3. Программы адаптации
Программа адаптации представляет собой набор конкретных действий, которые нужно произвести сотруднику, ответственному за адаптацию, с новым работником. Большинство авторов разделяют обозначенную программу на общую и специальную (специализированную).
Общая программа адаптации нацелена на вхождение нового работника в организацию в целом. В ходе проведения общей программы должны затрагиваться следующие вопросы:
Общее представление о компании
Политика организации
Оплата труда
Дополнительные льготы
Охрана труда и соблюдение техники безопасности
Работник и его отношения с профсоюзом
Служба быта
Экономические факторы
Затем может быть проведена специальная программа адаптации, осуществляемая как в формах бесед с сотрудниками того подразделения, в которое пришел новичок, так и собеседований с руководителем (непосредственным и вышестоящим). Обычно в специальной программе затрагиваются следующие вопросы:
Функции подразделения
Рабочие обязанности и ответственность
Требуемая отчетность
Процедуры, правила, предписания
Представление сотрудникам подразделения.
В результате процесса адаптации (независимо от того, протекал ли он управляемо либо стихийно) организация получает адаптированного сотрудника. Адаптированность человека в конкретной трудовой среде проявляется:
в его поведении
показателях трудовой деятельности, эффективности труда (его количестве, качестве)
усвоении социальной информации и ее практической реализации,
росте всех видов активности (трудовой, общественно – политической, познавательной)
удовлетворенности различными сторонами трудовой деятельности (содержанием труда, заработной платой, организацией труда, условиями труда, морально-психологическим климатом в организации, возможностью общеобразовательного и профессионального роста и т.д.).
4. Введение в должность
При устройстве человека в новую компанию либо при перемещении сотрудника с одной должности на другую внутри организации работник сталкивается с необходимостью адаптации к новому рабочему месту. Адаптация представляет собой процесс активного приспособления работника к новому рабочему месту, освоения требований новой должности. Однако процесс приспособления по своей сущности имеет стихийный характер: если у работника есть мотивация закрепиться на новом рабочем месте, он приложит максимум усилий к тому, чтобы удержаться на «завоеванной позиции». Помощь окружающих (а руководитель обязан оказывать ее по должности) в этом случае служит лишь подспорьем в деле самостоятельного решения многочисленных проблем, возникающих у адаптанта.
Лишь немногие организации в современных условиях могут позволить себе отдать процессы адаптации на откуп стихии – ведь в нового работника вложено уже немало времени и средств: компания понесла затраты на поиск кандидата, его оценку в ходе отборочных процедур, оформление документов при приеме на работу и т.д. Поэтому в большей части современных организаций стремятся управлять процессами адаптации новичков с целью сокращения сроков их вхождения в должность и предотвращения нежелательных увольнений. Управление процессом адаптации – это активное воздействие на факторы, предопределяющие ее ход, сроки и снижение неблагоприятных последствий.
Формой управления процессами адаптации новых работников является совокупность кадровых процедур, называемых введением в должность. Введение в должность – комплекс мероприятий, предназначенных для быстрой и эффективной адаптации новых работников; направления адаптации, преимущественно охватываемые программами введения в должность, – организационная и профессиональная. Однако при эффективно работающей системе управления вхождением адаптанта в организацию частично решаются также вопросы социально-психологической и культурно-бытовой адаптации.
Разрабатывая и реализуя программы введения в должность, руководство организации ставит перед службой управления персоналом и линейными менеджерами главную цель – повысить эффективность труда персонала за счет повышения качества управления человеческими ресурсами на стадии вхождения новых сотрудников в организацию. Эта цель реализуется посредством решения следующих задач:
создания системы закрепления в организации работников, на поиск и отбор которых уже затрачены определенные средства;
сокращения сроков адаптации нового персонала;
снижения издержек предприятия за счет предотвращения аварий, травматизма, брака в работе, а также в целом некачественного выполнения заданий, что характерно для новичков;
создания у адаптантов позитивного настроя на работу в организации, формирования мотивации на закрепление в новом коллективе, снижения у них уровня тревожности и неопределенности.
Для решения этих задач на предприятии по каждой группе должностных позиций разрабатываются конкретные программы введения в должность, которые представляют собой набор ознакомительных и адаптационных мероприятий, строго определенных по последовательности и срокам. Макет такой программы, разработанный автором, приведен ниже.
