Структура документа
Документ Word может иметь иерархическую структуру. Заголовки разделов документа служит узлами иерархического дерева. На нижних уровнях иерархии находятся абзаца, таблицы и рисунки документа.
Структура позволяет быстро перемещаться по документу, автоматически формировать оглавление и редактировать состав документа. Структура отражается в специальном окне слева Схема документа: вкладка Вид группа Показать или скрыть команда Схема документа.
Процесс создания структуры называется разметкой документа. Разметку рекомендуется проводить для больших документов. В процессе разметки обычным абзацам назначаются соответствующие уровню иерархии стили заголовков. Например, если назначить абзацу стиль Заголовок 1, то данный абзац будет находиться на первом уровне иерархии. Если назначить абзацу стиль Заголовок 2, то данный абзац будет находиться на втором уровне иерархии и т.д. Все размеченные абзацы почти сразу отражаются в окне Схема документа.
Для создания структуры документа используется во вкладке Вид группы Режимы просмотра документа команда Структура, на которой имеется выпадающее меню со списком уровней структуры и специальные кнопки, позволяющие повысить (стрелка влево) или понизить (стрелка вправо) уровень структуры. Кнопка Структура с таким же назначением расположена в строке состояния перед движком изменения масштаба.
Оглавление документа создается после создания структуры: вкладка Ссылки группа Оглавление команда Оглавление. После нажатия этой команды в выпадающем окне можно выбрать стиль оформления оглавления и количество уровней иерархии, которые будут отражаться в оглавлении.
Рецензирование
В приложении MS Word существует специальная технология – рецензирование, позволяющая коллективу авторов (рецензентам) параллельно работать над редактированием одного документа.
Технология рецензирования включает два этапа. На первом этапе рецензенты вносят свои замечания в документ, на втором этапе все замечания и исправления объединяются.
Для
выполнения первого этапа используется
специальный режим записи исправлений.
Особенность этого режима заключается
в том. Что при внесении исправлений в
документ содержание и оформление
исходного документа сохраняются. В
документ включаются примечания
рецензентов, а удаленные и вставленные
фрагменты текста помечаются особым
цветом и видом шрифта. Как правило,
удаленные фрагменты оформляются
зачеркнутым шрифтом, а
вставленные фрагменты подчеркнутым.
В случае если рецензенты независимо вносили изменения в копии исходного документа, то перед окончательной правкой необходимо объединить копии в один документ: вкладка Рецензирование группа Сравнить команды Сравнить… или Объединить... В процессе слияния копий все изменения, внесенные рецензентами, будут видны на экране.
Документ после рецензирования имеет четыре вида представления: исходный документ, исходный документ и его исправления, измененный документ, измененный документ и его исправления.
На втором этапе можно просмотреть все замечания рецензентов и принять окончательное решение о включении внесенных замечаний. Кнопки для просмотра всех внесенных исправлений и другие команды рецензирования располагаются в группах Изменения и Отслеживания вкладки Рецензирования (рис. 3.17).
Кнопки перемещения по исправлениям Далее и Назад
Принять
исправление
Отклонить
исправление
Рис. 3.17