнить команду Очистка в меню Правка. При этом появляется подменю с опциями всех чисел и форматирования, или отдельно форматирования, или только содержимого ячеек, или только примечаний.

Если вместо очистки нужно удалить из листа ячейку и сдвинуть находящиеся под ней строки вверх или же столбцы - влево, следует в меню "Правка" вместо команды "Очистить" выбрать команду "Удалить...". При этом появляется соответствующее диалоговое окно , дающее также возможность удалить целиком строку или столбец таблицы. Во многих приложениях термины очистка и удаление имеют одинаковое значение, но в Excel между этими двумя командами существуют четкие различия. Очистка ячейки сродни стиранию ластиком ее содержимого или форматирования, а удаление больше похоже на вырезание ячейки ножницами со сдвигом остальных ячеек для заполнения пробела.