Макет программы введения в должность
№ |
Название этапа |
Содержание этапа |
Ответствен-ный |
1. |
Подготовитель- ный этап |
|
Менеджер по персоналу |
|
Руководитель новичка |
||
|
Менеджер по персоналу |
||
|
|
|
Менеджер по персоналу |
2. |
Первый рабочий день |
|
Менеджер по персоналу |
|
Менеджер по персоналу, психолог |
||
|
Руководитель |
||
|
Руководитель СУП, руководитель |
||
|
Руководитель отдела ОТ |
||
|
Руководитель, наставник |
||
|
Руководитель, наставник |
||
|
|
||
3. |
Второй рабочий день |
|
Руководитель |
|
Руководитель, наставник |
||
|
Руководитель, наставник |
||
4. |
Третий-пятый рабочие дни |
|
Руководитель, наставник |
|
Менеджер по персоналу |
||
|
Руководитель |
||
5. |
Вторая неделя |
|
Наставник |
|
Наставник |
||
|
Руководитель |
||
|
Менеджер по персоналу, руководитель |
||
6. |
Третья-четвертая неделя |
|
Руководитель |
|
Руководитель, наставник |
||
|
Руководитель |
||
|
Менеджер по персоналу, руководитель |
Таким образом, программа введения в должность, разработанная в организации, позволяет обеспечить наилучший трудовой старт новому члену коллектива. Посредством ее осуществления происходит ознакомление новых сотрудников с общими правилами работы в организации, требованиями техники безопасности и охраны здоровья, с новыми рабочими условиями, корпоративными традициями и нормами поведения. На ряде отечественных предприятий большое внимание уделяется проведению с новичками тренингов и видеотренингов, позволяющих существенным образом снизить уровень стресса у вновь принятых работников.
Программа введения в должность начальника отдела логистики
Имя |
Николаева Ирина Геннадьевна |
|||
Должность |
Начальник отдела логистики |
|||
Место работы |
Транспортная компания ООО «ТК» |
|||
Дата начала работы |
01.04.2009 |
|||
Непосредственный руководитель (директор ООО «ТК») |
Лялин Игорь Васильевич |
|||
Куратор по введению в должность (Бывший начальник отдела логистики, ныне заместитель директора) |
Петрова Екатерина Николаевна |
|||
Специалист службы управления персоналом |
Окунева Татьяна Владимировна |
|||
|
||||
1. Отборочный этап и предварительное посещение места работы |
||||
20.03.2009г. Николаева И.Г. в числе двух претендентов была приглашена специалистом службы управления персоналом Окуневой Т.В. на собеседование в ООО «ТК» на вакансию начальника отдела логистики. После собеседования с Окуневой Т.В. претенденты были представлены директору Лялину И.В., который в результате индивидуальной беседы принял решение о зачислении Николаевой И.Г. в штат. В тот же день Окунева Т.В. показала Николаевой И.Г. ее рабочее место, рассказала историю компании, вручила рекламный буклет, объяснила суть работы. Далее специалист службы управления персоналом пригласила Николаеву И.Г. в первый рабочий день 01.04.2009 г. прийти к 10.00, для того чтобы все сотрудники были уже на местах и можно было выполнить все формальности по оформлению документов без суеты и спешки. |
||||
|
||||
2. Начальный этап введения в должность |
||||
День 1 (ознакомительный) |
||||
№ п/п |
Время |
Мероприятие |
Ответственный |
|
|
|
9.30 |
Оформление на проходной пропуска для Николаевой И.Г. |
Окунева Т.В. |
|
|
|
10.00 |
Встреча Николаевой И.Г. на проходной |
Окунева Т.В. |
|
|
|
10.10 |
Оформление документов в службе управления персоналом |
Окунева Т.В. |
|
|
|
11.00 |
Выдача направления для прохождения инструктажа по технике безопасности и охране труда |
Окунева Т.В. |
|
|
|
11.30 |
Прохождение инструктажа по технике безопасности и охране труда, оказанию неотложной помощи в чрезвычайных ситуациях; ознакомление с правилами и действиями в случае эвакуации; демонстрация пожарных выходов и местонахождения средств пожаротушения; ознакомление Николаевой И.Г. с санитарно-гигиеническими требованиями к работе на компьютере |
Инженер по технике безо-пасности и охране труда |
|
|
|
12.10 |
Знакомство с куратором Петровой Е.Н. |
Окунева Т.В. |
|
|
|
13.00 |
Представление Николаевой И.Г. сотрудникам отдела логистики; ее краткое презентационное выступление перед коллективом |
Петрова Е.Н. |
|
|
|
13.30 |
Знакомство с рабочим местом, инструментами и оборудованием; краткая ознакомительная беседа о содержании работы начальника отдела логистики; передача Николаевой И.Г. пакета документов, который состоит из обычных рекламных материалов и специфических материалов, подготовленных специально для нее |
Петрова Е.Н. |
|
|
|
14.00 |
Ознакомление:
Предоставление информации личного плана: местонахождение столовой, туалетов, места для отдыха и курения. |
Окунева Т.В. |
|
|
|
14.30 |
Разъяснение Николаевой И.Г. ее обязанностей посредством знакомства с должностной инструкцией; знакомство с традициями отдела логистики посредством просмотра видео- и фотоматериалов, наград и сертификатов, полученных сотрудниками отдела. |
Петрова Е.Н. |
|
День 2 |
||||
|
|
8.00 |
Беседа и более близкое знакомство Николаевой И.Г. с сотрудниками, находящимися в ее подчинении, для выявления сильных и слабых сторон каждого; главная цель беседы – глубже вникнуть в специфику работы отдела. |
Лялин И.В. |
|
|
|
11.00 |
Изучение компьютерной программы «1С», в которой осуществляется оформление бухгалтерских документов на перевозку грузов, изучение бланков договор-заявки на перевозку грузов. |
Петрова Е.Н |
|
|
|
13.00 |
Ознакомление с Уставом Автомобильного Транспорта. Изучение марок и габаритов (длина, высота, ширина) подвижного состава, имеющегося у ООО «ТК». Ознакомление с тарифной сеткой и порядком и сроками оплаты. |
Петрова Е.Н. |
|
День 3 |
||||
|
|
8.30 |
Знакомство с клиентами ООО «ТК», выявление по каждому клиенту: частоту обращений, характер перевозимого груза, дебиторскую задолженность. |
Петрова Е.Н. |
|
|
|
13.00 |
Знакомство с требованиями и стандартами выполнения работы и системой отчетности. |
Петрова Е.Н. |
|
|
|
16.00 |
Составление предварительного плана работы на ближайшие две недели в таком виде, как она видится Николаевой И.Г. |
Лялин И.В., Петрова Е.Н. |
|
День 4 |
||||
|
|
8.30 |
Выезд Николаевой И.Г. вместе с Петровой Е.Н. и менеджером, находящимся в ее непосредственном подчинении, на встречу с клиентом для подписания договора. Возможность для Николаевой И.Г. продемонстрировать навыки по ведению переговоров и утвердить свои позиции на должности начальника отдела логистики. |
Петрова Е.Н. |
|
|
|
13.00 |
Анализ результатов работы и рабочего поведения Николаевой И.Г. в ходе подписания договора с клиентом. Разработка тактики дальнейшей работы с данным клиентом. |
Лялин И.В. Петрова Е.Н. |
|
День 5 |
||||
|
|
8.30 |
Проведение Николаевой И.Г. оперативки в отделе логистики. Продолжение знакомства с подчиненными посредством заслушивания и обсуждения с ними представленного сотрудниками отчета о проделанной работе за неделю; продолжение обучения на рабочем месте. |
Петрова Е.Н. |
|
|
|
16.00 |
Встреча с Петровой Е.Н. и Окуневой Т.В. для обсуждения прошедшей рабочей недели по следующим вопросам: что понравилось в работе, что хотелось бы изменить, какие внести коррективы; как прошла адаптация в коллективе и пр. Цель встречи – выявить наличие у Николаевой И.Г. потенциала для продолжения трудовой деятельности в ООО «ТК». |
Окунева Т.В. |
|
Неделя 2 |
||||
Николаева И.Г. продолжает набираться опыта и утверждать свои позиции в качестве начальника отдела логистики: нарабатывает клиентскую базу, проводит встречи с клиентами, работает над повышением эффективности работы сотрудников, приводит документацию в порядок и переводит ее в удобный для себя формат. |
||||
Неделя 3 |
||||
В конце недели Николаевой И.Г. назначена встреча с директором Лялиным И.В. для выявления уровня квалификации и назначения размера оклада и премиальной части. После успешного прохождения собеседования с Окуневой Т.В. издается приказ о назначении Николаевой И.Г. на должность начальника отдела логистики, разрабатывается ее карьерограмма на ближайшие пять лет, формируется план повышения квалификации. |
||||
Не менее важно разрабатывать аналогичные программы для быстрейшего введения в должность новых работников, принятых на рабочие должности. Пример приведен ниже.
Краткая программа введения в должность товарного кассира
Имя |
Попова Юлия |
Должность |
Товарный кассир пятого разряда |
Станция |
Лечебный |
Дата начала работы |
01.03.2009 |
Непосредственный руководитель (старший товарный кассир) |
Копылова Валентина Петровна |
Инструктор по введению в должность (специалист службы управления персоналом) |
Петрова Екатерина Николаевна |
|
|
1. Предварительное посещение места работы |
|
Поскольку Ю.Попова не знакома ни с новой должностью, ни с местом расположения станции, где ей предстоит работать (не знает, на каком общественном транспорте добраться и как найти здание), специалист службы управления персоналом Петрова Е.Н. приняла решение организовать для нее посещение места работы до официальной даты выхода на работу. Это посещение намечено на 25 февраля 2009 года. Утром она придет на станцию, чтобы познакомится с непосредственным руководителем, узнать, какие документы необходимо будет представить для оформления на работу и задать другие интересующие ее вопросы. |
|
2. Начальный этап введения в должность |
|
01.03.2009 Е.Н.Петрова встречает Попову Ю, вручает ей буклет о станции, Памятку новичка и представляет ее будущему руководителю В.П.Копыловой. Старший кассир проводит с ней краткую беседу о содержании работы товарного кассира. После посещения рабочего места Ю.Попова идет в службу управления персоналом со следующими документами: паспорт, страховое свидетельство, диплом, ИНН, справка о прохождении медицинской комиссии и от терапевта. На основании этих документов и подписанного начальником отдела кадров заявления о приёме на работу издаётся соответствующий приказ. Затем она получает направление для прохождения вводных инструктажей по технике безопасности и охране труда. |
|
Вопросы охраны здоровья и безопасности, которым необходимо уделить в ходе инструктажей особое внимание: нахождение средств пожаротушения, план экстренной эвакуации. |
|
Организационные вопросы решаются непосредственным руководителем адаптанта. Он должен: представить нового сотрудника работникам подразделения, рассказать о сменном графике работы, выдать ключи, убедиться, что рабочее место для нового сотрудника готово, ознакомить с местонахождением помещений общего пользования |
|
Должностные обязанности и функции доводятся до Ю.Поповой ее руководителем посредством ознакомления с должностной инструкцией и Положением о подразделении. |
|
Формы и порядок отчетности о проделанной работе оговариваются особо в процессе ознакомления с книгой прибытия, бланков и образцов сопроводительных ведомостей, накопительных и учетных ведомостей, которые необходимо формировать и сдавать в конце рабочей смены. |
|
Неделя 1 (ознакомительная) |
|
Ознакомление со спецификой работы, с клиентами станции, ведением документации, изучение компьютерной программы «Этран», где осуществляется оформление перевозочных документов на гружёные и порожние вагоны. |
|
Неделя 2 |
|
Ю. Попова продолжает обучение на рабочем месте под руководством старшего кассира (в этот период она является учеником). В конце рабочей недели назначена ее встреча со специалистом отдела кадров Петровой Е.Н. Цель встречи: выявление негативных и позитивных сторон процесса адаптации нового работника на рабочем месте и возможности дальнейшего обучения. |
|
Неделя 3 |
|
Ю. Попова продолжает обучение и в конце недели сдает аттестационный экзамен комиссии в ДЦФТО, в которую входят начальник объединённой товарной конторы, начальник Свердловского АФТО, инженеры. Вопросы заранее не выдаются. Руководители задают свои вопросы, касающиеся практической и теоретической части. После сдачи экзамена издается приказ о назначении на должность товарного кассира 5 разряда. Повторная проверка знаний по должностным обязанностям проводится через год, по результатам которой производится повышение разряда при наличии вакантной ставки. |
|
В процессе реализации программ введения в должность очень важно предоставлять адаптантам обратную связь. Она может устанавливаться как путем регулярных бесед руководителя и наставника (куратора) с новичком, так и с помощью опросных методик. Пример опросного листа приведен ниже.